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电子档案管理和利用论文
电子档案管理和利用论文【1】
【摘 要】近年来，我们本着“依法治档、强化基础、管理创优、利用创效”的档案工作目标，进一步强化管理机制，夯实工作基础，优化档案建设，使档案工作逐步达到了制度化、程序化、标准化、规范化、科学化。
【关键词】电子档案;管理;利用
1 电子档案使用的主要途径
电子档案具有快捷、方便的特点，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。
1.1 提供拷贝
拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。
当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。
当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。
1.2 通信传输
通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。
所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
1.3 直接利用
直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。
直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。
这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。
2 加强电子档案管理的意义
2.1 加强电子档案管理，可以节省人力物力
为夯实档案基础管理，坚持严把“四关”：第一，严把资料形成关。
认真规范公文处理、业务办理、行政执法等各项工作程序，严格按照档案管理的要求把关，严格程序控制，加强质量管理，从源头上保证归档材料质量的严肃性。
第二，严把资料收集关。
第三，严把档案整理关。
对当年的档案资料，严格按照机关档案“三合一”制度，统一检查、指导、归档，确保档案整理的规范性。
第四，严把档案管理关。
档案室实行专人负责，专人管理，定期检查，形成记录。
档案借阅实行台帐管理，严格实行保密规定，确保档案安全性。
2.2 加强电子档案管理，有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。
电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。
加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
3 加强电子档案管理的重要意义
3.1 加强电子档案管理，有利于节省人力物力
为夯实档案基础管理，坚持严把“四关”：第一，严把资料形成关。
认真规范公文处理、业务办理、行政执法等各项工作程序，严格按照档案管理的要求把关，严格程序控制，加强质量管理，从源头上保证归档材料质量的严肃性。
第二，严把资料收集关。
第三，严把档案整理关。
对当年的档案资料，严格按照机关档案“三合一”制度，统一检查、指导、归档，确保档案整理的规范性。
第四，严把档案管理关。
档案室实行专人负责，专人管理，定期检查，形成记录。
档案借阅实行台帐管理，严格实行保密规定，确保档案安全性。
3.2 加强电子档案管理，有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。
电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。
加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
4 注重利用，强化服务保障
档案利用是档案管理的根本。
我们坚持整理与利用相结合，利用与开发相结合，开发与效益相结合，环环相扣，推进档案管理建设，充分发挥档案服务全市经济社会的作用。
一是服务科学跨越发展。
二是服务工作。
发挥档案史志性和信息量全的优势，充分利用档案。
同时，我们着力推行“高效服务、优质服务”，查阅档案资料做到准确、快捷，人人争当“档案活字典”;对待查询客户做到热情、周到，把档案室打造“利用者之家”。
电子档案管理和传统档案管理对比【2】
摘 要：随着计算机技术的广泛应用，信息科技水平的日益提高，管理工作的质量和效率也获得了明显的提升。
电子档案管理这一方式的应用，有效避免和解决了传统档案管理中存在的一些问题，管理效率明显提高。
但是由此而带来的网络安全等问题，也同样不容忽视。
在档案管理发展的进程中，科学合理地提高档案管理水平十分重要，因此应充分了解电子档案管理和传统档案管理的特点，分析两种管理方式的优点和缺点。
文章对此进行了深入细致的分析和探讨，以期为相关人士提供一定的参考和借鉴。
关键词：传统档案管理;电子档案管理;对比分析
纸质资料是传统档案管理存储的主要内容，其存在形式多种多样，如文字、图表等，并且具有一定的保存价值。
硬盘和计算机光盘是电子档案管理的主要存储介质。
电子图表、电子信件和电子文书是电子档案的主要表现形式。
与传统的纸质档案不同的是，通过利用计算机和网络技术，不仅实现了档案的存储，还实现了资料的传送和处理。
当前，信息化、多元化成为时代发展的主题，对于档案管理的质量和效率，人们提出了更高的要求。
在很大程度上，传统档案管理无法满足这一需求。
然而，不可否认的是，传统档案的特点，决定了它的不可替代性。
同时，电子档案管理因其便捷性、高效性等特征，同现代人们的生活息息相关，电子档案管理必然是档案管理的发展趋势。
1 电子档案管理与传统档案管理的特性分析
1.1 电子档案管理与传统档案管理的共性
首先，无论是传统档案管理还是电子档案管理，两者的基本原理是共通的，电子档案是传统档案发展到一定阶段的产物。
电子档案管理在传统档案管理的基础上，对其进行优化和整合，并充分运用信息化技术。
与传统档案相比，电子档案管理无论在管理方式上，还是在管理质量以及技术水平上，都明显优于前者。
但这一点并不否定两者基本原理上的共通性。
其次，电子档案并不能孤立地存在，同传统档案之间有着密不可分的联系。
传统档案所管理的信息，具有很大的真实性，属于社会实践数据。
电子档案管理，由于受到网络安全、计算机信息安全等潜在隐患的影响，其信息的真实性和可靠性，需要传统的档案资料来加以保证。
最后，电子档案的信息量，随着传统档案的出现而逐渐扩大。
电子档案是基于信息技术而建立的，大容量正是其优势之一。
各种各样的档案信息，都可以存储为电子档案，同时还使资源的共享成为可能。
由于电子档案是依托计算机技术而存在的，因此在调用所需资料时，十分便利。
此外，利用电子档案的记录，在需要查看实体的传统档案时，可以很方便地调出，直接获取所需的资料和信息。
1.2 电子档案与传统档案管理上的差异
1.2.1 管理方式不同
电子档案实现了档案的一级管理，这是由电子档案的本质特征所决定的，这一点同传统档案存在很大的区别。
在传统档案管理工作中，工作人员的工作量非常大，在管理档案时，首先需要确定和填写档案的类型以及日期，然后根据类型的不同选择适当的存储位置。
在电子档案管理工作中，管理人员对于接受到的文件，可以及时确定档案的档案号，接下来采取相应的主题来标注档案的类型，档案号具有唯一性，整个操作过程有着很高的效率。
1.2.2 保管方式不同
电子档案存储的载体是硬盘和电子光盘，在长期的存储和使用过程中，硬盘和光盘会逐渐老化，同时由于计算机和现代技术的不断更新，载体的老化将导致档案信息的失真，档案的正确性和可靠性降低。
传统的档案管理在一般情况下，不会出现档案信息丢失的问题，并且具有纸质备份。
同时，由于无需网络的参与，因此不会受到病毒入侵的威胁。
1.2.3 归档方式不同
可重复性和可逆性是电子档案不同于传统档案的特性。
管理人员修改档案信息时，并不会留下修改的痕迹，人们虽然不再为最初档案归类失误而烦恼，而且可以及时更正错误信息，但是却提高了电子档案内容失真的可能性。
与之不同的是，在传统的档案管理工作中，在进行归档操作时，同类档案之间的联系较强，摆放档案时，也是按照科学的顺序来分类的。
档案管理人员依照相应的程序来进行归档操作，因此操作的痕迹将会被保留下来。
这一点保证了档案的真实性与原始性，弥补电子档案管理的不足。
2 电子档案管理的利与弊
2.1 电子档案管理的优点
2.1.1 电子档案管理的出现，有利于绿色环保事业的开展
无纸化的办公模式是电子档案管理的一个特色，在很大程度上降低了纸质文件的使用数量。
制造纸张的原材料是树木，档案管理所需的纸张少了，所需的树木也会随之减少，因此有效改善了树木砍伐的状况，保护森林资源。
此外，笔墨、订书钉、曲别针等工具是纸质文件的必备工具，随着纸质文件数量的减少，对于这些工具的需求也必然有所降低。
2.1.2 电子档案管理提高了传统档案管理的效率
档案管理工作的主要内容，即档案的归档、存储和查询。
传统档案管理模式下，这些工作所需的时间较多，因此档案管理工作的效率也受到了影响。
而电子档案管理模式下，档案归档、存储、查询的时间明显缩短，管理效率获得提升。
数据传输是电子档案管理所采取的主要方式，既方便了资料的传递和共享，又提高了档案信息管理和查询的时效性，并且不需要张贴和打印文件。
2.2 电子档案管理的弊端
信息载体的老化和变质现象，是电子档案管理工作中不得不面对的难题，因此必须加强电子档案的安全备份工作，防止因信息载体变质老化而导致的无法读取资料的问题。
目前，云技术是一种较为常用和有效的保护方式。
电子档案管理的操作程序较为复杂，这就对档案管理人员的素质和专业水平提出了更高的要求。
因此为了确保电子档案的真实性和可靠性，应加强管理人员的技术培训工作。
黑客攻击和病毒这些潜在的复杂网络风险，在电子档案的数据传输和共享过程中，威胁着数据信息的安全，因此应做好信息安全的管理工作，利用多种方式保护好电子档案资料，如档案加密、网络防火墙等等。
虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高，且国家也出台了相应的电子档案管理法规，但是一些具体的细则仍不够完善，相关部门应该推出相应的电子档案管理办法，为档案管理的发展保驾护航。
3 结束语
电子档案管理模式较传统档案管理来说，在很多方面都有了提升，最为直观的表现就是档案管理的效率得到提高，电子档案管理方式的出现有利于环保事业的开展。
传统档案管理具有其不可替代的优势，电子档案管理与传统档案管理两者有着很多的共性，在现阶段和将来的一段时间内，电子档案管理还不能完全代替传统档案管理，相关人员应该在进行传统档案管理时，良好的融入电子档案管理的优势，提高档案管理质量。
参考文献
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