电子文件档案管理
电子文件档案管理【1】
[摘 要]近年来，电子文件的归档管理受到了空前重视，但由于受观念、技术和法律等各种原因的影响，情况并不理想。
业内人士开展的相关调查显示，在基层单位游离于档案管理视线之外的电子文件仍占绝大多数，电子文件的归档管理情况不容乐观。
[关键词]电子文件 档案管理
随着人类进人信息社会及现代电子计算机技术和通讯技术的应用与发展.由计算机网络构筑而成的数字化虚拟环境对人类社会的作用与意义越来越大，一个数字化地球正日益展现在我们面前。
人类社会信息的生成，也由单一的传统环境逐渐向主要由计算机网络构成的数字化环境过渡。
由此，新的数字化信息在人类社会中起着越来越重要的作用，并向人类杜会提出了新的挑战。
电子文件，作为一种数字化信息，从其产生、处理、传递至整理、保管、利用等各个方面都向档案界提出了一系列新的课题。
一、电子文件的特性
1.非人工识读性。
非人工识读是指电子文件载体上所记录的信息是人们无法直接阅读理解的，必须借助于特定的工具来识别。
因此，将这一特征称为“非直读性”。
2.生成环境依赖性。
非人工识读性使得电子文件的生成、处理、阅读、使用必须依靠计算机软、硬件工具来实现。
3.信息与载体的可分离性。
综合各种论述，我们认为信息与载体的可分离性是电子文件相对于传统纸质文件的一个重要而显著的特点。
4.易变性。
电子文件的易变性表现在内容易变、载体易变和环境易变三个方面。
(1)电子文件的内容易于改动和操作。
由于存在信息与载体的“可分离性”，人们在对电子文件的内容进行改动操作时无需顾及其记录层面和物理层面载体所发生的变化，因为由信息内容到载体之间的“映射”是“自由的”、由系统自动完成的。
因此，我们可以随心所欲地改变文件的内容和内容结构，比如对文本信息进行剪切、复制、粘贴，插入表格、图形或音频，对图像文件进行调色处理，对音频文件重新压缩，对数据库文件动态更新，对多种类型的信息进行集成处理等等，这些操作在应用软件平台上都可以很方便地完成，并且通常可以逆转。
(2)电子文件的存储载体极易改变。
一方面，磁电介质和光电介质的性能不稳定，其物理寿命(保证存储数据不丢失的时间)远不如纸张，在氧化作用或物化环境的影响下，很容易发生文件信息的丢失或改变现象;另一方面。
技术的发展使存储设备不断更新换代，新的计算机系统逐渐失去对老式存储设备的兼容性，为保证电子文件信息的长期有效，必须及时不断地将电子文件从老的存储载体转移到新的存储载体，这种存储载体的升级，也可能带来信息的失真。
(3)电子文件的生成环境不断变化。
随着技术的发展，电子文件赖以生存的应用软件、系统软件平台不断升级，硬件环境的系统配置及其性能不断提高，新的信息编码规范、信息记录方式和文件格式不断问世。
由于电子文件对生成环境具有依赖性，将电子文件从旧的生成环境向新的环境迁移成为电子文件长期保管的常规任务，而在技术环境的迁移过程中，将不可避免地发生信息的损失、变异现象。
5.结构复杂性。
相比传统形态的文件，电子文件的结构复杂性主要表现在:(1)电子文件个体存在纵向结构。
从“内容信息”到作为信息记录方式的“数字代码序列”，再到固化数字代码序列的“存储载体”，电子文件呈现出纵向层结构，各个层面之间的“映射”有着复杂的规则，通过专门的软件来实现。
而对纸质文件而言，内容与载体通过书写或刻印融合于一休，成为不可分割、不易变化的整体，结构清晰单一。
(2)电子文件内容具有集散性。
一份电子文件的信息内容可以由不同的内容要素集合而成，这些内容要索可以源自不同的系统(如:OA系统、MIS系统、GLS系统等)、系统的不同组成部分、不同的数据库及不同的物理位置。
(3)电子文件具有与环境的关联性。
对电子文件而言，生成、处理和显现这些内容的软件程序和背景信息与表达作者意图的文件内容同等重要。
孤立保存的电子文件，会因为支持性软件和关联信息的缺乏而无法正确识读和保存，因此，描述电子文件格式、结构、来源、职能、技术参数、软硬件环境等信息的元数据成为电子文件不可或缺的组成部分。
6.多种媒体的集成性。
多种媒体集成是电子文件不容争议的重要特点。
电子文件可以将文字、图片、动画、音频、视频、结构化数据乃至程序指令等集成于同一个文件体，从而在文件展现过程中图文并茂，具备传统文件无法比拟的超链、检索、互动等功能。
二、电子文件档案管理策略
1.对电子文件管理流程加以优化
相关管理活动有序组合。
电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟，而应根据电子文件技术特点，利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业等优势，构建更为科学高效新流程，具体落实全程管理和前端控制。
2.以电子文件管理软件为中心实施管理
电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统，而最后解决途径也都要归结到系统设计上。
在电子文件管理体系中，管理系统(主要是软件)处于中心位置，没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。
设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者，是电子文件管理活动重要的承担者，是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。
三、结束语
电子文件以其全新的形式和要求进入了文件、档案管理领域，对电子档案管理工作人员提出了更新更高的要求。
电子档案管理工作要赶上时代步伐，适应电子档案管理现代化和办公自动化的时代需要，为社会提供更好更有效的服务。
参考文献：
[1]丁海斌编著.《电子文件与电子档案管理》.辽宁大学出版社,2000
[2]丁海滨.《电子文件管理基础》.中国档案出版社,2007.3
[3]华林编著.《新编科技档案管理学》.云南大学出版社,2001
电子文件档案管理【2】
摘 要：现今是信息时代，办公标准化、自动化、网络化也逐渐完善。
在先进的技术及管理方式下，电子文件大量涌现。
本文从电子文件档案化管理的含义、特点入手，重点分析电子文件档案化管理的要点。
关键词：电子文件;档案管理;要点
近几年，电子信息技术取得飞速发展。
办公自动化、标准化、网络化日趋完善，政府部门使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结，随着办公自动化和“无纸化办公”的普及，传统的纸质文件将逐渐被电子文件所替代，电子文件大量涌现。
然而电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。
面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。
一、电子文件档案化管理的含义
所谓的电子文件档案化管理，指的是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，对电子档案实行文件级的管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立相应的电子文件档案库，本着服务社会，回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
电子文件档案化管理模式是采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件档案。
专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对本单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案，电子文件形成部门以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准化的格式通过移动传输介质传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门计算机中，在必要时档案信息还应脱机存储到其它更安全的介质上，并做备份，避免自然因素损坏和非法访问。
档案部门对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。
档案管理部门提供信息查询功能，以确保档案的完整与安全。
二、电子文件档的优势
1.电子档案相较于传统档案在归档时间上的优势。
电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过移动传输介质传送给档案部门，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。
这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
2.电子文件的归档的优势。
电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。
因此，电子文件在形成过程中要随时进行身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
3.电子文件在保管方式上的优势。
电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。
档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、 统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
4.电子文件的分类、编目等管理方式的优势。
因为电子文件的特殊性，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。
技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。
用户只须给出文件分类号或主题词， 即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件， 从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
三、电子文件档案化管理的要点
1.确保电子档案载体的存放环境。
电子档案载体应存放在防磁性能好的专用柜架内，环境温度可控制在15℃-24℃之内，湿度保持在45%-60%之间。
同时注意防尘、防火、防有害气体等库房“七防”工作。
2.做好备份工作。
由于电子档案载体的不稳定性和电子文件可变性的特点，做好电子文件档案的备份工作非常重要。
这需要切实做好以下二个方面的备份：一方面要建立多套备份，一式两份或一式三份，并分开保管，以免电子档案载体意外损坏。
另一方面针对电子档案载体寿命短的特点，最好每隔3年进行一次保护性复制。
3.解决好电子文件的保存问题。
由于电子文件是新生事物, 产生的时间短, 目前还缺乏实际存储效果的验证。
对于需要长久保存的电子文件, 应定期进行复制, 防止信息丢失。
在电子文件长久性留存问题尚未彻底解决之前, 电子档案可与纸质档案并存。
待电子档案存储技术进一步改进之后, 对那些参考作用大、情报价值高的档案, 可采取以磁、光介质归档为主, 纸质载体归档为辅的做法; 对那些凭证价值较高的档案, 可采取以纸载体归档为主, 磁、光介质归档为辅的做法。
这样不但能提高档案管理工作效率, 优化馆藏, 也能减少库存档案的体积, 缓解库房紧张状况。
鉴于目前电子文件载体和信息技术的不稳定性及电子文件的易修改性, 为确保数据安全, 电子文件、纸质文件转化为档案保存可采取“双轨制”,归档文件实行“两套制”,即纸质文件与电子文件两种不同类型的文件一起归档, 以形成内容相同的两套档案。
归档时应使用不同的编目方法和存储装具, 档案部门应分别在纸质档案和电子档案的目录“备注”项中注明相对应的文件档号及存址, 以便使用时参照互补。
4.做好归档电子文件的技术处理工作。
档案工作者为保护电子文件的原始性, 可通过技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件, 即只能读不能写、不可更改的文件。
对于电子文件真伪的甄别问题, 笔者认为电子文件制发单位可在机内输入隐形条码,使之与伪造或复制件相区别。
当网上用户使用任何一份文件时, 只知道该文件内容,而无法知道该文件的条码, 同样, 只有具备隐形条码的电子文件才是原件, 才能作为凭证或依据使用。
档案部门应当将电子文件的隐形条码与电子文件一同归档, 以维护电子文件的权威性, 并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。
四、结束语
电子文件档案化管理对档案部门、对电子文件形成部门都具有现实意义。
档案部门在积极参与电子文件档案化管理的同时，应和技术部门、 法律界和文件形成部门等各行各业人士密切配合，增强他们的档案管理、档案法制意识，共同推进电子文件的社会化、标准化、自动化、网络化管理，加强电子文件的档案管理工作，以确保电子文件档案化管理工作顺利开展， 为电子文件档案信息资源共享做出应有的贡献。
参考文献
[1]柳向红. 电子文件档案化管理的特点[J]. 兰台世界, 2005(4) 。
[2]王威. 谈档案信息电子化的发展前景[J]. 世纪桥, 2010(15)
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