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住房公积金贷款档案管理
住房公积金贷款档案管理【1】
【摘要】规范化管理住房公积金贷款档案，有利于降低贷款的风险，让公积金运营处在一个良性循环的模式里，对于正确实施国家公积金之制度有着十分重要的意义。
此文主要研究分析了住房公积金贷款档案之基本概念、特点、重要作用、管理中存在的问题以及规范管理档案的方式。
【关键词】住房公积金;贷款档案;管理
所谓的住房公积金贷款，主要指的是一种个人住房信用贷款，与此同时它是一种政策性贷款。
住房公积金贷款所面对的对象是处在住房公积金的制度下具有民事能力的人群。
与商业性贷款相比，住房公积金贷款利率低、门槛低、期限长，方便了广大人群购买自住房，提高了他们的购买能力，让他们得以在良好的居住环境下生活。
总之，住房公积金贷款能有效解决城镇居民住房的问题，让住房公积金充分发挥了住房保障的功能。
如今，住房公积金贷款不断增加，业务快速发展，其所存在的风险也凸显出来，因此我们应该明确住房公积金贷款管理规范的重要性，降低贷款风险性。
一、住房公积金贷款档案基本概念
所谓的住房公积金贷款档案指的是，管理住房公积金的部门在公积金贷款的相关工作中所形成、归集的各类文件材料的权证，它真实记录了各当事人在借贷的过程里履行各自的权利、义务的行为，它是管理部分之债权存在的证明。
住房公积金贷款档案是公积金管理相关工作的产物，也是公积金制度得以正确推行之基础。
档案主要包括两个部分资料，分别为贷款前期办理过程资料、贷款后期管理资料。
住房公积金贷款形成的材料包含有借款人及配偶基本信息(户口本、身份证、单身证明或结婚证)、申请表、缴存证明、借款人与配偶信用证明、放款通知书、谈话备忘录、担保协议、还款承诺书、买卖合同或转让合同、付款凭证、借款抵押合同等，以上形成的一连串资料被我们称为“原始资料”;我们所说的“发生资料”，指划拨贷款以后来进行后期管理过程中所产生的资料，比如催收记录、还款证明、还清证明、贷款核销、法律诉讼等。
以上的“原始资料”与“发生资料”一起构成为一套具有自身特点的完整的合同材料，成为一宗住房公积金贷款档案。
二、档案所具有的特点
1.它的形成过程具有动态性.。
在一般情况下人们会理解档案是在所有工作办理结束后形成的文件，不过贷款档案不是这样的，住房公积金贷款的工作是由三个阶段组成，分别为贷前、贷中、贷后，最长需要的时间可以达到三十年，在贷款工作已经全部结束以后，再去整理档案明显是不现实的。
档案在借款者提出贷款的申请，到获得借款后就形成了。
贷款档案的形成不代表贷款工作全部结束，还要在以后的过程中不断给档案增加新的内容，比如还款情况、诉讼、担保情况等，到借款者把还款义务履行完为止。
正因为贷款工作具有长期性的特点，因此贷款档案的形成具有动态性。
2.档案材料具有特殊性。
每使一宗住房贷款完成，都需要履行很多的程序，也牵涉到较多的部门，所形成的材料文件也不统一，所以贷款档案材料具有其特殊性。
拿一住房抵押贷款作为例子，借款者提出书面的贷款申请以后，还要经过贷前检查、抵押登记、房地产评估等系列过程，这一些程序皆需书面材料。
它们没有统一格式，其纸型纸质与书写工具也都不一样。
这样一来，也就增加了整理、保管贷款档案的难度。
3.档案使用十分频繁。
贷款工作有着长期性，所以该类档案使用的频率远高于别的类型的档案。
比如记录借款者履约的情况时;当贷款遇上风险，要对抵押物处置时;履约完成后贷款者把相关材料归还借款者时，皆要随时随刻调用档案。
4.类别差异性。
正因为担保方式不一，导致了个人贷款所需材料也不一样。
住房公积金贷款在目前有三种方式：抵押、保证和质押，在整理保管资料时要根据担保形式的不同区别地对待。
5.档案的保管责任很重大。
住房公积金贷款所涉及的金额比较大，它关系到了借款者、贷款人切身利益，还直接关系到很多缴存者的利益，因此防范贷款风险更显重要性。
三、档案的重要作用与重要性
1.它是防范贷款风险的依凭。
贷款档案具有重要法律效用，比如当事人进行了违约，无法履行相关权利和义务，以致风险产生。
当事各方都可用贷款档案当为依据，并且采取行为，把风险降到最低。
2.它是规范化管理住房公积金的基础。
公积金的所有权属于广大的缴存人，公积金直接牵涉千万职工的利益，因此规范化管理档案很重要。
贷款档案管理的规范程度直接决定公积金管理的合理程度。
3.它是加强贷款后跟踪管理之依据。
因贷款跨越时间较长，参与办理的人员变动大，因此对贷款的管理需要始终把档案当作依据，不然跟踪管理的工作就无法进行下去。
4.它是社会中征信体系里的一部分。
它能真实反映贷款的各方的情况，借款者履行合同的记录体现了借款者的诚信度。
公积金的缴存以及使用就是个人信用的履行过程，所以管理机构应该要充分利用档案这一形式构建完善的征信体系。
四、档案管理的基本原则
1.按照“一宗一卷”整理。
将一宗贷款归集成一卷，这是基本理念，不要因为贷款材料少，将几宗材料合起来，这样的话不利于对档案的保管。
2.即时地进行归集。
信贷员工作时总是需要同时办理多宗贷款，会使得贷款资料容易混淆。
信贷员理应及时收集贷款工作中各类材料，需要针对各担保形式贷款，制定一套收集档案的目录。
由于信贷员第一个审阅贷款资料，因此他们负有贷款档案归集第一责任。
3.把格式进行统一。
贷款的材料类别很多，所以整理贷款档案难度很大，在整理的过程中，应该统一格式。
制定合同的格式时，要采用A4幅面进行制定，在装订的时候将其他收据统一粘贴到A4纸上。
4.创建全宗目录。
将每卷档案基本情况罗列到全宗目录里，以便检索使用。
全宗目录的建立可以按贷款数量多少或者按自然年份。
五、档案管理过程里存在的问题
1.关于管理设施问题。
在目前来看，许多公积金管理机构的基本设施都不健全，档案库房的安排设计也达不到规定要求，县级的条件更为简陋，档案可能随时遗失或毁坏。
2.制度不相一。
很多地方对于公积金档案管理的标准和制度都不统一，有的地方根据自己的情况制订一些规制，但是缺乏系统性、统一性、全面性。
3.归集不完整。
现在不同地方管理系统不一，人员少，事物繁杂，许多档案被分散到各科室，造成对档案的管理归集无法统一规划。
4.档案资源的浪费。
在档案归档的途中大量资料都来于别的一些社会部门，但是各部门的软件系统不一，无法对接，导致档案资源无法共享，造成不必要的浪费。
5.管理队伍业余。
很多机构的管理人员都是临时上岗，没有经验，基本理论也不懂，只能应对些比较简易的工作。
六、强化档案管理的对策
1.强化领导，完善管理体系。
认识到做好档案工作的重要性，把档案管理工作和公积金业务结合起来一起部署、实施和考核，严格检查档案管理工作，制定责任追求制度。
还要成立优秀的领导队伍，负责档案工作的监督、领导、检查。
2.完善管理的设施。
加快库房建设，提供必要的硬件设施，以保证档案的安全与完整。
还要加强网络建设，搭建信息平台以共享档案资源。
3.加大对人员的培训。
培养一些了解信贷和档案工作的人员，让其担任管理员。
挑选人员进行系统培训，聘请专业讲师，授于他们档案管理专业知识和技术，让他们成为有技术有能力的管理人才。
结束语：
住房公积金贷款档案的管理是一项重要的工作，管理机构应加强对档案的管理，用科学的方法规范化管理，务必维护千万缴存人的权益。
参考文献：
[1].邵润霞.住房公积金贷款档案管理探析[J].档案与建设，2011(11).
[2].刘兴泉.住房公积金贷款档案管理探讨[J].档案管理，2005(5).
[3].侯晓丽.住房公积金贷款档案的管理[J].商场现代化，2010(8).
完善住房公积金贷款档案管理【2】
摘要：公积金贷款是我国改善职工住房问题的一项重要措施。
国家规定，凡是正常足额缴存住房公积金的职工均可按公积金贷款的相关规定申请公积金贷款，从而由职工所在单位及职工个人共同解决职工住房难的问题。
在此基础上，建立住房公积金贷款的业务档案是为了防范贷款风险而实行的一项必要措施。
深入探讨公积金贷款档案的概念、管理和特点，对进一步完善公积金贷款档案管理具有十分重要的现实意义。
关键词：公积金;贷款;档案;管理
公积金贷款是指由住房公积金管理中心运用职工以其所在单位所缴纳的住房公积金，通过委托商业银行向缴存住房公积金的在职职工和在职期间缴存住房公积金的职工发放的房屋抵押贷款，通过履行一定审批手续，以贷款的方式用于职工筹集住房资金和提高职工的购房能力，从而解决职工住房难的问题。
建立公积金贷款档案是为了把各方在借贷中的权利、义务真实地记录下来。
一、住房公积金贷款档案的概念和作用
档案，是一种文件材料和凭证。
运用公积金开展贷款业务是深受广大职工欢迎的一项惠民举措，有贷款行为就必然会产生很多文件材料和凭证，这些资料就是公积金贷款档案的组成部分。
总的说来，住房公积金贷款档案有以下四个方面的作用：
(一)贷款档案是防范住房公积金贷款风险的凭证。
贷款档案保存了贷款人的资料，具备一定的法律效用。
如果当事人违约，或者未能履行义务，就可依据贷款档案采取一定的行动来降低风险。
所以说，档案的完整程度决定着贷款风险的高低。
(二)贷款档案是住房公积金规范化管理的基础。
我国自住房公积金制度建立以来，通过多年来的积累，目前公积金数额已非常庞大。
住房问题涉及到职工自身利益，如何管好用好这些资金意义重大。
公积金贷款业务的档案管理是公积金管理的一项基础工作，贷款档案的规范化管理程度如何，直接影响到公积金管理工作的整体水平，可以说牵一发而动全身。
(三)贷款档案是加强贷后跟踪管理的依据。
目前，我国公积金管理机构大多推行终身制贷款，而实现这一机制的载体就是贷款档案。
由于还款时间长短不一和人员变迁等因素影响，增加了贷款档案跟踪管理的复杂性，同时也进一步凸显了完善贷款档案管理制度的必要性和重要性，否则，贷后管理就是一纸空谈。
二、住房公积金贷款档案的特点
(一)长期性。
公积金贷款档案是需要长期保存的文件，档案内容需要不断完善、修改、补充，直到贷款还清为止，体现了档案管理的长期性。
(二)复杂性。
公积金贷款档案是在不断完善各种手续的过程中逐渐完成的，其中涉及到的部门众多，材料复杂多样，来自不同业务部门的各类凭证、票据以及不同行业的资料，很难做到外观上和格式上的完全统一。
(三)动态性。
公积金贷款档案会根据个人需求和请求的改变而改变，到还清贷款时档案不可能一成不变，这就要求档案管理者眼勤手勤，对每一卷档案都要实行动态化管理。
三、公积金贷款档案管理中存在的问题
(一)对档案的重视不够。
在我国，很多人都会有这样一种认识：档案嘛，只要不丢失、不泄密就足够了，当有关部门来查阅的时候，能够找得到就行了。
这种观念在很多档案管理员甚至领导心中根深蒂固贻害无穷，是档案规范化管理理念的大敌。
(二)档案的不完整和不准确。
在收集、整理、审核档案的过程中，资料不完整的情况时常出现。
有些职工认为个别项目不必填写，自作主张地不填或者随便填;有些职工则在填写内容(比如工作单位、联系方式等)发生变化后不能主动申报修改，造成了档案信息的不完整和不准确。
(三)管理人员力量薄弱。
很多大型的档案室管理人员明显不够，人手不足，加之不少档案管理人员没有受过专业培训，常常造成档案不能及时归档和完善，直接影响到档案的管理水平。
(四)查阅制度不严格。
国家对档案的查阅制度有着严格的规定，但是据笔者调查了解，在实际工作中有不少公积金管理中心的贷款档案管理员不能严格按照规范程序调阅档案，这样极易造成档案丢失和贷款人信息泄露。
四、进一步完善公积金贷款档案管理
面对迅猛发展的商品房交易和不断暴增的公积金贷款业务，如何完善公积金贷款档案管理是摆在我们面前的一个重大课题，这就要求我们在实际工作中不仅要严格执行档案管理流程，更要使档案的管理设计符合自身的业务需要。
(一)建立科学的管理制度。
档案管理有两大要求，即真实性和齐全性，对贷款档案来说这点尤为重要。
如果贷款档案不完整或者缺失，就意味着房贷资金面临风险。
为了保证房贷资金安全，就必须建立健全科学完整的档案管理制度，明确由专业人员进行档案资料的收集、整理、审核等工作，确保档案的真实准确和完整齐全。
(二)安全保管贷款档案。
公积金贷款档案不但涉及金额较大，而且牵涉众多职工的切身利益。
做好档案管理的制度设计之后，档案的硬件安全管理就显得尤为重要了。
档案库要具备防霉、防水、防火、防潮、防盗等基本条件，如果是数字化管理的单位，信息安全还应排在首位。
(三)严格执行查阅审批制度。
公积金贷款档案是为了基于特殊信贷关系之上而建立起来的，其特殊性决定了它的查阅审批制度相较于其他档案更加严格。
首先，作为一种职工个人贷款档案，它要求管理人员应为客户信息保密。
因此档案管理人员要严格执行档案借阅规定，不论任何人包括政府相关部门，在查阅档案之前必须经过公积金档案管理部门批准。
一旦出现由于档案泄密造成经济损失和纠纷的情况，应及时通过法律途径来解决，同时严格追究当事人的相关责任。
(四)规范整理档案。
贷款档案不如个人档案那么多，但也应该严格按照管理规范来执行，不能因为量少而采取多人一袋的方法进行保存。
在此基础上，档案管理人员每年还要定期逐卷整理核对资料，避免因损毁、丢失造成损失。
同时要加快推进档案管理的数字化和信息化，跟上经济社会的高速发展，真正做到与时俱进。
五、结语
档案管理尤为重要，它不仅代表着一个单位在某个发展时期的管理水平，更是一个部门、一个城市，甚至一个国家发展水平的体现。
我们应该用全新的视角来看待档案管理，积极探索施行适应现代化要求的新型管理模式，更好地促进社会的和谐发展。
参考文献：
[1]韦志国.文书与档案管理，2011(12).
[2]武瑶.如何加强房产档案的管理与合理利用[J].四川档案，2009(06).
[3]朱玉媛，周耀林.人事档案管理原理与方法，2011(11).
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