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人事档案的分类审核整理
人事档案的分类审核整理【1】
摘 要：人事档案作为评价一个人学习和工作期间表现的重要依据，在个人的工作前途上有着重要的作用，相关单位可以查阅档案进行人事的考察和任免，通过档案的记录给予职工的正确评价。
因此，档案分类审核整理工作的完整实施有着重要的意义，关系着每个社会人在社会中的存在状态，有利于国家的管理。
本文针对人事档案管理中的常见问题进行了具体的分析，并提出了几点建议。
关键词：人事档案;审核整理;问题;解决措施
精准、完整、齐全的人事档案能够系统、全面的记载个人品德作风、最高学历、工资待遇、技术水平、任职经历及工作表现等进行记录，是企业选贤任能、知人善任的重要工具。
由于我国现阶段进一步深化改革用人制度，所以更要充分发挥人事档案工作的重要作用，认真分类、审核、整理人事档案，对人事档案真实、完整、安全及精准性进行有效维护，使认识档案作用得以充分发挥。
一、整理人事档案时所存在的主要问题
(一)档案整理主要为手工操作，使很多现代化技术得不到应有的开发。
通常人事档案管理员由组织部门或者人事部管辖，且其人事档案管理措施也对以往操作方法进行了延续，他们基本上都是手工操作人事档案排序、分类、裁剪、编号及装订等各道工序。
因为人事档案相关配备人员缺乏、单位领导重视度不够等因素，使得各单位很少有精力去科研怎样通过计算机对人事档案进行分类、审核与整理，怎样通过数据库对人才结构进行分析，怎样构建电子档案以不断与科技发展现代化需求相适应。
(二)当前资料与以往资料装订规格不相符。
《人事档案整理细则》中明确指出，干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型(297mm×210mm)。
材料左边应留有2.5cm的装订边。
A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔(从孔中心算起)8.3cm，下孔距材料底边5.4cm，孔中心距左边沿1.2cm，孔直径为0.5cm。
干部人事档案材料转递单统一采用国际标准A4纸型。
以前档案材料都是规格为16开的办公用纸载体，档案左边需要预留2.5cm左右的装订边。
而目前的档案材料规格大多为A4，比如学历材料、职称评审材料等。
档案中原有小于或等于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16开的纸张放在一起整齐度无法得到有效保证，而如果对16开的材料进行重新打孔和裱糊，则又会浪费大量的人力，提高时间成本，且影响美观。
(三)人事档案整卷装订，不易长期保存，且具有较差保密性。
虽然档案整卷装订较为美观、整齐，但是，在对档案进行查阅时，通常要全卷查阅，对个人隐私的保护极为不利，在材料添加或者复印时，必须全部拆开材料，由此反复拆卸，极易破坏材料，对长期保存极为不利。
二、人事档案的分类审核整理工作的规范措施
(一)人事档案的审核工作是实现档案规范管理的重点，在审核过程中工作人员必须要时刻保持细致严谨的工作作风，按照人事档案管理的相关流程和注意事项进行档案的审核，认真检查档案的完损工作，对于损害或遗失的篇章进行及时的补交。
在审核过程中由于档案的数量较多，必须度杜绝错装和乱装事件的发生，时刻履行自身的工作职责，将别人的工作前途视为工作的重点，培养工作责任感。
在审核中还要进行细节的检查，查看手续是否齐全，印章是否清晰等。
在审核工作中避免低级错误的发生，不为其他人的工作前途造成困扰，履行好档案审核人员的工作内容。
(二)完整的进行个人档案的收集工作。
个人档案的内容比较复杂，从就学到就业的过程中都有细致的记录，在个人档案收集的过程中就要对各个学习和工作阶段进行完整性的工作。
在学校就学期间有关人事档案人员要依据档案内容进行收集，学生每学期的成绩、在校期间的奖惩、政治面貌和每学期的学习总结等。
对于社会中的工作人员的档案收集，要按照相关单位的工作性质进行，例如党政机关的要对政治活动和政协会议等阶段性材料进行记录和管理，对于企业单位的要进行季度考核表和工作表现等进行档案收集工作。
当然人事档案的收集工作都有具体的工作内容进行指示，只要相关工作人员能够循序渐进的进行收集，保持细心的工作态度即可。
(三)鉴别档案的真伪是档案审核管理的重要内容。
档案是一个人进入社会工作的重要保证之一，为了实现公平竞争，档案管理的鉴别工作必须深刻落实。
在审核过程中注意查看每个时期的工作表现和相关印章，对不规范填写和虚假信息的进行另行放置，查看相关责任人和手续是否充分，档案文件是否缺失和重复，对于异常的档案文件进行不归档处理，做到维护个人档案的真实可靠性。
避免由于个别档案的虚假造成人事档案管理机构的信任缺失。
(四)在对人事档案进行整理时应该做到分类准确、审核无误。
在对人事档案进行分类审核整理时，为保证所整理的档案资料与规定要求相符合，一方面应该注意对档案资料及其内容进行收集与鉴别，另一方面在加工整理每一份人事档案时，要保证档案的完整性与精美性。
首先，确保人事档案能够准确分类。
建议对档案资料的类型分为十类：a.履历材料;b.自传材料;c.考察、考核、鉴定材料;审计材料;d.学历学位材料;职业(任职)资格和评(聘)专业技术职务职称)材料;反映科研学术水平的材料;培训材料。
e.政审材料;f.党、团组织建设工作中形成的材料;g.表彰奖励材料;h.涉法违纪材料;i.工资、待遇材料;招录、聘用材料;出国(境)材料;人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料;j.健康检查和处理工伤事故材料等其他材料。
依照人事档案材料的这些具体分类要求，对材料排列、分类合理与否进行分析，避免材料出现颠倒混淆、错装等情况。
三、结语
作为人事组织工作的关键组成部分，人事档案被称为人事管理工作的重要环节与基础。
所以，在分类、审核、整理人事档案时，一定要做到细致、完整、精准、真实。
作为人事档案管理人员，在其具体工作中应该将档案审核融入档案鉴别与收集、资料整理全过程。
认真完成人事档案的分类审核整理工作对人事档案的有效利用具有重要意义。
参考文献：
[1] 董雪雁.浅析人事档案的分类审核整理[J].现代经济信息， 2014(09).
[2] 丁敏. 刍议人事档案的分类审核整理[J].科技创新导报， 2014(09).
人事档案材料的收集与整理【2】
人事档案材料的收集与整理是做好人事档案管理工作的前提和基础，材料收集是否及时、准确、全面、规范，整理是否合乎标准，直接关系到人事档案的价值，决定着能否为组织人事部门提供高质量服务，更好地起到凭证与参考作用。
笔者作为事业单位一名从事人事档案管理十余年的档案工作者，谨在此谈一谈实践中的工作体会。
一、档案材料收集整理工作现状
近年，随着各级领导的重视和人事档案达标升级活动的推进，人事档案管理水平有了很大提高。
但由于某些原因，有的单位在人事档案材料收集与整理方面尚存在一些问题：
1、档案意识淡漠 人事档案一般由组织人事部门保管，档案材料的收集、鉴别、整理、归档由人事干部负责完成。
人事档案主要为组织人事部门服务，一般干部职工接触不到自己的档案，这种特殊性、距离感影响了个人对档案的关注程度，很多人不知道人事档案的归档范围和归档要求，也不重视对个人档案的充实，将工作中形成的诸如培训、资格考试、奖励、科研等材料长期个人存放，而不交由人事档案管理部门存档，造成档案不能全面反映个人综合素质，给组织考察了解干部带来偏差。
而人事干部由于工作的繁忙，对档案材料的收集、归档工作重视不足的状况也在一定范围内存在。
2、材料缺失严重 由于部分同志档案意识的淡漠，使得一些属于归档范围的有价值的材料不能及时被收集，久而久之，造成人事档案材料的遗失和破损。
而档案管理者一般由人事干部兼职，有的人员交替较频繁，本职工作的忙碌和业务素质的缺乏都影响了对档案材料收集的全面性。
职工个人不知、不交，管档单位不催、不收，导致一些档案材料始终与卷宗“无缘”。
3、档案整理欠规范 对档案材料进行加工、整理、装订，是档案管理人员的基本功之一，但有的单位管档人员队伍不稳定、交接不及时、素质不过硬、业务不熟练，影响了档案的整理水平，出现纸张大小不标准、分类不准确、装订不整齐等问题;有的卷宗零散材料长期不予装订，很容易丢失;有的材料装错卷盒，张冠李戴;有的切割不准确，材料部分内容被剪裁，损失无法弥补。
二、加强人事档案收集整理工作的对策
1、加大宣传力度，增强职工的档案意识
人事档案工作是组织人事部门的一项基础性工作，同时也是一项与全体职工切身利益密切相关的工作，收齐、管好、用活人事档案具有重要意义。
加大档案知识宣传力度，普遍增强职工的档案意识，是做好人事档案工作的保障。
我们可通过会议、培训、座谈等方式，随时将档案知识渗透到职工意识中，主动把与大家切身利益相关的档案知识送到他们手中，如继续教育学历的适时取得可提高工资待遇、年度考核表与晋升职称的密切关系，各类资格证书有利于组织考察提拔干部，招工、入伍等参加工作材料与个人社保利益的息息相关等等，使他们在无形中接受档案，知道档案在日常的工作、生活中的重要作用，了解档案的重要价值，提高大家的档案意识和协助做好人事档案工作的自觉性。
2、加强档案材料收集力度，保证档案的完整性
收集人事档案材料是人事档案工作的基础。
为使档案材料收集归档工作达到真实、全面、及时、规范的要求，应建立健全相关规章制度，以制度的形式保障工作落实到位。
如可建立兼职档案员制度，选派专人作为各部门的兼职档案员，将材料的收集任务分解到各部门、落实到责任人;同时保持人员的稳定，人事档案部门定期对其进行有关档案知识的培训，有利于单位及时准确收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面材料。
档案管理部门也要变被动接收为主动出击，对定期形成的如年度考核表、奖励、职称、工资等材料及时督促材料形成部门按时保质上交，同时了解掌握职工动态，不失时机地主动收集有价值的属归档范围内的材料。
3、加强人事档案管理人员队伍建设，提高档案整理水平
材料收集完备后，档案管理部门将对材料进行一系列的鉴别、分类、排序、加工、归档工作。
档案管理人员必须掌握过硬的基本功，熟练进行档案整理工作。
首先要对材料进行审核，看材料是否属于归档范围，是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备;然后将审核完毕的材料进行技术加工，对不规范纸张适当进行折叠、剪裁、托裱等，制成整齐划一的16k纸张，按照《干部档案工作条例》相关规定进行分类、排序，使用《组织干部管理信息系统》软件进行信息录入并打印档案目录;最后将条理清晰、整理规范的档案材料打孔、装订、归档，完成对一卷人事档案的阶段性整理。
以后陆续收集的档案材料也要严格按照流程补充入档案卷宗。
档案的整理过程比较繁琐，需要档案工作者以耐心、细致的工作态度，学习档案知识、掌握专业技能才能做好。
单位应选调政治上可靠、作风正派、责任心强、具有一定学历的共产党员从事人事档案管理工作，并注意对他们的教育和培养，不断提高政治素质和业务素质。
档案管理人员尽量保持稳定，如遇岗位交替，一定要提前做好交接工作，杜绝档案管理出现“真空地带”的危险状况。
人事档案是一个人成长历程的缩影和概括，档案材料的全面收集与规范整理能更好地体现并实现人事档案的使用价值，为组织人事部门考察使用干部服务，也为个人维护、保障自身利益提供依据。
作为人事档案管理部门，要本着对组织、对个人负责的态度做好档案材料的收集及整理工作。
人事档案材料的收集与整理【3】
在新的形势下，档案材料的收集与整理工作是否齐全规范有效，这将直接影响着人事档案的质量。
1 人事档案材料收集中存在的突出问题
1.1 人档分离。
随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，弃档不用的人员越来越多。
一些单位对档案管理不够重视，人档分离情况愈加严重。
1.2 材料在内容和形式上雷同。
一些鉴定、考核和评价材料大多是套话，给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉，不能准确反映每个人的真实情况，严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。
2 人事档案材料收集
2.1 主动收集。
作为档案员，应密切注意单位人事档案材料产生的信息，主动争得各部门(单位)的工作配合，对应收集归档的材料要做到应收尽收、及时归档。
建立一定的上交制度，避免材料形成时间过长，未及时收集或经办人员岗位变动造成档案材料丢失。
2.2 重点收集。
新时期人事档案材料收集的重点主要有：廉政材料、业绩材料、诚信材料，反映管理水平、工作能力、个性特征、道德操守、生活作风、心理素质、身体状况等方面的材料。
人事档案材料收集归档工作，要本着实事求是的原则，另外在干部人事档案里还应增加个人信用方面的内容，使干部人事档案不再“千人一面”，实际工作中，要着重收集反映干部思想政治、工作实绩、品德作风、业务能力、学识水平等材料充实档案，成为用人单位广纳贤才的依据。
2.3 追踪收集与经常收集。
档案管理人员工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。
要经常关注单位个人基本信息，经常对档案进行清查，随时掌握所有人员的变化情况。
对新进入单位人员，要认真审查档案材料，将缺少的材料进行认真登记，并下发《催交材料通知书》，限定时间，要求相关单位将所缺材料按工作制度及时补交，避免时间过长或人员流动造成档案材料无法收集归档。
3 整理档案材料
3.1 材料鉴定。
材料形成要规范准确，真实有效。
凡需组织审查盖章或个人签字的，一定要盖章或签字后方可归档。
内容不实，字迹不清，不能反映干部历史面貌、德才情况和现实表现的材料，不能归入档案;如收集时发现未盖章或签字的，应及时与归档单位或个人取得联系完善手续。
3.2 技术加工，分类准确，编排有序。
高标准对档案材料进行技术加工，严把技术质量关。
对小于档案规格的干部人事档案材料，要进行加边或包边，切实做到整齐划一，归档材料左边应留出2.5厘米装订边。
文字须是铅印、胶印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。
加边后的档案材料上、下、左、右边沿要和本卷其他材料相等。
特别情况，例如对折皱、破损的材料进行裱糊。
如内容太多可折叠后贴在备用纸上，做到裁剪仔细，装订整齐。
通过以上整理，使每卷档案达到完整、精练、真实、条理、方便利用，对应归档的材料，要进行逐份登记归档。
对不属于归档的材料，应分别情况予以处理。
属于销毁的材料，必须登记造册，由主管负责人审查批准签字，统一进行销毁，任何单位和个人不得擅自销毁干部人事档案材料。
3.3 及时、准确做好目录，录入计算机。
要随时有效地保存有效档案。
对于常规产生的档案材料，做好编排有序、分类准确、目录清楚、装订整齐。
通过规范有效整理，每卷档案应达到完整、真实、实用。
4 档案员的职业素养
4.1 人事档案工作政策性强，档案人员要有较高的思想政治素养、用科学发展观来指引自己的工作，要作风正派、脚踏实地、责任心强。
4.2 档案管理工作人员要不断学习人事工作方面的新政策、新知识，熟练掌握档案材料的收集、鉴别、归档、整理等知识和技能。
要经常与档案材料形成部门联系，开展好档案材料收集工作。
要有较好的协调能力、沟通能力，具有极强的工作责任心，保证工作顺利开展。
必须掌握现代化管理技术，能熟练操作计算机并合理运用于实际工作中。
4.3 人事档案工作的保密性强，档案管理人员要切实加强自身职业道德的修养。
遵守干部人事档案工作有关法律规定，在整理工作中，不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。
要切实做好防火和安全保密工作，加强对档案材料的管理。
不得擅自处理或销毁档案材料。
对按规定剔除的档案材料，须进行登记，经主管领导审查批准后区别情况予以处理。
做好人事档案借阅、借出、接转记录和整理档案记录。
认真恪守职责及人事档案管理相关规定。
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