人事档案管理工作分析论文

人事档案管理工作分析论文

　　【摘要】事业单位要想提高工作效率、实现自身进步发展，人才是关键。而人事档案是职工澄清个人有关问题最有信度的凭证；是单位了解人员信息的有效途径；是进行人才开发的重要信息源。基于此，本文将通过探讨当今人事档案管理工作中存在的一些问题，来对如何提高人事管理工作做简要分析，以此促进人才的有效开发，以及单位的进一步发现。

　　【关键词】人事档案；管理工作；存在问题；解决方案

　　一、人事档案管理工作中存在的问题

　　(一)对人事档案信息开发利用不充分，无法体现档案信息应有的作用。造成这一问题的原因主要有三点：第一，现阶段的档案利用缺乏主动精神，档案生成后往往会被管理部门束之高阁，只是被动地等待领导或者其他相关人员来查阅。并且查阅的材料主要是以团材料和工资调整这两方面为主，忽视了其他个人资料对于人才开发的重要性，不利于根据职员个性特点来合理的配置工作任务。第二，当前人事档案信息开放程度还较低，只有部分领导才有权利进行人事档案查阅，而普通职员则被拒之门外。不仅使得人事档案失去原本存在的的意义，还导致人事档案管理工作得不到职工支持，给管理工作带来一定的挑战。第三，查询效率低是造成人事档案信息开发利用程度低的重要原因。

　　(二)人事档案管理基础设施不完善，管理的科学化、信息化程度不高。一方面是指人事档案保管的环境设施不完善。以普通办公房充当档案库房，使得库房温湿度得不到有效控制；库房门窗一般为普通门窗，封闭性差，极易使纸质档案遭受人为损坏。另一方面是指人事档案保管的现代化设备不完善。当今有些事业单位还没有引进电子化的人事档案管理系统，档案材料局限于纸质档案的建立与保管，使得人事档案管理工作效率低、科学化程度低。

　　(三)人事档案管理手段落后，管理水平低。现阶段，尽管单位已经开始将电子化的人事档案管理系统运用到工作中来。但是在实际操作中，有些职员对于电脑的使用仅限于信息录入，在进行档案信息检索查阅时，依然依靠手工操作来完成，先进的技术手段仍然没有被充分发掘，这就使得人事档案管理手段落后于现代化、智能化以及数据化的发展趋势。

　　(四)部分管理人员专业素质低，档案管理工作效率低。职员素质低是造成人事档案管理工作措施落后的重要因素。单位很多档案管理人员缺乏一定的职业培训。达不到“归档齐整完全、条目分类清晰、编排条理有序、目录清楚完整、装订齐整完好”的要求，难以保证工作的准确性。除此之外，单位领导、普通职员对规范化档案管理工作的意识淡薄，重视程度不足，也造成了档案管理工作效率的低下。

　　二、改进人事档案管理工作的建议

　　(一)加强人事档案收集管理，完善档案功能，发挥其应有的作用。我们前文提到，人才的合理开发利用是促进单位可持续发展的关键性因素，而人事档案则是职员信息的载体。因此，要想实现单位的发展，做好人事档案管理工作尤为重要。这就要求我们首先一方面要妥善保存原有的职员档案，另一方面要扩大人事档案的内涵，适当增添一些与职员有关的医疗保险、养老保险、住房情况、业绩记录、日常工作表现等内容。从多方面来加强对人事档案材料的收集，完善职员信息，最大程度地实现档案收集的完整性与真实性。此外，人事档案管理还应该根据单位发展的实际需求进行功能改革，从而使人事档案更好地服务于单位发展，提高档案使用率，发挥其应有的功能。

　　(二)完善档案管理工作的基础建设，提高档案管理的安全性。基础设施建设也要从两个方面入手。第一，是要完善环境设施。通过加大对人事档案管理部门的人力物力财力投入，改善工作环境，建立起防火、防潮、防盗等功能兼备的专用库房，提高档案管理的安全性。第二，是要积极引进先进的系统设备。通过资金投入为其配备现代化人事档案管理工作所必需的设施，一改往日只能依靠手工操作收集、查阅档案的现象，使档案管理工作成为促进单位发展的重要因素。

　　(三)创新档案管理的方式与手段，逐步实现人事档案管理的信息化、现代化。要想实现人事档案管理的信息化与现代化，就必须创新档案管理的方式与手段，转落后的手工操作为先进的计算机操作。建立起职员档案数据库，充分运用计算机、扫描仪等现代设备，发掘先进的档案管理技术。不仅要通过计算机进行简单的信息录入，还要利用现代技术对信息进行必要的处理，把图片以及声像资料转变为文字资料进行归档。除此之外，为防止资料丢失，要将档案的纸质版与电子版进行双份并存。

　　(四)提高档案管理人员素质，架起人才流动的桥梁。首先要从提升职员工作意识入手，使其能够充分意识到档案管理工作的重要性，具体的可以通过宣讲、考核等方式进行。其次要加强对档案管理人员的专业技能培训。例如，单位可以邀请专业素质较高的人员进行模拟示范；举办技能大赛，并鼓励档案管理人员积极参与到其中；安排部分职员外出进行业务学习……只有这样，才能提高实现管理人员意识与技能的双提高，促进档案管理工作的规范性，为单位人才开发与流动提供真实可靠的凭证。

　　三、结束语

　　总之，随着事业单位人事改革工作的推进，人事档案管理事业在迎来发展机遇的同时，也同样面临着巨大的挑战。要想使人事档案管理工作更好地服务于企业，就不仅要促进管理制度的改革，同样也应该促进管理观念的革新，积极探索现代化的管理模式，引进先进的信息技术并运用于工作当中，以提高档案管理工作的效率，从而为企业合理配置人才资源，充分发挥人才优势，促进企业可持续发展作出应有的贡献。

　　【参考文献】

　　[1]姚光晖.当前人事档案管理存在的问题分析[J].中国城市经济，2011（06）.

　　[2]杨丽丽.浅析人事档案管理[J].北方经贸，2010（06）.

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