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高校学生档案的价值探析管理学论文
摘要:随着社会主义市场经济体制的日臻完善和高等教育改革的不断深化，“以学生为本”的办学理念和“服务学生”的观念越来越深入人心，高校学生档案工作越来越受关注。探析高校学生档案对学生及学校、对国家及社会的重要价值，对进一步做好高校学生档案工作，加强高校档案资源建设，推动高校档案工作的全面发展有着重要的现实意义。
关键词:高校学生档案;高校档案;价值
2008年，教育部和国家档案局联合制定并颁布实施了《高等学校档案管理办法》，在第三章第十五条文件材料的归档范围中增设了学生类档案，把学生类档案与高校党群、行政、教学、科研、基建等各门类档案融为一体，纳入到高校档案十一大类实体档案管理体系之中，确立了高校学生档案的新地位，彰显了高校学生档案的重要性和社会性。探析高校学生档案对学生及学校、对国家及社会的重要价值，以期进一步做好高校学生档案工作，加强高校档案资源建设及整合，推动高校档案工作的全面发展。
一、作为人事档案不可或缺的组成部分，对学生个人的发展有着重要价值
高校学生档案是国家人事档案的组成部分。在我国，大多数人事档案都是从学生时代开始记载的，学生档案实际上是人事档案的一个属类[1]。一般来说，人的一生大体可分为三个阶段，即求学阶段、工作阶段与离退休阶段。而求学阶段又可以划分为中小学、大学与研究生教育阶段等。大学教育阶段是人生中的一个重要阶段，学生档案所记载的内容，集中反映了学生个人在校期间的德、智、体、美等诸方面的表现，对了解学生个人的全部历史和整体表现具有重要价值。对多数学生来说，大学毕业后将直接步入社会，学生档案中大学教育阶段的这些记录就成了他们学生时代的总结，成了他们一生转折时期的校誌。在他们进入社会自食其力之时，大学教育阶段的记录必将成为他们人生的一个有力参照，并为他们今后更好地参与社会实践提供着有利条件。他们一旦被社会录用，每一次的工作变动、调资、提干、晋升、考核等，内查档案都是必然的程序，高校学生档案将伴随学生本人一生，成为整个人事档案不可缺少的重要组成部分。
二、作为增进校友与学校联络的桥梁，对促进学校的发展有着重要价值
高等学校源源不断地为国家和社会培养并输送人才，学生档案因学生就业而流动到学生各自的用人单位，为学生就业以及各级组织对学生的选拔、任用、考核等发挥着应有的作用。与此同时，学生在校期间的很多档案材料，学校都将永久或长期保存，如:学生入学登记表、招生录取名册、学生学籍表、成绩表、学生奖惩材料、各类比赛竞赛等获奖材料，等等。很多校友为利用这些档案材料而回到母校，他们看到自己当年在校的档案材料时，无不备感亲切并感恩母校。此时的档案材料，凝结了学生与母校的情感，必将进一步增进校友与母校的联络。2005年，连战夫妇访问大陆，到北大演讲时，当他接过北大档案馆赠送的其母亲在北大学习时的学籍档案复制件时，激动不已。听到连战先生演讲时所说“看到斯草、斯木、斯事、斯人，想到我母亲在这儿年轻的岁月，在这个校园接受教育、进修、成长，心里面实在是非常亲切”。充分利用高校学生档案为校友服务，充分挖掘校友潜力，必将有利于学校的发展。
三、作为学校的“产品说明书”，对宣传和提高学校知名度有着重要价值
高校学生档案是以学生个人为单元建档，高校学生档案就是人才信息库，是有关部门了解和使用学生的重要依据。如果说学生是学校在社会主义市场经济条件下打造出来的“产品”，那么学生档案可以说就是“产品说明书”[2]。人们通常需要通过“产品说明书”来了解“产品”本身及其生产单位。高校学生毕业以后，学生档案流向各自的用人单位，开始接受社会的考核和评价，特别是很多单位会同时录用多个毕业生，从而接收多个学校毕业生档案，他们在审查不同学校的学生档案时肯定会有所比较，不同学校档案质量水平的高低由此而显现出来。高质量的学生档案既注重学生校内表现的记录，更注重学生校外实践的写实，全面系统的把毕业生的综合素质展现给用人单位，不仅为用人单位招聘到优秀人才提供详实的依据，也折射了学校的教育管理水平，育人理念和育人能力，从而起到宣传学校的作用，形成了对学校的社会认可。因此，学生是学校的“名片”[3]，而学生档案就是宣传和提高学校知名度的“广告牌”。
四、作为社会选人用人的依据，对用人单位提高选拔人才的精准度有着重要价值
随着我国改革开放的不断深入，我国大学生就业制度也发生了重大变革，大批的毕业生进入人才市场，经受着市场的考验。在人才市场上，用人单位在关注毕业生自身言谈举止的同时，更加注重其在校期间的各方面表现及能力等内在素质。而毕业生为用人单位提供的简历材料，并不是其个人的全面信息，不能全面反映毕业生的综合素质，其准确度和可信度也不高，往往不能真实了解高校毕业生的基本状况和全面素质，有的相离甚远。高校毕业生档案，可以为用人单位提供毕业生在高校阶段更为全面的历史信息，尤其是在良好的、规范的、严肃的档案管理中建立的高校毕业生档案，其中的各种材料真实全面地反映了学生在高等教育阶段的政治思想、知识智力、道德品质、行为特点等多方面的综合素质，这些素质是用人单位判断毕业生是否是本单位所需的人才或是具有某种可培养潜力的人才的依据。同时，严肃的高校学生档案具有较高的可信度，从而成为用人单位准确有效地选拔人才的重要依据。
五、作为学校教书育人的典型素材，对加强学校教育教学管理有着重要价值
高校学生档案是学校的宝贵财富，它记录现实、证明历史、昭示未来，具有多方面的价值。很多档案材料可以作为学校教书育人的典型素材，为学校教育教学管理提供资料，积累经验。
(一)优秀毕业生的成功案例，可以激励大学生不断进取
美国哈佛商学院成功地使用“案例教学法”，取得了举世瞩目的成就，在世界500强企业中三分之二的领导是哈佛商学院的毕业生[4]。我国的高等教育既要为各行各业培养领导，更要为社会培养良好的建设者、合作者，培养具有良好素质的社会公民。为此，我们可以汇编优秀毕业生的成功案例材料，激励在校大学生不断进取。如将省级以上三好学生材料、优秀学生干部材料等汇编成册，将毕业后在工作岗位上表现优秀的毕业生的工作案例汇编成册，搜集大学生创新创业材料汇编成册，并利用校园网、宣传栏等进行展览宣传，让在校生不仅吸取优秀毕业生成功经验，同时，也学习毕业生们优秀的品德和高尚的人格与价值追求，从而激励大学生不断进取。
(二)问题学生的档案记录，可以警示大学生改进提高学生所犯的较重大错误
材料需要装入学生个人档案，这是一个公开的过程，学生管理者和学生本人都比较清楚。因此，学校可以充分利用处分材料入档这一事实来教育学生，使学生认识到所犯错误的严重后果，警示学生不断改进，以达到教育学生的目的，鞭策学生为自己的将来续写好自己的档案。同时，通过这一过程，还可以进一步向学生宣传档案法律法规，提高学生的档案意识，认识档案对学生毕业就业的重要价值，从而提高档案对学生的教育意义。
(三)分析学生档案基本数据，可以为学生管理工作提供资料
从招生录取开始，学生档案都以学生个人为单元，重新分类入档。整理时，档案人员可以对学生的爱好特长、中学阶段的学习情况、体检表及奖惩记录等情况，利用数字化处理系统，对学生信息进行归纳、分析，生成一份综合性的初始档案，并将数据提供给班主任、辅导员以及分管学生工作的领导，必将有利于学生管理人员，根据学生档案所反映的具体情况，更好地制定并调整有关学生工作的方针政策，从而更有针对性地开展工作。如对那些特长生或新生骨干，可根据本人原来表现继续为其提供锻炼机会，使其在各类活动中充分发挥特长，以有利于保证新生刚入学时各项活动的顺利开展，也有利于对学生中各类骨干的延续培养;对贫困生、特困生情况进行分析汇总，可以为学校统筹申请助学贷款、为学生减免学费及学生申请勤工助学岗位等提供参考资料。
(四)分析学生在校期间的档案信息，可以为教学管理工作积累经验
大学生在校期间形成的很多档案材料，特别是学生学籍材料信息，如:学生奖励材料、学生惩处材料、学生成绩材料、休学、退学、留级、升级、转专业等学籍变更材料，学校在教学及学生管理中若能充分利用，可起到一定的参谋作用。学生管理部门对学生奖惩材料进行汇总，加强分析研究，可以发现学生的学风动态，以便及时制定相应的对策措施，对因上网、贪玩、厌学等导致成绩下降的学生，有针对性地进行个别教育疏导，以利于他们更好地完成学业。教务管理部门将学生成绩分门别类进行对比分析，与教师和学生交流探讨，师生互动，有利于教学质量的提高，为教学管理工作不断积累经验。
六、结语
高校学生档案表面上看处于静止的状态，但它潜移默化地影响着学校的发展，对学生、学校、国家、社会等具有重要的价值。作为高校档案工作者，应树立“以学生为本”的理念，收集全面反映学生德智体美等多方面素质的综合档案材料，挖掘学生档案的价值潜能，为学校档案工作的全面发展不懈努力。
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