工程项目的文件档案管理论文

工程项目的文件档案管理论文

　　摘要：随着我国建筑业的快速发展，建筑工程越来越复杂，在施工过程中，产生了大量的工程文件，将这些资料文件有效地储存和保护起来，并将其进行归档管理，是对工程有效开展的重要支持。因此，加强对工程项目的文件档案管理，不断完善档案管理的方式具有非常现实的意义。

　　关键词：工程项目;文件;档案;管理

　　随着我国经济的不断发展，我国的各项事业都得到了突飞猛进的发展，建筑业已经成为了我国经济发展的重要推动力。随着人民生活水平的提高以及建筑技术的提高，建筑物变得功能越来越多，这使得施工过程中出现了更多的文件记录等，将这些文件归档进行有效管理就成为了施工单位非常重视的问题。

　　1工程项目文件归档管理的必要性

　　随着建筑业的不断发展，施工单位越来越认识到了工程项目文件归档管理的必要性。首先，工程项目都是非常复杂的，在过程中会产生大量的材料文件，这些文件需要进行有效管理，以方便施工单位可以随时有效利用，为工程项目提供资料支持和指导。如果文件的材料收集不全，不能进行有效的归档管理，就会给查找带来困难，对工程管理带来了非常大的麻烦，甚至会影响工程的进程。比如工程中编制的竣工图如果没有进行归档管理，就会使信息无法得到有效汇总，会对今后的改造工作带来很多的隐患。从另一方面来讲，如果无法对工程文件进行归档管理，相关的单位以及部门就无法对这些文件进行有效的审查，这也带来了很多的问题，对工程的发展是极为不利的。

　　工程文件材料是整个工程项目的重要记录，且每年都在不断增加，其贯穿于工程项目的提出、调研、立项、审批、设计、施工、竣工验收等诸多环节。因此，只有利用科学有效的管理方式，将这些不断产生的文件档案进行科学的管理，认真核查其准确性和完整性，才能为工程项目提供真正有效的资料支持，为保证工程有序开展下去打下坚实的基础。

　　2对工程项目文件材料进行管理需要有质量要求

　　对工程项目中产生的文件进行有效管理，需要对文件材料进行要求，要保证文件材料的质量，一般而言，工程项目文件材料的质量要求为：(1)进行归档的文件材料一定要是原件;(2)进行归档的文件材料所记录的内容一定要真实、准确，不做假，要如实反映工程的实际情况;(3)进行归档的文件材料应该字迹保持清楚，记录上有图片或者图表的一定要保证图表或图片清晰可辨，同时还要保证签字盖章的手续完备;(4)进行归档的文件材料一定要采用不容易褪色的书写工具来进行记录;(5)归档的竣工图一定要加盖竣工的图章;(6)存在有录音和录像的文件时，一定要确保其载体的有效性。只有保证了以上几点，才可以使工程文件材料可以得到有效的保护和管理，进而为工程项目提供必要的支持。

　　3当前我国工程项目档案管理中存在的一些问题

　　虽然我国对工程项目的文件档案的管理方式有了长远的进步，但是当前在管理时仍然存在着很多的问题，比如管理的职责不明确，管理人员的专业素质低，且流动性很大，这些都给档案管理带来了很大的麻烦。具体来说，工程项目档案管理中主要存在着以下问题：

　　3.1项目文件管理的职责分工不明确

　　职责分工不明确是当前各参建单位最为突出的问题，各参建单位之间文件材料的收集整理分工并不明确，对范围内应收集归档的文件材料不清楚，没有正确地执行文件形成部门整理文件的规定。

　　3.2归档文件材料质量不符合规范要求

　　在文件档案的管理工作中，所有的归档文件材料质量都有详细的规范要求，但在实际的工作过程中，归档文件的材料质量出现了各种各样的问题。其中较为突出的有，文件格式不规范，文件材料没留装订线;签认手续不完整、不真实;使用不耐久字迹材料记录文件;复印件较多，如施工作业指导书、施工组织设计的报审表为复印件，原材料证明与实验报告为复印件;文件材料的内容不真实，如竣工图与设计变更不符等;竣工图盖章不规范，如竣工图纸盖名章、代签等等。

　　3.3文件材料收集不齐全

　　工程项目的开展从前期准备到施工过程中乃至施工结束，涉及到方方面面许多不同的文件，在这些文件的准备过程中，有很多文件容易受到我们的忽视。首先是建设项目前期文件的缺失较多，如土地征用协议、招投标文件等。建设项目设计文件中，初步设计审批文件、批准概算书、预算书等文件也常常出现遗漏。其次，建设项目施工文件，如工程开工报告、质量监督检查报告、竣工报告及竣工签证书、设计变更通知单、竣工图纸、工程决算报告等容易出现文件不全的现象。再次，对于建设项目建立文件中的工程进度计划报审表、设计变更报审表、特殊工种资质报审表等容易出现问题。最后就是设备文件的不完整，如没有设备的开箱记录等。

　　4关于做好工程项目文件档案管理的若干建议

　　4.1管理职责、职务划分清晰

　　职责明确是做好工作的基本保障，各责任部门要承担共同而有差别的责任，综合管理，优化文件档案管理的工作效率。基建部门要负责工程项目环境影响报告书、初步设计审批文件、施工、监理、设备合同的收集、积累，并向本单位档案部门归档。规划部门负责工程项目的立项、审批文件及可行性研究阶段文件的收集、积累，向档案部门归档，并负责将工程项目批文、勘察设计合同副本、工程项目可行性研究报告转发等全部移交给本单位档案部门。档案部门负责工程档案的收集、整理、保管、及提供利用工作。施工单位要负责向设计单位档案部门移交竣工图。监理单位负责审核施工单位、设计单位竣工文件、竣工图的完整、准确性，最后移交给本单位档案部门。

　　4.2竣工文件的编制要求

　　工程施工及调试完成后，设计、施工、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同约定的要求编制项目竣工文件，监理单位负责审核。文件字迹应清楚、耐久，图纸图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备、签名真实，规范，不能代签名、不能用计算机打印、不能用印章代替签名。各类记录表式必须符合规范要求，所填内容真实可靠，数据填写必须详细、准确，不得漏缺项，没有内容的项目要划掉。

　　4.3工程档案的归档保管

　　在项目准备阶段的立项审批中，需要保管的档案有选址意见及报批文件，可研报告及批复，项目评估、论证文件，环境影响报告及批复、投(融)资计划等则档案部门负责收集、整理归档。招、投标公司文件由本单位档案部门保存原件，工程的合同、协议正本由签订合同的双方归档保存。工程地质、水文、气象等设计基础文件、初步设计、施工图由本单位档案部门保存。工程的征地、移民、政策处理文件也移交给本单位档案部门保存。

　　结论：工程档案管理工作对工程项目有着非常重要的作用，其对工程发展提供必要的材料支持。因此，加强对档案的有效管理，重视文件材料的质量，才能为工程项目提供最为有利的支持，进而促进工程的有序发展。

　　参考文献

　　[1]王云.试论数字时代大型工程项目档案管理信息化建设[J].中国科教创新导刊，2011，10.

　　[2]李慧斌，张欣红.对当前工程项目管理的思考及分析[A].河南省土木建筑学会2009年学术年会论文集[C]，2009.

　　[3]贾荣琦，刘海平.对施工企业加强工程项目管理的几点思考[A].河南省建筑业行业优秀论文集(2006)[C];2006.

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