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浅谈信息技术在学校档案管理中的应用论文

时间:2023-03-25 07:41:23 档案管理毕业论文 我要投稿
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浅谈信息技术在学校档案管理中的应用论文

  摘 要:档案作为记录学校成长发展的文献资料,不仅具有参考价值,更重要的是,档案对学校的发展和学术交流具有重要意义。档案记录的不光是资料,更重要的是记录学校师生之间的交流和成长过程。随着科学技术的发展,不断有新的管理方式和管理理念涌现。对于学校档案管理来说,信息技术的应用提高了档案管理的范围、管理的科学性、管理的准确性以及大大提高了管理的效率。

浅谈信息技术在学校档案管理中的应用论文

  关键词:信息技术;学校;档案管理

  信息技术(Information Technology)简称IT.信息技术主要通过计算机应用和通信技术的发展,共同完成对海量信息的加工处理。信息技术的传播载体,主要依靠网络传输。网络作为目前受众最多的传播媒介之一,具有巨大的影响力。所以,把信息技术应用到学校档案管理恰到好处,不仅可以梳理错综复杂的文字,还可以有效地归类数字化的视频、音频资料。有效地简化了管理的程序和步骤,节省了劳动力,集中了管理的内容,提高了管理的效率。

  一、学校档案管理的发展现状

  1.保密性能差

  档案的管理的内容一要保存,二要保质,三要保密。学校档案记载着学生的个人信息和学校的论文文献资料,具有重要的保密价值。但是传统的学校档案管理都是人工手动操作管理,借阅的人多就会出现档案丢失。如果保密等级较高的资料外泄,会对学校造成严重的损失。所以一直以来,保密性差是学校档案管理存在的一大漏洞。

  2,错误率高,查阅效率低

  这恰恰限制了学校档案管理的稳定发展。档案作为文献资料具有较高的参考价值,可供查询阅读。但是由于目前大多数档案管理多为纸质材料,保存难度高且体积大种类多,在查找的过程中容易打破摆放的顺序,由于档案是人工查找,所以,缺乏智能化处理,如果不能及时调整顺序和编码,就会造成查找效率低下。

  3.档案管理单一化

  由于传统的管理模式限制,导致档案的管理内容主要以纸质文字为主,外加少量的图片,此外不再有其他类型,严重制约了档案管理的多元化发展。随着时代的发展,电子科技普及应用,数字化产品逐渐取代了纸质产品。大量视频、音频也逐渐作为档案资料保管,由于学校档案管理缺乏技术支持,不能很好地对数字化资料进行管理成为一大遗憾,往往会遗漏大量珍贵文献。

  二、信息技术在学校档案管理应用中的特点

  1.保密性能高

  信息化管理属于智能化操作管理,利用网络的传输和海量存储的特点加强了档案管理的保密性能。档案管理人员只需要对计算机进行操作,就可以轻松管理全校的所有档案。只要建立完整的管理体系,和加密工作,就可以很好地预防信息被窃取的可能性,不仅减少了管理人员的工作量,还提高了档案的安全性。

  2.保存完整性强

  信息技术管理的应用,可以有效地控制档案的进进出出,详细地记录档案的借阅情况。每本档案上都有编码,一旦丢失可以快速地追踪寻找,保证档案不被丢失。并且,加入信息技术的应用之后,可以存储大量的数字文件,一般情况下数字文件储存于计算机或硬盘中,不容易丢失,不容易损坏,对储存环境没有要求,并且计算机还可以对数字文件进行有效的备份,提供双重保险。

  3.管理内容海量、极速查阅等特点,不断满足各类学校对信息化档案管理的青睐

  由于信息技术管理主要是依靠计算机,以及各类应用软件和办公软件(Word、Excel、Powerpoint、Access)的应用,对各类信息进行分文别类,然后按编码、专业、年份、类型等进行集中管理。信息技术管理可以自由设定查询途径,建立完整的查询目录,以满足极速查阅的条件。

  三、加强信息技术在学校档案管理中应用的途径

  1.加强学校领导对信息技术档案管理的重视,才能得到进一步的推广

  档案管理一直以较为保守的方式管理,漏洞百出的错误率严重影响档案的管理效率,损坏大量重要资料。如果应用信息技术管理就可以把珍贵的文字用计算机逐一录入,保证纸质资料的完整性,不仅更加人性化还很科学化。

  2.加强学校信息技术档案管理设备

  因为档案管理等于在玩一个规模宏大的文字游戏,必须要有完善的装备才能保证管理的安全性。建立可靠的网络管理系统,全面覆盖整个校园,进行一对一传输,这样老师就可以直接把资料传入档案室,节省时间,提高档案查阅的速度和准确性。

  3.提高档案管理人员的素质修养

  档案管理工作相对乏味枯燥,但是要求管理人员心思缜密才能胜任。所以,要不断加强对档案管理人员的素质修养,由于是信息技术管理,管理人员还要能够熟悉的掌握计算机和网络的应用,具有较强的随机应变能力,才能处理好繁琐的管理任务。所以,培养专业的管理人才,不仅要有强烈的责任感,还要有良好的职业道德。

  综上所述,我国大多数学校对档案的管理意识薄弱,没有真正认识到档案管理的重要性,所以,档案管理一直处于相对落后的发展局面。随着科学技术的发展,学校档案管理也逐渐趋于专业化、科学化、海量化的方向发展。信息技术在学校档案管理中的应用,有效地提高了管理的准确性,减少对纸质档案的损坏,提高了重要文件的保密性能。信息技术在档案管理中的应用,作为一项新技术的开发,受到了各类学校的一致好评,足以证明学校对档案管理意识逐渐加强。这也意味着我国的学校档案管理制度,正在朝又快又好的方向发展。所以,信息技术在档案管理中的应用,一定要在学校师生之间普及开来,这样才能实现信息化档案管理的实用价值。总的来说,信息技术在档案管理中的应用,逐渐把传统的档案管理推向数字化、网络化、多媒体化、和智能化模式,革新了传统档案管理的弊端,打破了死板的管理模式。

  参考文献:

  李丽。信息技术在学校档案管理中的有效运用.佳木斯教育学院学报,2012(01)。

  马成智。浅谈信息技术在建筑管理中的运用.科技创新与应用,2012.

  高阿芳,王茹。浅谈信息技术发展条件下的学校档案管理.才智,2012(07)。

  王莎莉。信息网络平台在学校档案管理中的应用.办公室业务,2012(13)。

  李青。关于学校档案信息化建设的思考.黑龙江史志,2013(23)。

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