浅析会计电算化下的档案管理论文

浅析会计电算化下的档案管理论文

　　摘要：目前，会计电算化是我国企业会计工作的一个发展趋势。但是，会计电算化除了提高我们的工作效率以外，也给我们带来了一系列管理难题。其中，如何提高对会计档案的安全管理，是我们必须面临的一个难题。因此需要加强会计电算化系统的档案建设,即加快会计档案管理的信息化建设,以适应新时期会计电算化提出的新要求,建好用好电子财务档案,提高财务档案管理工作水平和财务管理工作效率,更好的服务于企业经济建设。本文将从档案管理的特点出发，详细分析管理过程中存在的问题，结合在会计电算化工作的过程中所遇到的一些问题，提出一些具有实际意义的解决措施，期望对会计电算化档案管理有一定的借鉴意义。

　　关键词：会计电算化；档案管理；法规；安全

　　会计电算化，是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是一个应用电子计算机实现的会计信息系统。它实现了数据处理的自动化，使传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统。会计电算化是会计发展史上的一次重大革命，它不仅是会计发展的需要，而且是会计工作对科技所对提出的高要求。

　　一、传统会计档案

　　传统的会计档案，是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计资料等会计核算的专业材料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据，传统会计档案一般都是以纸质的形式存在。

　　二、会计电算化档案特点

　　企业在实现会计电算化以后，同样会有会计凭证、会计账簿、会计报表和其他核算资料等档案。只是这些档案不仅仅以纸质的形式出现，还包含了一些电子形式的会计电算化档案。其主要特点有：

　　（一）会计电算化档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。除了传统意义上的纸质档案外，还包含了电子资料和电子数据；

　　（二）会计电算化档案较传统会计档案有所区别。传统的档案主要是通过人工管理，档案会占用一定的面积，而且可能受各种自然条件的影响如潮湿、洪水等等。而会计电算化档案便于保存，只需要有配置有普通电子计算机，就可以大量储存各种电子资料和电子数据，实现智能化管理，便于查阅；

　　（三）会计电算化档案的使用和会计软件的版本密切相关。不同的会计软件或者同个软件的不同版本所导出的会计档案可能具有不相同的格式；

　　（四）会计电算化档案可以通过打印等手段，迅速实现与传统会计档案的转换；

　　（五）会计软件可以通过对电子数据的自动分析，提供一些具有价值的参考意见，同时也可以发现一些错误，以便及时进行纠正。

　　（六）会计电算化档案便于查询，可以实现随时随地进行查阅。

　　三、会计电算化档案管理存在的问题

　　虽然会计电算化档案比传统的会计档案具有很多的优势，但是，其自身管理也存在一定的弊端，主要有以下几方面：

　　（一）电子计算机自身面临一定的风险，如计算机病毒入侵、系统程序存在问题、管理人员出现操作失误等等问题，而这些风险可能导致会计电算化档案出现错误甚至消失，这将给企业带来巨大的损失和影响；

　　（二）会计电算化档案较传统会计档案有易于修改的特点，且不留痕迹，在便于修改的同时，资料的完整性和正确性可能会被破坏，并且难于分清责任；

　　（三）会计电算化档案需要有科学的管理方式。实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本越多，这就对如何进行科学的管理带来新的问题。为了更好更有效地管理会计电算化档案，使其发挥更大的作用，就必须形成一套科学实用的管理制度，包括存档手续、分类管理办法、使用审批手续、保存期限及销毁手续等内容，以使相关管理制度常规化和规范化。同时，财务软件也在不断升级，与之前的电子档案可能出现不兼容现象，严重影响对会计档案的管理；

　　（四）会计电算化系统对管理人员的素质与系统安全操作提出了新需要。会计电算化档案管理要求会计管理人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法，更要学习相关电算化技能。由于一些会计主管人员长期从事手工记帐，有些会计人员在一些基本电算化技能方面还认识不足，所学电算化知识不够全面，这就加大了会计电算化档案管理的推广速度；

　　四、建议和措施

　　针对会计电算化档案管理存在的这些问题，可以采用下面几项措施进行解决：

　　（一）要建立和健全会计电算化档案管理的制度体系，最基本的就是国家要制定系统的、细化的会计电算化档案管理办法，以法规制度的形式加以强制，在方法上指导各单位的会计电算化档案管理工作，这是做好会计电算化档案管理的保障。财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》第四条规定“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便检查，防止毁损、散失和泄密”；第七条规定“各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度”。笔者认为，目前企业可根据财政部的《会计基础工作规范》、《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》等管理规章，建立和健全一系列具体的、具有可操作性的会计电算化档案的管理制度体系，企业可根据相关规章的要求，制定适合本企业档案管理要求的细化条例，保证会计电算化档案的安全和完整，更好地为决策服务。

　　（二）加强对会计人员和会计档案管理人员的培训，组织企业内部会计人员和会计档案管理人员认真学习《档案法》、《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》等法律法规，以加强对会计电算化档案的安全管理意识和档案管理水平，另外，会计档案管理是一项专业性、技术性、政策性很强的工作，计算机技术的普及又对会计档案管理人员提出新的更高的要求，会计档案管理人员业务素质和能力是会计电算化档案科学管理的关键，为了适应新形势下会计电算化档案管理工作的需要，企业领导应注重会计档案管理人才培养，进一步加强会计档案管理人员队伍建设，不断提高他们的政治素质和业务水平，使他们尽快掌握现代化的管理方法和技术，以最终实现会计电算化档案的科学管理。

　　（三）注意电子计机的软件和硬件升级、维护，对于企业使用的会计软件，要多与产品设计厂商保持密切联系，及时进行软件升级，对于一些存在的可能导致数据消失的软件和系统漏洞要及时进行修补。对于计算机的硬件，则要及时进行更新换代，比如对硬盘容量进行升级等工作。同时还要适当加强网络安全管理。建立预防病毒和*客的安全措施，加强对计算机病毒的预防、检测以及杀毒工作，切实有效地保障计算机硬件与软件系统的安全。如使用杀毒软件、防火墙等措施。从而保证会计档案的储存安全。

　　（四）做好电算化会计档案规范化管理，使用科学的管理办法和利用电子计算机的优越性。具体办法有：把一定会计期间计算机系统中的所有会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质或光盘上，从而脱离于原计算机系统的联系；财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统和资料恢复；对于会计电算化档案还需进行备份，对于备份文件应进行定期的更新；在保存备份电子档案时应远离磁场，注意防潮，防尘等，对采用磁性介质保存的备份档案，还应定期进行检查、复制，防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。

　　五、结束语

　　实现会计电算化，不仅提高了会计记账的效率和准确性，也给我们带来了资料档案管理的难题。随着计算机技术的不断发展，会计电算化必将是未来发展的一个趋势。因为实现会计电算化之后，不仅可以提高会计工作效率，也可以降低管理成本。但是，怎样实现科学有效地管理，是每一个企业必须思考的难题，我国现在会计电算化水平还有很大的发展空间，所以我们需要创新，其中，会计电算化档案管理是非常关键的一个环节。因此，我们应该健全电算化会计档案管理的法律法规，制定严格的内部管理制度，加强对电算化会计档案的管理和控制，使电算化会计档案为企业决策发挥出更大的作用。

　　参考文献：

　　[1]翟娥 高校会计电算化档案管理存在的问题及对策 科学管理 2006(9) 43-44

　　[2]张前 电算化环捷对会计档案的影响及管理要求 交通财会 2001（10）

　　[3]部莉君 赵伟 会计电算化时会计的相关影响 现代审计与会计 2001（12）

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