商务公函使用规范

时间：2022-06-27 07:18:58 公函我要投稿

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商务公函使用规范

　　商务公函使用规范

商务公函使用规范

　　第一部分公务类传真规范

　　一、发送传真

　　1. 每一份传真，都要标明一个主题，主题要明确;

　　2. 对于正式的、需存档的信息，必须使用传真而非电话进行沟通;

　　3. 传真内容应简明扼要，但不要因为信息的过于简短或表达不够清楚，而造成不必要的误解或行动;

　　4. 由于发出的传真将会被永久留存，甚至成为商业纠纷的证据，因此，在发出传真应谨慎地评阅所撰写的每个字句，传真格式和版面应标准统一;

　　5. 对于要求对方回复的传真，应在传真中注明“请回复”。

　　二、注意事项

　　1. 收到传真后，如需回复的，应尽快回复;

　　2. 收到的传真应分类妥善保存或处理;

　　3. 对于特别重要的传真，应在收到或发出后给对方打电话确认;

　　4. 涉及公司机密的传真，发出或收到后均应及时销毁或妥善保管，不得泄露。

　　三、传真格式及模板

　　1. 页眉为公司名称或标志，页角为公司地址、电话、传真等;

　　2. 上方为收件人姓名、单位、传真号码、电话号码、发件人姓名、页数、主题等;

　　3. 正下方为正文;

　　4. 正文应有标题，表明本传真的主题;

　　5. 应有收件人尊称和问候语;

　　6. 正文结束后应有问候语;

　　7. 落款应包括完整的发件人姓名、日期、所属部门等;

　　8. 传真模板

　　第二部分公函规范

　　一、发送公函

　　1. 作为公司对外联系事务、发表声明的公函，都应标明一个主题，主题要明确;

　　2. 公函内容应简明扼要，观点清晰，但不要因为信息的过于简短或表达不够清楚，而造成不必要的误解或行动;

　　3. 公函措词应充分斟酌，做到有理有据，有礼有节;

　　4. 由于发出的公函将会被永久留存，甚至成为商业纠纷的证据，因此，在发出公函应谨慎地评阅所撰写的每个字句;

　　5. 公函发出前应经主管领导审核，经批准并加盖公章后方可发出;

　　6. 公函可用传真或信件发出，发出后应给对方打电话确认;

　　7. 公函应妥善保管，一般应交专人负责公函存档，不得随意遗弃或向外人泄漏公函内容。

　　二、接收公函

　　1. 接收到对方公函，应根据事情原由向主管领导汇报，对于要求回复的公函，应及时做出回复;

　　2. 接收到的公函，应分类安排存档，不得随意遗弃或向外人泄漏公函内容。

　　三、公函格式及模板

　　1. 页眉为公司标志，页角为公司地址、电话、传真等;

　　2. 标题为公函主题，标题下需注明往来函号;

　　3. 左上角为收件单位、收件人姓名等;

　　4. 正下方为正文;

　　5. 应有收件人尊称和问候语;

　　6. 正文结束后应有问候语;

　　7. 落款应包括完整的公司名称、日期等;

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