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会议方案的种类及其特点
会议方案是召开大中型会议之前,对会议如何召开所作的预想性方案,是一种书面文字材料。会议方案定得好,对会议的成功有很大帮助。并非任何会议都要写会议方案的,只是对那些较重要的、规模较大的、时间较长的大中型会议才写会议方案。例如:党大会、人代会等都要写会议方案。一般小型的会议,到会人数不多、时间不长,用不着写会议方案。
会议方案的种类
(1)代表会议方案。代表会议一般参加人数较多,召开时间较长,会议程序严格,而且不同级别的代表会,有不同要求,其方案也比较复杂。
(2)工作会议方案。工作会议,虽然不象代表会议在程序和规格上要求那样严格,但在材料的准备工作上有自己突出的特点。
(3)表彰奖励性会议方案。表彰奖励性会议除会议本身之外,因涉及到奖旗、奖状、奖品之类,在财务和物资方面需要做好准备,其会议方案比较复杂。
会议方案的特点
(1)预想性。会议方案是在会议召开之前制定的。对为什么召开这次会议,怎样召开这次会议,会议将达到什么效果,都要事先做出设想和安排。这种设想和安排,一方面要根据实际情况进行,另一方面要凭以往经验。对如何开好会议预想得越周到、越细致越好。
(2)程序性。凡召开会议必有一定程序,有些会议其程序大体都是固定的,因此在制定会议方案时,不能不根据某种会议的特点和要求,确定其基本程序,以保证会议进然有序地召开。
(3)请示性。写会议方案还有一个目的,那就是请示上级领导部门批准召开这次会议,如这次会议的规模、程序、开法、经费使用等是否合适,请示审查批准。
接待会议方案
一、会前准备工作
1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。
2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。
3、印刷会议日程,编排好会议程序,制定注意事项。
4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。
5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。
6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。
(1)悬挂会标、徽记、旗帜登。
(2)设置主席台,落实领导,安排座次,设置发言席,拜访席签、话筒,并保证音响效果。
(3)确定会议桌摆放形式,明确划分分会场区域,并使与会者明确。
(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。
(5)摆放适宜花卉。
7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。
8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。
9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。
二、会务组织与服务工作
1、会务人员提前1小时到达会场,反复检查会场准备情况。
2、搞好会议签到、材料分发。
3、落实领导、发言人是否到齐。
4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。
5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟,关闭会场大门,与会人员入座就绪,无关人员离开会场;开会期间关闭手机,一般不允许找人,无关人员不准进入会场。
6、做好会议纪录,写好会议简报。
7、组织照相。
8、为与会人员预订车、船、机票等。
三、会议善后工作
1、会议结束后,要检查会场,带回剩余材料、席签等。
2、组织送站。根据与会人员离会时间,提前安排车辆、送站人员等。
3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。
4、做好会议报道工作。
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