会议通知

召开会议通知怎么写

时间:2022-11-17 14:12:16 振濠 会议通知 我要投稿
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召开会议通知怎么写

  在日新月异的现代社会中,很多情况下我们需要用到通知,通知一般由标题、主送单位(受文对象)、正文、落款四部分组成。怎么写通知才能避免踩雷呢?下面是小编整理的召开会议通知怎么写,欢迎阅读,希望大家能够喜欢。

召开会议通知怎么写

  召开会议通知怎么写 1

  第一部分,标题。

  写在第二行中间,字略大一点。

  标题有三种写法:一是只写“通知”二字;二是紧急或重要事情,可以写成“紧急通知”或“重要通知”借以引起人们重视;三是把发文单位、名称、会议的主要内容和文种也写进去。

  第二部分,称呼。

  写被通知者的单位名称或者姓名,称呼的写法有两种:一种写在第二行或第三行,顶格写,称呼后面加冒号(:),另一种是写在正文的下面一行第三、四格,写“此致”二字,接着另起一行顶格写被通知者的单位和姓名,“此致”后不要加标点符号。

  这种通知,被通知者见通知后要在自己的名字后边写一个“知”字,重要的`会议多用此种通知方法。

  “此”,这,指“通知”,“致”,给与送达。

  第三部分,正文。

  从标题下第二行,空两格写通知的内容,这是通知的主要部分。

  召开会议的通知要把开会的时间、地点、什么人参加、开什么会、会前要做好哪些准备工作等内容写清楚。

  如果内容多,可分段或分条来写。

  第四部分:署名和日期。

  分两行写于正文右下方第三、四行处。

  如果通知以公文形式下达,则要加盖公章。

  召开会议通知怎么写 2

  要素表达要齐全

  会议通知像新闻一样,要具备5个W”(Who、What、When、Where、Why的首字母),即:人物、事件、时间、地点、原因,也就是常说的新闻五要素。写清楚会议通知,也需要说清楚什么人、什么事、什么时间、什么地点、什么事由。比如,“为推进XX工作,经XX研究决定,XX月XX日XX时XX分,在XX会议室,XXX领导召开XXXX会议,研究XXX工作,请XXX参会,并于XX时间点前报送XXX”。这就是较为完整的把通知的基本要素表达出来了,这样的简短版本,适合正式通知后,发短信或微信提醒用,正式会议通知则需要按照规范要求通过正式渠道发送。

  结构表述要规范

  会议通知,跟很多公文一样,结构上是三段式,开头写原因,正文是主体,落款署单位和时间。开头一般简短地介绍召开会议的目的、动机、原因,作为引子。正文则根据行业系统要求、单位领域惯例或领导偏好,有不同的'写法,有的只写时间、地点、参会人员、有关要求,有的则需要写目的意义、主要内容、时间、地点、参会人员、会议主持人、会议议程、注意事项等。会议通知结构,一般都有约定俗成的写法和规范范例,一定程度上仿写即可,不宜自创体例。无论什么样的结构模式,重点是规范、简介,用符合会议通知的话风把事情说清楚。

  写作雷区要提防

  会议通知写作,容易粗心大意出错误,导致发文受文单位反复沟通,造成工作麻烦。警惕雷区,有利于提高工作质量和效率。

  一是会议由头要简洁。目的意义、背景或会议内容不宜写得太多,会议通知没有必要大幅写这些,这样会导致一项要素大量占据其他要素的幅,结构不合理、头重脚轻。

  二是会议时间要核对。会议召开时间有可能反复调整,发通知的时候没有注意再次核对,容易写成调整之前的时间,也容易在会议通知“套改”“仿写”的时候,把年份“保留”成上一年。会议召开时间、材料报送时间、落款时间都要仔细检查、认真核对,不然就容易出现“去年的时间来开会”“发明年的会议通知”等荒唐的事。

  三是参会对象要准确。有的会议通知参会对象表述不清楚,比如写成“请贵单位领导、科室负责人参加”,受文单位就有可能派主要领导、分管领导或者科室负责人,不知道究竟派谁参会、派几人参会。参会人员一定要点到具体准确的职务或人头上,尽量用唯一的表述,不引起歧义。

  四是附件与正文要呼应。有些会议通知正文需要报送参会人员疫情防控情况,附表却附成了汇总表。正文提及的内容在附件中要有回应,附表内容、项目要与正文要求一致,切忌出现正文是国土工作,附件成了不相关联的财政报表。

  五是联系方式要明确。会议通知一般都需要留联系人,特别是需要报送会议材料、参会回执、疫情防控资料的一定要清楚明了地写清楚联系人、联系方式,否则会导致受文单位不知所措、反复沟通,把一个简单的会议通知搞成了复杂的电话“会商”通知。

  会议通知,看似简单,要追求零失误,则需要在精细上、在业务把关上下足绣花功夫,才能拟出言辞达意、简洁明了的会议通知、才能发出一目了然、准确无误的会议通知,以文辅政,助推工作高质量开展。

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