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科研单位的物资管理
科研单位的物资管理【1】
物资管理是一个系统工程。
高效的物资管理，一方面需要企业内部形成良好的管理机制，明确各个环节的责任和作用，并实现相互间的密切合作;另一方面要充分发挥物资管理部门的作用，尤其是发挥计划管理和采购管理的作用，这两个环节代表了企业内部的供需双方，直接关系到资金支出、物资购置及使用。
充分发挥这两个环节的管理作用是提高物资管理水平的关键。
物资管理中存在的突出问题
在物资管理工作中，突出问题来自以下几个方面：
①企业对物资管理的重要作用认识不足;
②物资库存难以准确制定;
③材料浪费严重，设备利用率不高;
④采购效率低。
强化物资管理意识
物资管理的重要作用
提高科研企业核心竞争力的关键是提高投入产出比，而物资管理的水平很大程度上决定了科研企业的研发成本，良好的物资管理能够有效降低科研成本，从而增加经济效益。
强化物资管理，实质是科研企业对内部资源的整合，从而充分发挥物资管理的重要作用。
要从观念上，不仅要使物资管理人员认识自身的价值，而且要使一线的科研人员认识到物资管理工作的重要意义。
为此，在职能设置上，将计划管理职能设在科研条件部(负责全院的科研保障工作的部门)，由科研条件部和物资中心共同进行物资管理;在制度建设上，通过优化管理流程，在建立健全物资管理制度上下功夫。
如逐步实施以题目组为单位进行核算的物资领用制度，完善《物资供应管理规定》等。
通过这些措施的实施为提高物资管理部门的管理水平奠定了坚实的基础。
建立明确的运行机制
作为物资的最终使用者，科研人员必须明确自己的需求。
对物资管理部门来说，这些需求就是管理的基础，对需求的研究更是管理部门的工作内容，这就要求使用部门和管理部门在工作中要密切配合。
物资管理工作同样也需要其他相关部门的配合。
当然，既要有分工，又要有合作。
解决部门之间的界面问题，抚顺石油化工研究院尝试了以下方式：
①强化双向交流意识;
②对重要材料或设备的供应，组织跨部门的联合小组开展工作;
③在物资管理与其他部门之间，建立定期会晤的机制，讨论遇到的问题及解决措施。
加强计划管理，建立信息库存
加强计划管理
计划管理，计划人员对各使用单位的需求申请汇总审核，对需要做库存的，参照以往的实际使用情况(常用物资)，测算合理的库存量，在两者综合的基础上制定初步的采购计划，领导审核后成为物资采购计划。
预测库存时，一个重要的方法就是ABC分析法的运用，采用ABC分析法把所需物资分为A、B、C三类，将占用资金很多而品种较少的A类物资和一部分B类物资(占用资金较多，品种也较多的物资)同C类物资区分开，进行重点管理，订货量和库存量要严加控制。
表1为2007～2010年材料与设备支出情况统计表。
从表l可以看出，在总的物资构成上，材料约占30%，设备约占70%，在材料中，玻璃仪器、化学试剂、化工产品、阀门是领用最多的类别，约占全部材料的70%;在设备中，石化专用设备、仪器仪表约占90%。
上述类别是抚顺石油化工研究院的主要使用物资。
因此，这些材料和设备应为计划管理的重点，对它们严格控制库存，严格控制领用。
充分发挥供应商的作用，优化库存结构
库存管理的重要目的在于合理控制库存，减少资金占用，从而降低资金成本。
抚顺石油化工研究院的实际情况是：一方面，使用单位希望库存大而全，这样可以保证随时领用;另一方面，由于需求物资种类繁多，数量又相对较少，所有的物资都做出库存既不可能，又不现实。
这种矛盾的解决关键在于库存观念的转变：充分利用市场资源，把部分库存设在供应商那里，通过有效的供应商管理，实现库存的及时补充。
这种做法之所以可行，是因为在激烈的市场竞争条件下，供应商为在竞争中保持优势，必须更深入的了解市场，预测需求，承担风险，从而与需方建立相对稳定的供需关系。
良好、快捷的信息沟通是这种做法的保障。
在利用市场库存的同时，还要注意优化自己的库存结构。
为此，规定物资中心为抚顺石油化工研究院物资储备的职能单位，其它单位不得设立二级库存，以最大限度减少物资储备。
同时，管理部门加强对物资的统一调配，加速入库物资的周转速度，防止积压产生。
对于长期积压的物资，加大处理力度，从而优化库存结构。
建立严格的管理制度，控制购入及支出
建立严格的审批制度
为节约有限的科研经费，减少物资使用和购买中的浪费，必须实行严格的审批制度。
需求材料计划审核的原则是：是否需要?需要数量?具体要求是否合理?
审批的程序：对一般材料，由各使用单位的领导签字后，由条件部最终审批;对控制材料和单项超过五千元的物资，在送交条件部之前，要经科管部审批;对单项超过5万元的物资除以上程序外，要经过院领导的审批。
对领用材料统一实行计划管理和审批制度：按审核后的需求计划领用材料;对重要物资、控制物资，实行审批制度，控制领用数量。
表2为2007～2010年材料购入支出统计表。
从表2可以看出，由于实行了严格的审批制度和计划领料制度，材料购入和支出费用开始逐年下降。
由于设备在物资支出中占有很大比重，因此，对设备的购入实行更严格的审批制度，由各职能部门：科管部、条件部、财务部分别审批，再经院级领导审批。
其中超过10万元的设备，由使用单位提交可行性报告，由条件部会同有关部门、有关专家进行论证审查，通过之后，报主管院长审批。
设备的这种层层审批制度，基本上杜绝了重复购置的可能，抑制了使用部门追求“一次到位”、“多而全、好而精”的做法，避免了“未来”的浪费。
建立物资使用追踪制度
在物资出库后，经常调查使用情况。
对剩余物资和能够回收的废料及时退库、回收，并进行相应处理;对利用率不高的设备，退库或调剂给其它部门使用。
建立以题目组为单位的核算制度
建立以题目组为单位的核算制度，即定期统计物资的使用情况，并与题目组的效益挂钩。
由于涉及到使用者的切身利益，这种做法把降本增效由管理行为变成了自觉行动，极大地提高了节约的积极性和主动性。
实行质量、价格管理，实现质量，价格控制
质量管理
建立严格的质量控制体系和制度。
选择那些有一定生产规模、技术力量强、信誉良好的供应商，尽量把质量问题“消灭”在采购前;选择付款方式灵活的供应商，产品在试用合格后付款或预留质保金;签订采购合同，对质量、售后服务有明确的界定。
验收质量控制由采购人员、保管人员、使用单位及临时成立的质量小组组成了质量控制体系。
此外，建立供应商认证制度，实行物资定点采购。
进行大宗物资采购前都要在认证体系中确立的供应商处采购，如果两次验收不合格即取消该供应商定点供货资格。
价格管理
价格管理的基本做法：对采购物资的价格实施分类管理。
其中重要设备、重要材料由相关部门审批后，由计划人员提出价格建议，经批准后交物资中心执行;一般材料制订采购控制价格，并根据市场情况随时调整;10万元以上物资要有三家以上供应商报价信息，从中优选出一家，由使用部门与供应商签订技术协议，经主管院长批准后执行。
价格管理的核心内容是建立严格的审批制度，动态的价格监控体系即采购前的价格比较、采购后的价格追踪制度。
通过建立价格收集网络，实现了有价可比。
价格信息来源于市场调查、互联网、电话咨询、历史采购资料。
几年来，在物资工作者的辛勤努力下，通过以上措施的逐步运用，基本解决了在抚顺石油化工研究院的物资管理工作中存在的突出问题，有效地保障了科研需求。
科研单位财务管理研究【2】
随着国家对各项基础设施的投入不断的增加，对于科研成果的重视程度也越来越高，国家对科研单位加大了拨款的力度，科研单位的专项资金量增加，这就对科研单位的财务管理提出了更高的要求。
但从审计部门公布的审计结果中表明，专项资金的管理存在着较大的问题，这主要由于目前我国科研单位的财务管理制度不健全，整体管理水平落后原因所致。
因此针对当前科研单位财务管理中的问题要进行详细的分析，从而制订出具体的解决对策，加强科研单位财务管理的水平。
一、科研单位财务管理存在的主要问题
1.资产管理较薄弱
长期以来科研单位在固定资产管理上都存在着很大的漏洞，一直是财务管理的薄弱环节。
单位内部没有形成定期对固定资产清理和盘点的制度，从而导致单位内部的固定资产没有明细的实务帐，只有财务帐，同时对于盘亏、盘盈等情况不能及时进行处理，报废时也不及时进行申报，从而造成帐实不属情况较为突出，在对固定资产管理上存在着太多不完善的地方。
2.科研单位对财务工作不重视
科研单位领导对财务工作在思想上就没有一个正确的意识，对于财政拨付的专项资金款认为不用进行核算成本，只记下流下帐即可，更不用计提折旧等，由于领导的不重视，再加之科研单位对于财务人员要求不严，所以在科研单位的财务管理方面表现为会计人员素质较低，原始凭证审核不严，会计科目混乱，会计核算不符合相关的制度要求等情况，严重影响了会计信息的真实性。
3.预算控制相对弱化
虽然科研单位对预算控制工作进行了严格的规定，但实际工作中还存着较大的问题，编制工作滞后，精确度较低，所以在支出时存在着较大的随意性，同时预算编制时缺乏科学性，从而导致在执行时调整频繁，使预算失去了原有的约束力，同时个别科研单位在预算执行时存在着较大的随意性，随意的改变预算的支出用途，所以在决算时与年初的预算存在着较大的差距。
4.专项资金管理存在问题
财政部分拨付给科研单位的都是专项资金，这部分资金应该专款专用，不允许挤占和挪用，但在实际科研单位的财务管理中，这部分资金被挤占的情况较多，科研单位的工作经费较为紧张，这样在实际工作中就导致把一些会议、培训、差旅费等一些费用挤进了专项资金的支出当中，使专项资金没有实现专款专用。
二、加强科研单位财务管理的措施
1.加强制度建设，规范财务管理
科研单位要从自己本身的业务特点出发，制订严格的财务管理制度，强化财务人员的业务素质，对各项支出都要进行严格的规范，严格规范科研经费的使用情况，做到专款专用，不得挪用和挤占。
不断完善科研单位的内部管理制度建设，加强财务管理人才的培养，从而不断的增强单位内部的竞争力，提高企业在市场竞争中的能力。
2.合理编制单位预算，加强收支管理
在科研单位的财务管理工作中，编制预算是一项重要的工作内容，这需要财务人员和科研人员一起进行研究，从而合理的编制科研经费的预算，从而达到科研经费的合理利用，保证收支平衡。
同时单位内部还要对预算计划进行详细的划分，具体到各部门、各项目、按月等进行细分，从而保证预算在日常财务收支中得以真正的落实。
在财务预算实施过程中，要做为科研单位的一项经济性工作来抓，从而及时发现预算执行过程中的问题，并及时进行处理，从而提高预算的管理水平。
在科研经费的使用过程中，要积极开展支出和收益的财务分析，从而及时的掌握经费的结存和使用情况。
3.构建科研单位财务内部控制措施
为改善当前科研单位的内部控制的状况，每个科研单位建立一整套符合本单位实际情况内部控制制度势在必行。
内部控制是一个单位为了保证各项经济活动的有效进行，保证信息质量真实可靠、保护资产安全完整和有效运用，促进法律法规有效遵循和发展战略得以实现等而由单位管理层及其员工共同实施的一个权责明确、制衡有力、动态改进的管理过程，健全合理的内部控制制度规范了单位的各项经济活动，覆盖了人、财、物全方位管理。
科研单位应结合自身特点和管理要求，依据《内部控制基本规范》中内控设计原则和方法制定科学合理、符合实际的内部控制制度。
(1)要以预算管理为核心，建立财务管理体系。
在科研事业单位，部门预算是事业单位必须执行的一项重要的国家政策及财务管理制度，带有很强的强制性和约束性。
做好单位的部门预算工作是做好单位内部控制工作的一个重要方面。
(2)要健全内部审计机构，加强队伍建设。
建立健全内部审计机构，培养一支业务精湛，作风过硬的内审队伍，是构建科研单位财务内部控制机制的组织人才保障。
(3)加强各方面的内部牵制制度。
科研单位内部各部门、各岗位应当进行明确的职责分工，建立严谨的岗位责任制，从而形成各司其职、协调配合的良好工作秩序。
在通常情况下，任何经济业务可以划分为五个步骤。
即授权、主办、批准、执行和记录。
(4)要加强国有资产的安全控制。
加强不相容岗位相分离，支出审批制度必须明确审批人对资金业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理资金业务的职责范围和工作要求。
4.加强事业单位的监督
单位的内部控制是一个过程，这个过程是通过纳入管理过程的大量制度及活动实施的。
因此，要确保内部控制制度被切实地执行且执行的效果良好，内部控制能够随时适应新情况等，内部控制就必须被监督。
监督是一种随着时间的推移而评估制度执行质量的过程，分为内部监督和外部监督。
5.内部审计和控制自我评估
内部审计帮助组织进行“软控制”环境的营造，成为内部过程的设计顾问，使成员能自觉地把办事准确和职业道德放在首位，形成监督内部控制其他环节的主要力量。
而控制自我评估指的是各单位不定期或定期地对自己的内控系统进行评估，其基本特征是关注经济活动的过程和控制的成效，由管理部门和职工共同进行，用结构化的方法开展评估活动。
6.促进和完善对单位内部控制体系的外部监督
这需要立法、执法、审计、监管诸方面对单位内控进行独立、客观、公正的研究，或制定准则，或提出指南，或提供框架和参考依据。
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