- 相关推荐
新型办公自动化系统功能结构
新型办公自动化系统功能结构【1】
摘 要：新型办公自动化系统通过网络技术，实现资源共享、高效协同的事务处理机制，建立一个即时有效的信息交流通道和高质量和高效率的信息网络，为领导提供一个方便有效的事件跟踪和监督手段，实现办公自动化、信息资源化、传输网络化和人性化管理。
关键词：办公自动化 结构设计 系统平台
当今办公系统中计算机、网络技术已经渗透到我们的日常工作中，大量的公文、报告、报表、数据等各类信息量越来越大。
传统的手工处理方式以及基本的计算机和网络技术的使用已经不能满足发展的需要，不能满足快速发展的信息化需求，迫切需要利用已经拥有的计算机、网络资源，实现办公的信息化，提高办公自动化系统的运行效率。
新型办公自动化系统将满足信息处理的需求。
1 实现新型办公自动化系统的意义
规范管理流程实现知识管理，有关的所有信息，包括科研、研究报告、档案、政策方针、法律法规、公文、工作计划、会议通知、新闻等各种信息由办公自动化的信息系统集中管理。
需要时可快速查询相关信息，再不会发生信息丢失的现象。
实时地了解到整个单位所发生的任何事情，所有职员的知识、经验记录在系统中，避免知识流失。
将整个单位的所有文档进行结构化的存储，并提供各种途径的查询功能。
建立各级知识库，将管理权限细化到不同类别的知识文档，分门户、分权限、个性化管理机构内部所有文档。
2 新型办公自动化系统功框架结构
新型办公自动化系统将建设一个通用的信息管理平台，平台主要包含五个主要部分：个人事务、公共事务、工作流程、信息交流和系统管理。
个人事务：主要是与个人办公及通讯有关的模块的整合。
公共事务：提供了公共事务与业务综合管理的相关模块，如公告发布、新闻发布等。
工作流程：可自定义流程的工作流功能。
信息交流：是单位内部进行交流的有力手段。
系统管理：用于规划本单位信息系统的结构、内容。
按照组织机构、业务分类、功能需要设计信息系统的菜单，按照用户所属的部门、角色、管理范围进行管理和权限指派。
信息管理平台主要目的是为用户提供一个自由设计符合个性化需要的信息管理系统，并且可以满足用户不断提高的信息化需求。
3 办公自动化系统功能模块设计
3.1 公文签批及审阅协同管理
主要以工作流模块实现公文的签批及审阅工作，主要通过工作流的设计、控制、办理以及特殊状态处理来实现流程的运转。
工作流设计主要以自定义表单和自定义流程两部分组成，系统中提供了丰富的表单控件组成及流程分支、权限等控制组成。
在工作流系统中，工作过程都可以通过 “流程”的定义来体现，流程分为固定流程和自由流程两种，固定流程由固定步骤组成，用户事先需定义好，自由流程无需定义流程步骤。
每个步骤都需要设定经办人、可写字段、下一步骤、转入转出条件等信息。
执行中的工作和已完成的工作，都可以通过工作查询功能进行查询。
3.2 文档管理与共享
文件共享和管理包括公共文件柜与网络硬盘主要模块。
公共文件柜可作为文档中心、规章制度管理中心和文件共享管理中心进行管理，在文件柜中可以建立无限多级文件夹，而且可以单独对每个文件夹进行权限设置，从而把不同文档柜赋予不同的部门或人员进行管理和维护。
可以分别按照人员、部门和角色来进行授权。
网络硬盘实现对服务器上文件的管理，并以访问、管理、新建和下载/打印权限进行细化授权，以人员、部门和角色为范围进行授权。
3.3 公共信息管理
公共信息包括公告通知、新闻等主要功能。
公告通知可以按照普通格式或者 MHT格式，按照部门、角色和人员选择发布范围，编辑器能很好的支持图文混排，并支持模板。
公告通知发布时，选定审批人，在该审批人的“公告通知审批”模块中即可见到待批公告列表，审批人点击“批准”或“不批准”完成审批。
点击“标题”即可进入公告详细内容。
新闻理和公告通知一样，可以按照普通格式或者MHT格式，按照部门、角色和人员选择发布范围，编辑器能很好的支持图文混排，并支持模板。
3.4 个人办公
个人办公主要包括个人文件柜和个人邮件两个主要功能。
个人文件柜可以分级、分目录存放个人文件，可以存放任意格式的文件，也可以把自己的文档方便共享给别人。
个人邮件分内部邮件和 Internet 邮件两部分。
内部邮件基于 OA 的数据库，与 Internet 邮件无缝集成在一起，可以同时向OA 内部用户和 Internet 邮箱发送邮件。
外部邮件实现收发、管理员工外部邮件的功能。
在系统服务器上建立邮件代理服务，可以自动接收外部的电子邮件，并分发给收件人。
员工提交的外部邮件，由代理服务器代理
发出。
3.5 计划管理
工作计划以“进度日志”来进行对计划的进度情况进行管理，并由不同的角色或参与者对工作日志进行查询或管理。
对在计划进行中领导、负责人和创建人可以对计划参与人的计划进度做批注。
工作日志是记录员工工作完成情况及日常工作记录的功能，日志采用 Html编辑器，具备一定的文字排版效果。
工作日志可以实现锁定、共享和领导点评功能。
工作日志查询时，是由具备日志管理权限的管理层对其管理范围内的员工工作记录的查询和点评功能，主要实现领导对员工工作的考核与
掌握。
4 结语
新型办公自动化系统坚持标准化、规范化原则，标准化、规范化是实现互联互通、资源共享的重要保障，可更好的实现数据文件共享、资源共享、互操作性、可移植性、一致的用户界面，从而使办公自动化系统(OA)能更好的与现有的信息系统进行无缝的结合，防止信息孤岛的产生。
参考文献
[1] 王立明.基于工作流的办公自动化系统设计[J].科技信息，2012(18).
[2] 赵英.有限状态机原理在OA系统中的运用[J].办公自动化，2012(8).
[3] 陈俊杰，赵春胜，高静.基于工作流技术的审计办公自动化系统的设计[J].内蒙古科技与经济，2012(9).
办公自动化系统【2】
摘 要办公自动化，英文 Office Automation，简称OA，是办公业务中基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，实现迅速、全方位的信息采集、处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。
关键词办公自动化;网络;信息安全;数据
1绪论
随着计算机网络技术的发展，我们的生活方式也在不断变化着。
办公自动化，英文 Office Automation，简称OA，是办公业务中基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。
2办公自动化的功能需求
1)建立内部的通信平台。
建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。
提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求。
在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子系统，如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等。
2)确立信息发布。
在单位内部网络上建立一个及时的信息发布和数据交流的平台，例如内网公告、单位新闻简报、企业内部短信通知、工作技术交流等内容。
3)建立科室之间的业务办公流程自动化。
业务办公流程就是一个科室的人员为完成某一项业务工作，与其他科室人员之间进行的网上业务互动。
如业务主发起人通过办公系统进行公文拟稿，经别的主管科室领导进行审批或其他科室协同办公后，再发还给业务主发起人。
3办公自动化的设计
1)设计原则。
①在组织内部构建通信平台(如电子邮件系统、电子论坛等)，工作人员之间建立网上协同工作;②要求企业可以在办公网络中，以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段，具有公文管理、档案管理、会议管理等模块，并可实现手机短信提醒、全文批注、手写签名、电子印章、移动办公等功能。
实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化，为办公和领导决策提供服务;③要求企业可以在外网上建立自己的网站，用于发布信息、数据收集等。
2)系统构架。
办公管理系统是采用B/S(BROWSER/SERVER)结构，实现整个企业的信息化管理。
这种系统的优势在于系统简单，功能强大，扩展能力良好以及跨地域操作性能。
B/S模式通过公网进行通信，客户的登录界面是通过IE来实现，一少部分的工作内容在浏览器的前部分进行实现，并且使其主要的工作内容是机房的服务器端进行实施，这样就减少了客户端电脑工作的负担，降低了用户的总体成本。
由于系统数据的实时性要求并不高，因此采用B/S结构比较合理。
3)设计技术与开发环境。
办公信息管理系统采用的设计技术和软件有：Dreamweaver页面设计软，Photoshop图像处理软件，MyEclipse为主要开发软件，JSP结合JavaBeans的动态页面制作技术以及SQLServer 2000数据库管理系统。
JSP(Java Server Pages)是目前十分流行的一种技术，主要运行于开发服务端的脚本程序和动态生成系统的内容。
JSP是一种全新的技术，它借助了ASP的许多优点，同时JSP使用灵活而强大的Java语言，实现了与平台无关的特性。
JSP在众多的动态页面技术中是最优秀的，也是未来发展的必然趋势。
它具有内容的生成和显示进行分离，采用标签简化页面开发，一次编写，大大简化了整个程序的编写，提高了程序编写的安全性，并使程序编写过程更为规范。
4)系统数据库设计。
①数据库结构设计。
数据结构是网络计算机存储、管理数据的方式。
数据结构指同一种类的数据元素中，各元素之间的相互关系，包括三个组成成分，数据的逻辑结构，数据的存储结构和数据运算结构;②数据库逻辑设计。
数据库逻辑设计包括所需的实体和关系，实体规范化等工作。
设计的后半段则是数据库物理设计，包括选择数据库产品，确定数据库实体属性(字段)、数据类型、长度、精度确定等。
4办公自动化系统的安全
在办公自动化系统安全上提出下面几类主要的防范方法。
1)加强机房管理。
对单位机房的网管人员要做好选择和日常考察，采取一定的手段来严格控制网络管理员的权限，结合单位机房内部的软、硬件系统，服务器系统和硬盘数据等各个方面的安全问题进行教育，提高网络管理人员的个人素质和技术素质。
2)建立访问控制策略。
访问控制策略是网络系统安全防范和保护的主要策略，其任务主要是保证网络数据内容不被非法篡改和使用。
网络安全策略包括很多种类：有用户名和口令的认证，操作权限的设置，还有管理员对目录和文件的属性控制策略等。
3)建立日志审计。
对所有合法登录用户的操作情况进行跟踪记录。
对非法用户，要求系统能够自动记录其登录次数，时间，IP地址等信息，能够使工作人员根据计算机的系统日志信息，监控网络的非法行为，对其采取必要的防控措施。
4)建立防火墙。
防火墙是一种网络安全保障手段，是讨论网络通信时执行的一种访问控制标尺，它主要是控制入、出一个网络权限，迫使所有的连接都进过这样的检查。
5总结和展望
现今，计算机网络技术和设备的迅猛发展，对信息数据处理的应用范围有了明显提高，对单位的办公自动系统建设标准也有了更高的要求。
网络通信也在进一步的扩大，给企业的异地办公提供了跟有效和节约的便利条件。
通过信息处理和信息通信两者的紧密结合，使办公室自动化技术具有更高的效能，也是办公室自动化技术发展的重要趋势。
参考文献
[1]张锐昕.办公自动化概论[M].清华大学出版社,2005.
[2]杨学瑜.JSP入门与提高[M].清华大学出版社,2004.
[3]萨师煊.数据库系统概论[M].高等教育出版社,2004.
新时期办公自动化管理系统功能分析设计【3】
摘要：数据库、网络等计算机技术的快速发展促进了办公自动化普及和推广，许多企事业单位已经开发了办公自动化管理系统，其可以有效满足企业的经营业务、日常办公需求，实现了业务流程的电子化、信息化和自动化，创造了一个高效率的集成办公环境，可以大大地提升企事业单位的信息化水平，具有重要的作用。
文章重点介绍了办公自动化系统的主要功能，详细地分析了工作流技术的应用。
关键词：办公自动化;公文管理;邮件管理;工作流
1引言
网络技术和数据库管理技术的快速发展和改进，有力地促进了办公自动化管理系统的拓展，其已经在电子政务、电子商务、通信运营、金融证券等行业得到了广泛的应用。
办公自动化管理系统又叫OA系统，该系统是一个动态概念，其伴随着通信技术、计算机技术的发展，OA系统已经开发了更多的功能，充实了系统。
随着新时期的到来，信息化已经成为当前社会发展的主要动力，办公自动化管理系统结合了先进的计算机技术而发生了非常大的变化。
办公自动化管理系统不但在技术上进行了变革，而且引入了更新的管理理念和管理思想，其面对复杂易变的外部环境时，打破了传统的、严格的部门分工，使企业在飞速发展的过程中表现的跨区域、多项目以及集团化的发展受到地域、时间以及部门间的制约带的信息性孤岛得以打破，提高了企业整体的前进速度与整体的竞争力。
2办公自动化管理系统功能分析
办公自动化管理系统在不同的企业拥有不同的功能，其可以根据企业的具体工作事务进行修改，但公文管理、工作管理、邮件管理和综合事务管理是办公自动化系统的通用功能。
(1)工作管理。
工作管理可以根据员工自身的办公情况，为员工设计一种协同、共享、自动和流程的功能，可以方便员工工作。
常见的工作管理系统包含代办事务管理、工作进程跟踪管理、流程传阅管理、绩效考核管理等功能。
(2)综合事务管理。
综合事务管理可以让员工更好地管理公司的综合事务、公共事务，比如可以实现公司的合同管理、用车管理等，确保公司高效化运转。
具体的，综合事务管理的关键功能分别是请假管理功能、合同会签管理功能、用车管理功能、内部人事审批管理功能、内部审批管理功能等五个重要方面，以便帮助用户实现综合业务处理。
(3)公文管理。
公文管理可以有效地帮助企业规范公文收发管理流程，并且可以有效地保管曾经发送的公文，能够提高公文业务管理的智能化、流程化和自动化，可以非常方便地管理公文信息。
公文管理子系统的主要功能包括发文管理、收文管理、转发间管理等3个关键功能模块。
(4)电子邮件管理。
电子邮件管理可以有效地帮助企业员工管理相关的邮件信息，主要功能包括新建邮件、收件箱管理和垃圾箱管理等主要功能。
(5)新闻信息资源管理。
新闻信息资源管理可以有效地帮助企业员工管理相关的新闻数据资源，实现企业新闻信息资源的共享，以便能够提高企业新闻资源管理的信息化水平。
具体的，新闻信息资源模块主要功能包括新闻信息发布管理、新闻资源中心管理和新闻传阅专区管理等主要功能。
3工作流技术办公自动化管理系统中的应用
工作流技术已经在很多业务流程管理中得到了大量运用和实践，目前较为主流的工作流技术包括产品数据管理技术、办公自动化技术、企业资源计划技术、业务流程建模与分析技术。
工作流管理系统是一种在工作流逻辑带动下，经过软件的运行来完成定义、管理和执行的任务流程。
通常情况下，工作流管理系统由两个非常重要的组件组合而成，分别是工作流执行部分和工作流建模部分。
工作流建模组件可以为工作流建模人员提供一个非常理想的建模环境，在这个环境中用户可以定义、分析、管理相关的工作流模型;工作流执行组件可以为用户提供一个创建、执行和管理工作流的运行环境，在工作流执行过程中，工作流执行组件可以为用户或者外部用户，从而完成一个工作流执行的流程。
除此之外，工作流管理系统还能提供一些实例监控和跟踪系统。
目前，工作流在办公自动化管理过程中，可以采用的子系统包括以下几个方面：
(1)电子邮件应用：电子邮件可以为同一个团队以及不同团队之间提供一个发布信息和信息传递的功能。
工作流技术可以在电子邮件系统中增加不同的路径指令，这些命令可以明确邮件接受者的次序，工作流管理系统中的Lotus Notes功能实现了可移植l生强、可变形较高的电子邮件管理机制。
(2)群件管理应用：群件管理可以采用工作流技术，以便能够提高群件中各个成员的通信能力，实现日志存取、计划协调、公告流转等高效运行，进一步改善办公自动化水平。
(3)文档管理系统：文档管理系统可以通过使用工作流方法来管理整个使用周期的电子文书档案，以便建立修改传递存档，提供用户查询检索催办和销毁等技术。
(4)业务处理工程：业务处理工程可以用来管理企业的核心业务功能，对其进行分析、建模和重定义，保证业务处理工程进行必要的业务支持，业务处理工程还可以支持结构化系统的扩容升级性能。
(5)基于事务的应用流程：基于事务的应用流程可以使用工作流控制相关的工作处理次序，也就是在合适的时间点启动相关的业务处理过程。
4办公自动化管理系统架构设计
4.1系统整体功能架构设计
办公自动化管理系统整体功能架构设计过程中，通常采用2种架构模式，分布式C/S体系架构和B/S架构。
C/S体系架构是一种常用的软件体系架构，在该架构中，服务器是一个网络的核心，客户端是网络的基础条件和前提，客户端可以依赖服务器获取网络需要的资源和数据。
目前，许多众多用户使用的计算机硬件配置的非常强大，可以有效的帮助服务器处理逻辑业务，其可以帮助用户解决服务器的压力，降低服务器系统的通信需求，降低系统的开销要求。
B/S体系架构与C/S架构不同，其不需要安装一个客户端软件，用户登录浏览器，通过输入办公自动化管理系统的网络地址，点击打开即可完成登录操作。
所有的客户端层面都不需要安装，作为一个3层的分布式管理系统软件，由于其自身的有效性，所有的操作都能够通过服务器进行处理，在客户层的用户浏览器上做的操作处理很少，浏览器只需要接收用户的逻辑业务请求即可，将其转换为web业务处理流程，发送到客户的浏览器界面上，就可以实现用户的使用较为顺利。
B/S体系架构可以把分布式管理系统分为3个逻辑独立的层次结构，分别是分布式管理系统的客户端的表示层、Web业务处理的功能层、数据库处理的数据层，在系统运行过程中，B/S模式的每一个层次都可以独立的完成相关的逻辑业务处理工作，其可以把相关的请求发送到下一个逻辑业务请求处理层次，并且把处理得到的结果返回到上一个层次结构，并且把相关的业务集成在一起，就可以实现用户的请求管理操作，具体的每一个层次的描述如下所示：
(1)第1层是表示层：B/S模式中，表示层就是和用户进行接触、给用户提供请求信息输入的层次，此层功能就是先接受其用户的业务请求，且把用户请求传送于第二层中间层，也就是逻辑层，之后再接受其逻辑层所返回的处理结果，并把信息显示于用户客户端，呈现于用户来浏览。
此表示层是处于用户端的，使用方能利用其IE浏览页面来发送请求，而且能够接受到处理的结果。
(2)第2层是功能层：该层在WEB服务器之上，功能主要是对表示层所传送来的应用请求进行处理，并在业务逻辑的处理过程中，可以实时的检测到用户的逻辑业务请求，发现系统中存在的逻辑业务处理功能，实现系统的数据处理，比如可以解析出来系统相关的SOL处理语言，并且对系统的程序进行操作，反馈给表示层，并把请求处理的结果返回到客户端表示层。
(3)第3层是数据层：B/S架构里，数据库的服务器端就是数据层，功能主要是对逻辑层传送来的应用数据请求进行处理，数据库的操作引擎实现了此层数据处理的过程，具备庞大的数据操作的性能，可以对数据库进行查询、更新等操作，并且把数据操作的结果返回于系统逻辑层，进而返回给客户端的表示层，把操作的结果提供给用户浏览。
4.2系统软硬件部署架构设计
办公自动化管理系统在运行过程中，需要满足相关的硬件部署和配置，主要包括静态部署和动态部署两个重要方面。
4.2.1静态系统部署
由于办公自动化管理系统的许多静态内容可以通过网络架构中的各个节点进行缓存，使用多种方式获取缓存内容，比如，浏览器请求的内容可以通过其归属的客户端、或者IDC分布式文件服务器、或者附近的CDN网络服务器节点、或者IDC中心服务器进行获取，IE浏览器在获取静态内容的过程中，大大地降低IDC中心服务器的数据访问读写压力。
4.2.2动态系统部署
对于办公自动化管理系统来讲，其需要满足用户访问动态信息的功能，动态内容是根据服务器上的应用系统发出的某种请求，按照解析规则生成的响应内容，动态内容生成的频次是无法确定的，并且动态内容生成的时限也是不完全相同的，有的要求的时限短，比如实时『生获取办公自动化管理系统某种逻辑业务的请求，有些应用请求的时限比较宽松。
对于响应速度要求较高的系统就需要系统具有高效的优化过程，以便能够提高优化效果，比如可以进行算法优化、数据库连接优化、系统部署架构优化等。
通过对办公自动化管理系统进行认真的需求分析，本文系统架构部署如图1所示。
5结语
传统办公自动化管理系统功能单一，系统技术含量较低，因此无法充分发挥出办公自动化性能。
随着工作流、云计算、大数据、神经网络、移动计算等技术的快速发展，新时期办公自动化管理系统能够有效地将企业电子邮件系统、信息资源系统、公文管理系统、综合事务管理系统、个人事务管理系统和全文检索系统等集成在一起，整合企业资源，实现了资源共享，方便企业运行管理。
【新型办公自动化系统功能结构】相关文章：
移动闭塞的原理、系统结构及功能10-07
学习方法的要素及结构和功能10-09
试论办公室系统的协调功能10-08
办公自动化系统中的安全性10-05
新型玻璃磨边机数控系统10-05
工商管理办公自动化系统的实现论文10-12
地铁站段办公自动化系统网络的建设10-05
数据管理系统的分类、功能与应用10-07
飞机结构与系统维修求职简历模板10-07