办公自动化对现代文秘的影响

时间：2022-10-05 17:55:16 计算机应用论文我要投稿

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办公自动化对现代文秘的影响

　　办公自动化对现代文秘的影响【1】

　　【摘要】推行办公自动化，是提高行政工作效率和管理水平的重要手段。

　　办公自动化对开展办公室秘书工作无疑具有积极作用，但任何东西都是一把双刃剑，在享受办公自动化为秘书工作带来高效与便捷的同时，它的消极影响同样值得我们反思，并找出相应的解决策略。

　　【关键词】办公自动化;积极作用;消极影响;解决策略

　　一、办公自动化概述

　　(一)办公自动化

　　办公自动化(Office Automation，简称 OA)是一项综合性技术，利用计算机、通信和自动控制等技术与设备，实现办公业务的自动化。

　　现代办公自动化系统是由计算机、通信网络和自动化办公设备以及相应的软件所组成的人机信息处理系统。

　　(二)办公自动化系统的主要功能

　　1.文字处理。

　　2.数据处理。

　　3.资料处理。

　　4.行政事务处理。

　　5.网络通信。

　　6.其他，如信息管理、辅助决策、专家系统等功能。

　　二、办公自动化对现代文秘工作产生的积极作用

　　(一)有利于提高现代文秘办理公文的效率

　　传递、办理公文是文秘的常规工作。

　　应用办公自动化后，办公室秘书人员可以在第一时间将收到的文件扫描，通过办公自动化系统分别或同时发送给不同的领导批阅。

　　领导可以随时随地对文件进行浏览、批示，即使领导在外出差、开会，也能充分利用网络处理各种大小事务，不会影响工作进展，极大地提高了工作效率。

　　(二)方便文件归档、查阅，信息资源共享更为便捷

　　秘书在工作中经常需要查阅大量文件资料，有时甚至需要看多年前的文件。

　　传统的方式基本是将资料以纸质档案的形式存储，秘书人员每次查阅都要花费大量时间去查找翻阅所需文件。

　　应用办公自动化后，除了纸质存档之外，秘书人员也可以直接在计算机上对文件进行电子归档，方便自己以及其他秘书人员日后查阅，提高秘书人员的工作质量和效率，同时也使得信息资源共享更为便捷。

　　(三)有利于办公室秘书人员之间的协同合作

　　办公室工作涉及到多个环节，通常需要多个办公室秘书之间相互协作才能完成。

　　比如紧急通知或文件，需要多个秘书人员共同处理，传统的办公模式效率太低，浪费的时间也比较多。

　　应用办公自动化后，可以直接在办公自动化系统上进行文件的群发和共享，以最快的时间内传递到相关部门和人员，为秘书工作的及时性提供有力保证。

　　三、办公自动化对现代文秘工作产生的消极影响

　　(一)工作的保密性难度加大

　　办公自动化系统的特点就是数据共享。

　　而共享度越高，保密工作就越做。

　　随着网络技术飞速发展，各种先进技术加入到现代窃密活动中，办公自动化系统保密技术防范工作稍微不到位，就可能造成办公自动化系统被黑客攻击、入侵，信息被修改，甚至造成泄密。

　　此外，文秘工作上的疏忽也可能造成泄密，如用存储介质，废弃的打印纸等资料都可能留有秘密信息资料，计算机报修、报废时硬盘中含有涉密数据和信息，这些如没有妥善处理，就会造成泄密。

　　(二)过分依赖办公自动化容易使文秘工作陷入被动状态

　　办公自动化的应用使文秘工作越来越离不开计算机和网络平台，如果平时没有养成备份文件资料的良好习惯，计算机一旦发生故障或遭受病毒攻击，或者是遇到停电、计算机或网络发生故障等，将会严重影响正常工作的开展。

　　此外，许多资料可以从网络轻松下载、拷贝，会诱导文秘人员养成惰性，这不但降低秘书工作的积极性和主动性，也会使自身的创造性思维得不到良好的发展，也不利于自身发展。

　　(三)办公自动化对文秘人员的身体健康带来危害

　　办公自动化是借助计算机、复印机、打印机等自动化办公设备来实现的。

　　这些先进的办公设备虽然操作便捷，效率高，但是给文秘带来的负面影响也是不容忽视的，这些设备往往辐射性强，长时间接触会导致各种疾病，造成身体上的危害。

　　同时，办公室文秘因工作的特殊性会长时间保持坐姿，也难免会产生颈椎病等职业病，对身体健康带来危害。

　　四、解决策略

　　(一)做好保密工作，维护办公自动化系统的安全

　　维护办公自动化系统安全是文秘的责任，文秘资料员要加强办公自动化系统安全技术方面的工作，在计算机上安装杀毒软件并及时更新病毒库，建立安全预警机制，减少网络入侵的威胁;在数据库、物理设备、服务器的数据上采取必要的保护措施。

　　此外，文秘资料员要及时了解办公自动化设备方面窃密与反窃密的情况，增强保密意识，积极参加有关保密技能的教育培训活动，熟练掌握、运用各种办公自动化设备，提高做好办公自动化中保密工作的自觉性和技术水平，防止泄密事件的发生。

　　(二)合理应用办公自动化系统，避免过分依赖

　　文秘人员要转变观念，积极学习先进的办公自动化技术，不断提高办公自动化操作水平，以适应新时期办公自动化的要求。

　　同时，文秘人员要合理应用办公自动化系统，避免过分依赖。

　　文秘资料员要养成务实的工作作风，掌握第一手材料，把传统工作环节和先进的自动化手段相结合，真正提高工作效率。

　　(三)加强体育锻炼，养成良好的生活习惯

　　体育锻炼对身体健康的重要性我们不言而喻，加强体育锻炼不仅有助于我们形成强健的体格，让我们有更充沛的精力投入到办公室的文秘工作中，还有助于我们缓解工作压力，将乐观积极的工作态度带到办公室中。

　　文秘人员可以充分利用倒茶的几分钟舒展自己的身体，避免长时间端坐，也可以利用上下班的时间，尽量爬楼梯，不乘坐电梯，达到锻炼的目的，总之，方法很多，关键是要有锻炼的意识。

　　(四)强化学习意识，提升自身能力

　　办公自动化是一个高效的人机交互系统，在这个系统中，具有现代思想和技能的人始终是活动的主体。

　　作为秘书工作人员，不仅要积极参加办公自动化方面的培训，掌握一定的计算机软硬件知识。

　　还要学习秘书工作的业务知识在实际工作中加以运用，更要加强办公自动化理论学习，接触尽可能多的新技术，完善自己的知识结构。

　　秘书工作错综复杂，千头万绪，秘书人员不仅要掌握电脑、传真机、复印机等现代办公手段，尤其要掌握计算机信息处理技术和网络技术，熟练使用办公自动化软件 (如 Word、Excel等)，以适应新环境对高校秘书的新要求，充分发挥文秘职能。

　　办公自动化环境下的现代企业文秘工作【2】

　　摘要：随着社会生产力的发展，人类社会已经进入了高速发展的信息时代，产业结构也在向信息化迈进，企业办公也朝着无纸化、信息化、网络化转变。

　　在这样的大环境下，传统文秘工作中存在着的许多弊端，无法满足现代办公需求。

　　由此，办公自动化作为一种可以有效提高工作效率和质量的科学应运而生。

　　办公自动化改变了传统文秘工作的手工的办公模式。

　　办公自动化在文秘工作中的应用，使得文秘工作者，从繁杂的事物和程序中得到解放，将更多地时间和精力，投入到具体工作中，提高了工作质量、优化了工作方式，适应了当前社会的需要。

　　关键词：办公自动化文秘工作文字管理档案管理信息管理

　　一、现代文秘工作的特点

　　随着企业信息化的到来，现代文秘工作较以往传统文秘工作有了较大的变化。

　　许多事务工作，如速记、誊写、发文等已经由人为的手工作业向计算机网络管理转变，伴随着(Word、Excel 、Powerpoint等计算机办公软件)的广泛使用，使得大量的财务报表、会议安排、办公文件等具体繁杂的日常管理工作趋于简单化、规范化和智能化。

　　在信息高速膨胀的今天，网络通信技术和计算机技术的融入，信息的搜集与利用显的越来越重要，如何作好信息化社会大环境中的秘书工作，如何使秘书工作人员在本职岗位上发挥自身应有的作用，已经成为一个不可争议的话题。

　　因此，办公自动化已成为现代文秘工作者的最大特点，文秘工作已经进行了高速发展的办公自动化时代。

　　二、办公自动化的内涵、功能与作用

　　办公自动化，简称 OA，是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，由各种办公设备和人机信息系统来协助完成各种常规的人的办公业务活动，完成办公信息处理的自动化，在充分利用信息资源的同时，提高了工作效率，最终达到提高生产率的目的。

　　办公自动化的概念，70年代未80年代初已经出现，近20年的发展使得办公自动化的内涵不断地丰富和发展。

　　现如今办公自动化是一个包含数据、文字、办公事务处理、管理信息系统、决策支持系统和网络信息系统在内的综合一体的办公自动化系统。

　　1.使得内部信息交流更方便、畅通。

　　通过在单位内部建立局域网，使得内部通信、制度信息、文件传阅、会议安排等信息交流更加方便和畅通，避免了文秘工作者人为传递时的费时费力。

　　2.使得信息发布具有时效性。

　　通过公司内部局域网的信息发布，使得诸如重要通知通告、文件精神、新闻简讯等重要事项，能够在公司范围内得到广泛而及时地的传播，为文秘工作减轻了压力。

　　3.工作流程的自动化、规范化。

　　主要体现在对公文的起草、处理、收发文、各种审批、请示、汇报流程等方面，较以往人为繁杂的程序，通过网络快速的实现工作流程的自动化、规范化，不仅规范了各项工作流程，还大大提高了文秘工作者的工作效率。

　　4.文档管理程序化。

　　可使各类文档能够按权限、时间、分类等性质进行保存、共享和使用，快速的文档查找，使得文秘工作更加细致和严谨。

　　三、办公自动化给文秘工作带来的影响

　　办公自动化使传统的抄抄写写式的文秘工作方式受到极大的冲击，迫使文秘人员提高工作效率，改变工作方式与之相适应。

　　1.信息处理的快捷、简便化。

　　通过办公自动化信息系统，文秘工作者可以通过公司内部网络和信息系统，快速的阅读和下载自己所需的文件资料、规章制度、会议安排，及时接收领导通过OA系统审批和传阅的文件，并按照相关要求及时进行修改和处理。

　　2.各种财务、人事报表和相关数据处理方面。

　　文秘工作者可以直接从公司内部相关信息平台上采集、提取数据，避免了以往人为收集和统计数据时，时间、精力的耗费，以及人为测算数据时的产生的误差。

　　办公自动化系统可以快速、高效、准确地处理各种统计数据。

　　并且能够按照人的意愿将数据转换成各类图表，使得数据分析更具直观化、准确化。

　　3.收发文件和档案管理方面，依据企业对文件管理的流程，可以在办公系统中设置文件审批流程，按照办公发文要求，文秘工作者在起草好文件以后，不需要离开办公室就可以直接将文件点发给相关领导进行审批，审核修改后的文件可由领导电子签发，同时系统依据文件性质自动存档，方便今后的管理和查阅，整个收发文过程非常的简便和流畅，也大大的减少和避免了过去手动操作时人为地推诿和拖延，利用网络高效率传递，极大地的提高了办公效率。

　　4.办理会务工作方面。

　　企业会务工作看似简单实则复杂，涉及面多，一旦考虑不周全，就会影响整个会议的开展，通过办公自动化系统中的电子日程表安排会议，能使繁杂的会务工作变的简单、规范，能使文秘工作者轻易应付大量会议。

　　四、提高文秘工作水平，实现文秘工作现代化

　　1.建立规范而详实的文秘工作岗位职责。

　　制定办公自动化条件下科学、规范、详实的岗位职责，能严格规范文秘工作者的工作内容和流程，明确岗位职责。

　　实现文秘工作的办公自动化，尤其是像公文处理、档案管理等工作，具有较强的工作流程，即使采用了各类办公自动化系统，也要严格按照制度要求，进行审批和规范处理，最总达到办公自动化与传统文秘工作的真正结合。

　　2.提高文秘工作者个人的素质和修养。

　　首先在日常的工作中要不断地积累和完善本岗位专业知识和业务技能，文秘工作者不仅要掌握计算机、传真机、复印机、打印机等现代办公设备，尤其要熟悉计算机信息处理技术和网络技术，熟练使用( Word、Excel 、Powerpoint)等办公自动化软件;其次，注重文秘所需相关知识的积累，公文写作知识、文秘专业素质、社会科学等知识的学习，不仅能陶冶情操，还能创新工作方法，提高工作效率;第三，注重个人修养。

　　言行举止、穿衣打扮都要与自己的气质和身份向符合，从细节体现文秘工作者的工作态度。

　　3.从思想上识到办公自动化实现的必要性和长远性。

　　在办公自动化环境中，从容高效地处理业务工作，使文秘工作者有更多的时间和精力思考工作的改进和创新，真正意义上提高工作效率。

　　文秘工作的现代化不是一蹴而就，是一个不断积累和逐步改进和提高的过程。

　　如果文秘工作者仍然按照传统的工作方式开展工作，不懂得使用现代化办公信息系统，就会影响和制约企业的发展。

　　跟不上时代发展的要求，必然会被时代所淘汰，只有建立完善的办公自动化体系，才能使文秘工作呈现快节奏、高效率的崭新局面

　　参考文献：

　　[1]顾孝华.《现代秘书》.上海科学技术出版社，2005 年 6 月版

　　[2]杨洪山.《办公自动化与秘书工作》.上海交通大学出版社，2007 年 4 月版

　　[3]袁维国.《秘书学》.高等教育大学出版社，2006 年 9 月版

　　[4]陈冠任.《顶尖秘书》.当代中国出版社，2002 年 4 月版

　　办公自动化对高校文秘资料员工作的作用【3】

　　摘要：办公自动化对高校文秘资料员工作的规范化、标准化和科学化提出新的要求。

　　本文阐述了办公自动化对高校文秘资料员工作的影响，力求扬长避短，因势利导，切实有效地应用好高校办公自动化体系。

　　关键词：高校办公自动化文秘资料员作用

　　办公自动化(Office Automation，简称OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。

　　对高校文秘资料员的工作而言，办公自动化的内涵是文秘资料员利用先进的计算机技术、通信技术、信息技术和软科学技术，通过各种办公设备和人机信息系统来完成领导交办的任务，实现职能部门与教学部门之间的联系工作。

　　它的实现使高校文秘资料员的工作流程规范化、标准化，提高了工作效率，促进管理工作的改革。

　　OA的广泛应用使高校文秘资料员的工作发生了前所未有的变化。

　　一、办公自动化对高校文秘资料员工作的积极作用

　　1.极大地提高工作效率。

　　接收、传递、发送公文是高校文秘资料员的常规工作。

　　在传统的公文处理中，高校文秘资料员要将来自上级的文件进行整理、分类，然后传递给领导批阅，并按照领导指示对公文进行处理。

　　采取人工的方式完成这一过程，步骤繁多，在传阅途中逗留较长的时间，容易耽误工作进度，甚至有的文件在领导还未传阅时就过了文件规定的办理时限，直接造成严重影响。

　　在传统的公文处理中，部门发文领导必须在纸质发文单上签发，否则文件不能下发，如果遇到领导出差或不在办公室，就会在发文时间上造成延误。

　　采用办公自动化，文秘资料员如果收到电子文件通过学校的办公自动化系统发送给领导批阅。

　　如果收到上级纸质文件，可以第一时间将收到的文件扫描，也可以通过学校的办公自动化系统发送给领导批阅。

　　部门发文，即使领导出差在外，也可以利用网络进行签发，极大地提高了工作效率。

　　2.有利于提高文秘资料员的业务素质。

　　办公自动化以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的网络通信技术，广泛迅速地收集整理、加工存储和提取使用信息，使内部各单位方便快捷地共享信息。

　　但人是办公自动化系统第一因素，办公自动化的实现从方方面面对高校文秘资料员工作提出了新的挑战。

　　如何正确运用好办公自动化提高工作效率，是摆在每一位高校文秘资料员面前的问题。

　　它时刻要求文秘资料员进行业务知识的学习，不断提高业务素质，熟练掌握应用自动化办公设备和技术的能力。

　　因此，文秘资料员必须经常参加相关业务知识的学习和培训，提高自身业务水平，这样才能更好地适应现代办公自动化的需要。

　　3.文件归档、查阅更加方便快捷。

　　在传统的方法中，高校的文件等资料基本以纸质档案的形式存储在学校档案室，文件归档、查阅都需人工完成，每年要花费大量的人力、物力来做归档工作，加上文件资料年限长、数量多，查阅很费劲，有时还查找不到所需的文件资料。

　　应用办公自动化后，除了纸质存档之外，文秘资料员还可以直接在计算机上终端对文件进行电子归档，方便领导以及本单位工作人员日后查阅。

　　在查询条件中支持标题、主题词、文号、时间、内容等方式查询，大大提高文秘资料员的工作质量和效率，同时也有效提高了文件的规范化管理，避免了由于文件过多而造成文件丢失或查找困难的现象发生。

　　4.有利于工作方法的改进。

　　实现办公自动化后，传统的工作方式发生了重大变化，原先成堆的文件和纸张逐步被现代化的办公设备和电子文件所取代，工作方法也随之改变。

　　学校工作涉及的环节比较多，往往需要多部门协作才能完成。

　　如果采用传统的模式，往往耽误了时间。

　　如果采用办公自动化后，可以直接在学校的办公自动化系统上进行信息的群发、文件共享等，很短的时间内就能传递到相关部门和人员。

　　二、办公自动化对文秘资料员工作的消极影响

　　1.工作的保密性难度加大。

　　办公自动化系统的特点就是数据共享，数据共享程度越高，保密工作的隐患就越大。

　　随着网络技术飞速发展，激光技术、人造卫星、红外遥感等技术加入到现代窃密活动中，如果办公自动化系统保密技术防范工作不到位，防范不严密，就可能造成办公自动化系统被黑客攻击、入侵，信息被修改，甚至造成泄密。

　　此外，文秘资料员工作上的疏忽也可能造成泄密，如用过的磁盘、U盘、移动硬盘等存储介质，废弃的打印纸等资料都可能留有秘密信息资料，计算机报修、报废时硬盘中含有涉密数据和信息，这些如没有妥善处理，就会造成泄密。

　　2.过分依赖办公自动化容易使工作无所适从。

　　过分依赖办公自动化系统不仅容易使文秘资料员工作陷入被动，而且容易使文秘资料员的工作无所适从。

　　办公自动化的应用使文秘资料员工作越来越离不开计算机和网络平台，如果平时没有养成备份文件资料的良好习惯，计算机一旦发生故障或遭受病毒攻击，信息资料无法恢复，将严重影响正常工作的开展。

　　另外，许多资料可以从网络轻松下载、拷贝，也会养成不踏实的工作作风。

　　因此，过分依赖办公自动化系统，如遇到停电、计算机或网络发生故障，工作将无所适从。

　　3.在办公自动化系统中使用公章存在较大安全隐患。

　　在传统的方法中，文件、各类证明以及各种业务往来等纸质资料都需要加盖单位公章，文秘资料员可以严格按照学校有关规定使用公章，可控性强。

　　采用办公自动化后，许多电子文档虽然可以通过扫描等技术手段使用电子印章，但这种电子印章很容易被盗用，是极不安全的，一般不使用。

　　三、扬长避短，发挥好办公自动化的积极作用

　　1.加强业务学习，提高文秘资料员的业务技能。

　　高校办公自动化系统是否能发挥应用的功能，关键因素是人。

　　办公自动化是一个人机交互系统，其功能的发挥必须在人的干预和控制下才能实现。

　　如发文流程中，文秘资料员不仅要熟练掌握公文格式，还要掌握计算机信息处理技术和网络技术，熟练使用办公自动化软件。

　　因此，文秘资料员必须具备办公自动化所要求的素质与技能。

　　文秘资料员必须认真学习办公自动化软件技术、计算机信息处理技术、网络技术和公文处理等相关知识，并在实践中不断摸索，全面提高业务技能。

　　2.做好保密工作，维护办公自动化系统的安全。

　　维护办公自动化系统安全是文秘资料员的责任，面对网络技术的飞速发展、泄密渠道日益增多、窃密手段不断现代化的新特点，办公自动化保密难度也随之加大。

　　文秘资料员要加强办公自动化系统安全技术方面的工作，在计算机上安装杀毒软件并及时更新病毒库，建立安全预警机制，减少网络入侵的威胁;在数据库、物理设备、服务器的数据上采取必要的保护措施。

　　3.合理应用，避免过分依赖办公自动化系统。

　　过分依赖办公自动化系统会使文秘资料员的工作陷入被动。

　　文秘资料员要转变观念，积极学习先进的办公自动化技术，不断提高办公自动化操作水平，以适应新时期办公自动化的要求。

　　同时，文秘资料员要合理应用，避免过分依赖办公自动化系统，及时备份相关信息资料。

　　文秘资料员要养成务实的工作作风，掌握第一手材料，把办公自动化与传统文秘资料工作有效结合，在工作中争取主动。

　　总之，文秘资料员在办公自动化实施过程中，要扬长避短，既要充分发挥办公自动化的积极作用，又要克服办公自动化带来的消极影响，积极发挥主观能动性，这样就能切实有效地应用好高校办公自动化体系。

　　参考文献：

　　[1]黄智军.加强高校办公自动化建设的措施[J].教研教改,2009,3

　　[2]赵育莹.高校办公自动化势在必行[J].科技与管理,2001,2

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