- 相关推荐
办公室秘书的电话礼仪常识
在日常工作中,掌握了接听电话的礼仪,让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情,通话结束后,对方会对您公司有极佳的印象,以下是学习啦小编为大家整理的关于办公室秘书的电话礼仪,供大家参考!
接电话技巧:
■用左手接听电话,右手边准备纸笔,便于随时记录有用信息。
听到电话铃响若是嘴里在吃东西应该停止,若是在与同事打闹嬉戏也应等情绪平稳后再接电话,不要边吃东西边打电话,应该停止一切不必要的动作,电话铃响三声之内必须接听。
在接到电话时首先要问候,如果接听电话晚了应该向客人道歉,问候时声音要有精神。
然后自报家门,外线报哪个公司,内线报哪个部门,电话交谈时要配合肢体动作如微笑、点头;讲话的声音不要过大,声调不要太高,话筒离口的距离不要过近,注意倾听,并时不时的说些“嗯”、“是”、“对”、“好”之类的短语。
■通话时声音不宜太大,让对方听得清楚就可以,否则对方会感觉不舒服,而且也会影响到办公室里其他人的工作。
■接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。
■接听电话时,要询问对方单位名称及所属部门,接转电话时为指定受话人提供便利。
■当你正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。
不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。
■当对方要找的人不在时,在不了解对方的动机、目的是什么时,请不要随便传话。
未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。
■在电话中传达事情时,应重复要点,对于数字、日期、时间等,应再次确认以免出错。
■要转告正在接待客人的人有电话时,最好不要口头转达,可利用纸条传递口信,这样不仅可以避免泄露秘密,也可以避免由于打岔引起的尴尬和不悦。
■听不清楚对方说话的内容时,最好不要犹豫,应立即将状况明确告知对方,请对方给予改善。
■如果对方没有报上自己的姓名,而直接询问上司的去向,此时应客气而礼貌地询问:"对不起,请问您是哪位?"
■如果电话突然发生故障导致通话中断,此时务必换另外的电话再拨给对方,向对方解释清楚。
■挂断电话前的礼貌不可忽视,要确定对方已挂断电话,才能放下听筒。
电话礼仪之留言技巧
致:即给谁的留言
发自:谁想要留言
日期:最好也包括具体时间
记录者签名:有助于寻找线索,或弄清不明白的地方
内容:简单技巧
如果接到的电话是找你的上级时,不要直接回答在还是不在,要询问清楚对方的姓名和大概意图,然后说帮您找一下。
将所了解的情况告诉你的上级,由他判断是否接电话。
打电话时,列出要点,避免浪费时间。
在打电话之前,要准备好笔和纸,不要吃东西、喝水或抽烟,要保持正确的姿势。
如果你找的人不在,可以问一下对方什么时间可以再打电话或请其回电话,同时,要将自己的电话号码和回电时间告诉对方。
在给其他部门打电话时,要先报部门和姓名,这样可以避免对方因为询问你的情况而浪费时间。
【办公室秘书的电话礼仪常识】相关文章:
电话礼仪常识10-26
电话礼仪普通常识10-26
电话礼仪基本常识08-25
办公室礼仪常识10-26
职场接听电话礼仪常识04-10
办公室会议礼仪常识12-01
办公室接待礼仪常识10-26
职场办公室礼仪常识10-09
酒店前台接听电话礼仪常识07-19
办公室接待礼仪常识用语09-22