通知的分类与写作的技巧

时间：2024-09-20 09:29:59 宜欢通知我要投稿

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关于通知的分类与写作的技巧

　　由于通知使用范围的广泛性，由此带来了通知内容、结构形式与写作方法的多样性。从其内容上划分，有指挥性通知和知照性通知。其中，指挥性通知又可划分为批示性通知、指示性通知、法规性通知、政策性通知、贯彻性通知；知照性通知也可划分为颁布性通知、任免通知、一般性通知、会议通知。从其写作方法、结构和要求上划分，可分为简单的通知和复杂的通知等。

关于通知的分类与写作的技巧

　　通知的分类与写作的技巧 1

　　通知由标题、主送机关名称、正文、发文机关署名、成文日期、印发传达范围组成。其中，正文，一般有开头部分与主体部分；印发传达范围根据传达贯彻的需要标注。其他格式要素按有关规定和工作需要标注(下同)。

　　1.批示性通知。

　　批示性通知，是指领导机关批转下级机关的公文，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文所使用的通知。这类公文，一般有两个或两个以上文种。“通知”为第一文种，被批转、转发的公文文种是第二文种。这类通知一般要有对所批转、转发的公文的意见或评价，并分别情况写明批转、转发的目的。需要下级机关执行的，根据情况分别写明“请遵照执行”、“请参照执行”、“请研究执行”、“请认真贯彻执行”、“请紧密

　　结合本地本单位的实际，认真贯彻执行”等。有的批转、转发性通知，不仅要写明批转、转发的目的和要求，还要写明具体的指示性意见，以提高下级机关对某项工作的认识，达到统一思想，并在实际工作中遵照执行的目的。有的批示性通知的篇幅很短，只有一句话，结构比较简单。批示性通知一般要写得精练、简明，字斟句酌，仔细推敲；在被批转、转发的公文前面，与被批转、转发的公文一起构成一个新的公文。

　　标题。由发文机关名称、被批转的公文标题与“通知”组成。例如：《x x x(发文机关名称)关于批转(或转发)(x x x x x规定(或意见、报告等)的通知》。行政机关的批示性通知的标题，除批转、转发的公文是法规性公文外，不用书名号。

　　正文。有两种写法。从结构上看，段落不同，其写作方法亦不同。

　　①只有一个自然段的。结构比较简单，内容包括被批转或转发的公文标题、批准机关、对贯彻执行的要求三个部分。其中，贯彻执行的要求，必须根据公文的具体情况确定。比如，批转需要下级机关认真贯彻执行的公文，没有讨论的余地，采用明确的肯定的语言，准确地阐明态度与要求；对于新的探索性的工作，上级机关提出工作的指导方针、原则与宏观要求，要求下

　　级机关结合本地本单位的实际贯彻执行。例如： “《x x x x x报告》已经x x x同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。

　　②有两个或两个以上自然段的。除第一个自然段与上述写法相同外，还要根据实际情况写明具体的指示性意见，包括对某工作的定性、做好某工作的意义和对贯彻执行的要求等，以提高下级机关对某项工作重要性的认识，达到统一思想的目的，并能在实际工作中抓落实。

　　发文机关名称和成文日期标注在正文之后，对传达贯彻另有要求的，在印发传达范围处予以说明。

　　2.指示性通知。

　　指示性通知，是指上级机关对下级机关就某项工作有所指示和安排，根据公文内容不宜用命令、指示、决定等文种，只能用通知。这种通知使用起来比较灵活、自由，既没有“命令”那么多手续，也没有“指示”那么抽象、宏观，更没有“决定”那么严肃、庄重，但其法定效力是一样的，都是要贯彻执行的。

　　标题。由发文机关名称、公文主题与“通知”组成。

　　正文。由开头和主体两部分组成。开头部分，以精练的文字写出某项工作的定义、工作进展情况和当前存在的问题，有的阐明发文的目的、依据和任务，然后以一个过渡句

　　承上启下，比如：“特通知如下”、“现就做好x x x工作，特作如下通知”等。主体部分，即通知的内容。这部分由开头部分的过渡语领起，开门见山，开头就写通知的内容。内容较多的，加序数分项(条)撰写。其内容，一般由做好某项工作的意义(为什么要这样做)、具体措施(如何去做)、保障措施(如何确保具体措施的实施)三大部分组成。意义部分要从政治的高度、“三个代表”重要思想的高度和全局出发，立意要高，视野要广，写得精炼、准确。具体措施，可分作几条或几个部分，与意义部分并列。对于具体问题的处理，要提出处理问题的原则、具体措施、办法等。保障措施，一般是指如何加强领导，部门如何配合，如何加大投入和加强队伍建设等。指示性通知一般不单独结尾，正文写完，自然结束。

　　这类通知，要写得具体、生动，符合实际，切实可行。文字要通畅、简练，语言要平实、明快，准确地表达发文机关的意图，使人们一看就懂，易于贯彻执行。其他格式要求与批示性通知及通知的一般要求相同。

　　3.法规性通知。

　　法规性通知，是指某些通知既不是法规性公文，但又接近法规性公文。在内容的涵盖面和篇幅上，与法规性公文相当；在语言表述上，非常准确、贴切、庄重、规范，但其精确程度不如法规性公文；在结构形式上，既可分项(条)陈述，也可分几个部分或几个层次陈述；在办文程序上，法规性公文是按法律规定或法定程序批准实施的，而“通知”不需履行法律程序，只要机关领导人签发即可；在执行上，都具有强制性，但“通知”的强制力比法规性公文的强制力要小一些，稳定性也要差一些；在针对性和操作性方面，法规性通知比法规性公文更具体、细致，针对性和操作性更强。

　　通知的分类与写作的技巧 2

　　通知是向特定受众对象告知或转达有关事项或文件，让受文对象知道或执行的公文。适用于发布、传达需要下级机关执行，有关单位周知或者执行的事项，有时也用于批转或转发上级部门的公文。

　　通知是日常工作中最常使用的文体，也是大家最容易掌握的文体。通知的应用范围极广，比如传达上级部门的指示、布置有关工作、发布规章制度、通知有关事项、传达领导的意见、批转或转发文件、任免干部等，都需要用到通知。

　　一、通知的种类

　　根据适用范围的不同，通知可以分为六大类。

　　一是发布性通知。用于发布各类规章制度、意见、办法等，告知具体事项，提出指导性意见。

　　二是批转性通知。“批转”包括“批准和转发”。用于上级机关将公文批转给下级机关，让他们周知或执行。比如，对一些单位的典型做法或者对全局有指导意义的总结报告，上级机关批转给下级单位，要求学习推广，进一步推动工作。

　　三是转发性通知。用于转发上级机关的公文给所属人员，知晓并执行。

　　四是指示性通知。用于上级机关指示下级机关如何开展工作。此类通知具有指示性、指导性，要求下级机关贯彻落实。行文要写清楚通知的缘由、依据、意义、目的，写清楚应知或应办的事项，如交代任务、政策措施、具体办法和注意事项等。

　　五是任免性通知。用于人员的任免和聘用。

　　六是事务性通知。用于处理日常事务性工作，如会议通知、放假通知等。

　　二、通知的写作要点

　　通知一般由标题、主送机关、正文三部分组成。

　　1．标题

　　通知的标题一般由发文机关、主要内容和文种组成，如《XXX公司关于开展安全大检查的通知》。有时也可以省略发文机关，由主要内容和文种组成标题，如《关于春节放假的通知》。还可以省略发文机关和事由，只有文种，直接写“通知”二字。这种情况主要用于单位内部，发文范围小，内容简单。如单位内部的会议通知、学习通知等。

　　2．主送机关

　　通知的发文对象比较广泛，主送机关较多，要注意主送机关的完整，其排序也要准确。对于正式的通知，其主送机关的排列顺序一般都会固定下来，这样可以避免出现失误。

　　3．正文

　　通知的正文，一般由通知缘由、通知事项和执行要求组成。

　　通知缘由，就是要简明扼要、精练概括地交代清楚发布通知的背景、目的和理由。当发布指示、安排工作时，一定要写清缘由，表述清楚有关事项的背景、依据、目的和意义。当批转和转发文件时，可以在开头表述通知缘由，但有时也直接以转发对象和转发决定作为开头。

　　通知事项，是通知的主体部分，也是受文单位执行的主要依据，需要有条理地表达所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等。在撰写时要明确、具体地交代清楚应知和应办的事项，即工作的任务和要求。内容较多且复杂时，需要分条列款，可以采用分列小标题的写法，将通知内容分成几个方面分别进行阐述，做到条理清晰、结构清楚、便于领会、理解和执行。

　　执行要求，在通知中可有可无。对于发布指示、安排工作的通知，需要在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如果没有必要，可以省略这一部分。

　　篇幅短小、内容简单的通知，一般没有专门的结尾部分。

　　三、通知的写作技巧

　　不管写哪种类型的通知，都应该掌握一些基本的写作技巧。

　　一是弄清通知内容，明确通知目的。要事先了解清楚需要通知的具体事项是什么？是布置工作、规范事项？还是任免人员、传达上级精神？不同的通知事项，决定着通知内容的不同。不仅要知道通知的内容，还要知道通知发给谁，需要提出什么要求。

　　二是注重语言表达，做到条理清晰。通知的用语相对比较规范，通常以说明性文字为主，按照事物的发展规律和基本属性来阐述，体现出明确、精准、清晰、有逻辑的特点。通知的内容一般按条分类，清晰表达，有条有理，这样有助于内容和事项的高效落实。切忌不分段落、条目不清、混乱表达。

　　三是注重准确规范，避免产生歧义。通知属于公文的一种，有着严格的标准和规范，必须使用规范的语言进行表达，避免因用词不准而造成误解。

　　四是反复修改提炼，按照程序发文。通知草拟完成后，一定要反复修改，认真提炼，仔细检查，修改无误后再按照既定程序发文。

　　通知一般为下行文和平行文，不可以用作上行文。上级对下级布置工作可以使用通知，此时通知具有指示性和指导性。平行机关之间有时也用通知。当平级行文时，一般采用抄送的方式进行。

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