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齐头式商务信函

时间:2021-07-28 13:35:10 通知 我要投稿

齐头式商务信函范文

  在我们平凡的日常里,大家都有了解过信函吗?以下是小编帮大家整理的齐头式商务信函范文,供大家参考借鉴,希望可以帮助到有需要的朋友。

齐头式商务信函范文

  ■信头 The heading

  信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。

  通常情况下,公司都会专门印制带有信头的信笺纸,包括发信人的姓名,地址,电话,传真等。当我们撰写传统信件时,直接使用这种信笺纸就可以。

  ■编号(写信人的名字缩写)和日期 The sender man and the date

  这部分内容是为了方便今后查询信件用的。

  ■封内地址 The inside address

  这里就是指收信人的姓名和地址,一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同,但必须把收信人的姓名一并写出。另外,如果不是完全公事化的书信往来,或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来,由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份,所以可以不必填写封内地址。

  ■事由 The subject heading

  事由也就是我们通常说的主题,可以直接写明信件的重点,让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。

  ■称呼 The salutation

  指对收信人的一种称呼。

  较常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。称呼后面的标点,一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。

  ■开头语 The open sentences

  开头语没有统一的格式,但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期,主题及简单内容加以综合叙述,使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信,也可以利用开头语作必要的`自我介绍,并表明目的要求。开头语一般与正文分开,自成一节,要求简单明了。

  ■正文 The body of letter

  信的主体。一封信件的优劣,完全要看正文写的好或坏。我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。

  ■结尾语 The closing sentences

  结尾语一般用来总结文本所谈的事项,提示对收信人的要求,如“希望来信来函定货”,“答复询问”等,另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后,另起一段写结尾语。

  ■结束语 The complimentay close

  结束语是结束信函时的一种客套,应该与前面的称呼相呼应。例如:“Sincerely,” “Best Regards, ”or “Yours Truly,”. 结束语写在结尾语下隔一行,只有第一个字母大写,后面加逗号。

  ■签名 The signture

  写在结束语的下面,签上写信人的名字。如果是传统的信件,写信人最好亲笔签上您的名字,因为用印章的话,说明该信件并非本人亲自过目,只是通函而已,不为人重视。签名的下面,最好写上发信人的职位。

  ■附件 Enclosure

  如果信中有附件,应在左下角注明Encl. 或Enc.。

  范文:

  Encls: 2 Invoices

  Enc.: 1 B/Lading

  电子邮件

  众所周知,电子邮件即E-mail是如今我们做电子商务使用最普遍的一种联系手段。电子邮件使用方便,信息传递迅速高效,且非常节省成本。但是E-mail的撰写也并不是一件很容易的事情。您知道,当一封E-mail发送出去后,只要收信人在线,他可以几分钟内就收到。所以,在您发送前,必须要检查一下您所写的内容是否正确合适,因为一旦您点击了发送键后,您就再也无法将其收回了。

  通常我们理解E-mail的撰写风格可以比传统的信件,传真等稍加随便一点。但是我们在这里还是要建议大家,即便是写E-mail,由于是谈论公事,所以还是采用正式严肃的风格。尤其当您是第一次跟收信人联系的话,正式的商务信函能让您留给对方非常专业的印象。

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