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商业信函的写作要求

时间:2024-05-29 16:44:36 信函 我要投稿

商业信函的写作要求

 

  商业信函不同于文学创作。文学作品忌显不忌隐,忌直不忌曲,而商业信函应清楚明确,不隐不曲。商业信函的写作要求是:

  1)主题突出,观点明确

  商业信函是为开展某项商业业务而写的,具有明显的目标。信文内容应紧紧围绕这一目标展开,不要涉及无关紧要的事情,以免冲淡主题;也不必象私人一般信函那样,写入问候、寒喧一类词语。向对方提出的问题要明确,回答对方的询问也要有针对性,不能答非所问,或故意绕弯子,回避要害。鉴于商业信函往来涉及经济责任,所谈事项必须观点明确,交待清楚。例如答复对方订货要求时,必须将供应商品的规格、性能、供货日期、价格与折扣条件、交货方式、经济责任等,一一交待清楚,切忌含混不清,以免日后纠纷。

  2)面向对方?

  为促进双方经销往来,信函应给对方一个好的印象。因此,在写信之前,要设身处地想一想:对方的需要:对方的处境、利益与困难;如何在互惠互利的前提下尽可能考虑对方的需求,还要考虑对方的地位、身份、专业知识、文化程度,接受能力等,使对方正确理解信中所谈内容。

  态度诚恳是指信文内容应实事求是,不要夸夸其谈,弄虚作假。同时即使对方提出的要求不能接受,也应用委婉地语气加以解释,以求保持良好关系,不致损害以后的买卖来往。

  3)实事求是,谦恭有礼

  经商往来要求实事求是,遵守职业道德,维护企业与个人的信誉,不得蓄意欺骗对方或设下圈套诱使对方上钩,以谋求不正当利益。谦恭有礼不是仅说几句客套话,而是要尊重对方,讲究文明礼貌。例如,收到对方来函,应尽快给以答复,拖延回信的做法是不礼貌的。

  4)结构严谨、首尾圆合

  结构严谨,要做到这一点应在动笔之前,首先把所要写的内容有条不紊地组织起来,列成提纲或打草稿,以免结构松散,首尾脱节。

  商业信函的特点是开门见山。可在信的开头直接进入主题而不落俗套。在信的结尾可提出各种希望等。

  5)语气平和,用词准确

  为了达到买卖往来的目的,注意写信的口吻与语气是很重要的。商业信函的语气要平和,要平等相符,不得用命令或变相威胁的语气,要做到不卑不亢。

  用词要准确,不要用一些晦涩的或易于引起歧义的词语。用词不当或不准确,常常会使对方引起误解,甚至被人利用而导致一方经济损失。例如提请对方供货时,不要用“大量”、“许多”一类词语,应具体说明数量。同样,报价不能笼统地说“合理价格”或“市场价格”,而应说明具体价格为多少,用何种货币,怎样结算,有没有各种附加收费,尽量避免使用“大约”、“左右”一类词语。答复对方的来信,最好说明那封来信的日期、内容、编号,不要笼统地说“来信收到”或“上月来信”等,因为来信可能不止一封。

  此外,信文用字应规范化,还要正确使用标点符号。

  6)清楚简洁,注意修辞

  信文内容与形式都要做到清楚简洁。做生意讲求效率与节省时间。清楚简洁的书信最受欢迎。要避免使用长句冗词以及不必要的修辞词。

  商业信函以实用为宗旨,它不象文学作品那样讲究修辞,但必要的修辞也是不可少的。不通顺或逻辑混乱的语句,就会影响意思的表达和信息的交流。

  最后要养成寄信前至少检查一遍的习惯。除核实内容是否完整、事实是否准确外,还要检查语句是否有毛病,以及检查信件是否能为对方理解和接受,经过检查认为满意后,再签名寄出。

以上是商务信函的写作要求,希望对大家有所帮助。

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