会议纪要规范性写法

会议纪要规范性写法

　　会议纪要怎么写?会议纪要可能是各种公文文体中最为常用的一种，很多人从事公文写作，都是从会议纪要开始的，下面我们一起学习吧!

　　一、概述和分类

　　会议纪要是党政军机关、社会团体和企事业单位经常使用的一种公文，主要用途是记载、反映会议情况和议定事项，是贯彻落实会议精神、指导工作、解决问题、交流经验的重要工具，是传达会议信息的主要媒介之一。

　　从名称上看，纪要的“纪”是记录，“要”是要点，连起来就是记录要点的意思，也就是说，它是在会议记录基础上围绕会议主题整理形成的一种概要性文字材料，通过记载会议基本情况、会议成果、会议议定事项等，综合概括地反映会议精神。

　　会议纪要的行文对象是多向的。

　　向上级机关呈报，用以汇报会议情况，以便得到上级机关对工作的指导;向同级机关发送，用以通报会议情况，以便得到同级机关的支持配合;向下级机关发送，用以传达会议精神，以便统一认识，贯彻执行。

　　但通常情况下，会议纪要只印发到与会单位，视情抄送有关单位。

　　根据会议情况和用途的不同，会议纪要可以划分为三种类型：

　　1、决议性会议纪要，主要记载和反映会议作出的重要决策事项，作为传达会议精神和部署工作的重要依据，对今后工作具有直接的指导作用，常用于各级领导机关的办公会，工作例会，专项工作会议等。

　　2、协议性会议纪要，主要记载双边或多边会议有关内容及其达成的协议等情况，作为会后贯彻执行的基本依据，对协议各方今后工作具有一定的约束作用，常用于领导机关主持召开的多部门协调会或不同单位共同召开的联席办公会等。

　　3、研讨性会议纪要，主要记载和反映经验交流会议、各种专业会议或学术性会议的研讨情况，因是研讨性会议，自然会有不同的意见，所以只要把各方意见写明即可，主要用于职能部门或学术研究机构召开的专业会议、学术研讨会议等，一般不具有约束性。

　　二、总体要求：要言不烦

　　会议纪要的关键是真实、准确、明白，如实反映会议基本情况，传达议定事项和形成的决议。

　　用最简短的语言概括会议纪要的要求，就是四个字：要言不烦。

　　“要言不烦”出自《三国志·魏书·管辂(lu)传》。

　　三国时的魏国冀州(今河北冀县一带)刺史裴徽部下文学从事管辂，是个很有才学的人。

　　他精通《周易》，全国出名。

　　正始九年(公元248年)十二月间，吏部尚书何晏宴请管辂，想听他谈谈《周易》，同时特邀请尚书邓扬相陪，以示重视。

　　可是，管辂在开始的交谈中，却不谈《周易》的事。

　　邓扬就问管辂：“君见谓善《易》，而语初不及《易》中辞义，何故也?”管辂回答说：“夫善《易》者不论《易》也。”对这个回答，何晏甚为赞赏，笑着说道：“可谓要言不烦也”。

　　这就是“要言不烦”的来历。

　　从字面上理解，要言不烦就是说，紧要的、关键的言说不能烦琐，要简约清晰。

　　它的近义词是言简意赅、简明扼要，反义词是长篇大论、洋洋洒洒、拖泥带水。

　　管辂学富五车，所以要言简易而平易，何晏也是有学问的人，所以一听就明白。

　　大学问家，最大的特征是化繁为简，深入浅出，用家常话讲大道理，当然，大政治家更应该是化繁为易之高手。

　　古今中外，好的制度和政策，从来都是简约清晰的。

　　商鞅变法也不过十个字：废井田，开阡陌，奖励军功。

　　毛主席闹革命，口号就是打土豪分田地，即便是不识字的百姓，也能一听就明白。

　　会议纪要是开会讨论事情之后形成的，要议决事项，拿出措施，推行政策，所以对有水平的领导来说，对起草会议纪要的工作人员来说，也应该追求简约清晰，要言不烦，推行好政策、提出好思路，生怕执行的人不能理解，生怕老百姓听不明白。

　　如果舍易取烦，故意把话说的不清晰，不明白，那要么是没水平，要么是有难言之隐，不想把话说明白，所谓烦言必奸。

　　所以会议纪要要做到要言不烦，是会议纪要这种文体特点和功能内在决定的，也是当前追求短、实、新文风的现实要求。

　　具体来说，纪要内容要真实可信，准确无误，不能含糊不清，更不允许出现错误。

　　语言要准确简要、表述明白、界定清晰、不留死角、便于执行。

　　会议纪要不同与会议记录的地方就在于，会议记录只需要保持会议的“原汁原味”，而会议纪要要围绕会议精神和会议主题对会议记录、会议背景、会议材料等进行分类、筛选、提炼，做到脉络清晰，层次分明，内容集中，使人从中能够获取会议情况，领会会议精神，明确会议要求。

　　会议纪要切忌冗长繁琐，事无巨细，主次不分，写成了会议记录的缩略版。

　　三、内容结构

　　一般说来，会议纪要通常由标题、正文和文尾三部分组成。

　　会议纪要的标题形式主要有三种：

　　1、一是“会议名称+纪要”，如《全国农村工作会议纪要》《办公会纪要》等，这类标题最为常见，“纪要”有时也用“议定事项”“议决事项”代替。

　　2、二是“发文机关名称+议题+纪要”。

　　如《国务院关于加强金融市场监管工作会议纪要》。

　　这类标题省去发文机关名称，就变成了“议题+纪要”的形式。

　　3、三是由“正标题+副标题”构成，又叫双标题。

　　正标题提出观点或揭示会议主旨，副标题多为“会议名称+纪要”。

　　如《加强素质教育势在必行——xx市教育工作研讨会纪要》。

　　这种标题常见于报刊发表的会议纪要。

　　会议纪要的正文—般包括开头、主体和结尾三部分。

　　开头，主要用于概述会议的基本情况，包括会议名称、时间、地点、主持人、参加人、会议议程和主要成果等，然后用“现将会议主要精神纪要如下”或“现将这次会议研讨的几个问题纪要如下”等过渡句转入下文，文字一般都比较简练。

　　开头常见的写法有两种：一是列项式，即将会议名称、时间、地点等要素依次列出，各占一行，使人一目了然。

　　这种写法多用于办公会议纪要。

　　二是概述式，即将会议的基本要素用一段文字作简要叙述，使人看后对会议情况和基本精神有个大致了解。

　　会议纪要的主体部分，主要指会议的精神和议定事项，一般包括会议研究的问题、讨论的意见、作出的决定和提出的措施办法等。

　　办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。

　　工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出成绩、经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。

　　有的纪要还要写对会议的总结、领导的要求、提出的要求等。

　　主体部分它是会议纪要的核心，是各有关单位贯彻执行会议精神的基本依据，这部分内容表述得是否得当、到位，是决定会议纪要质量高低的关键。

　　会议纪要的结尾写法多种多样：有的补充相关背景信息和次要信息;有的向有关单位和人员提出为实现会议目标和任务而奋斗的号召或希望;有的就会议议定的有关问题，向上级有关部门提出意见建议;有的向有关单位和人员提出贯彻落实的具体要求;有的则对会议意义和收获进行评价等。

　　会议纪要一般也有文头或者文尾，与其他文件类同，主要是会议纪要的印发机关、成文日期、发送单位等内容。

　　会议纪要一般没有附件。

　　四、五种写法

　　根据会议性质、规模、议题等不同，正文大致可以有以下五种写法：

　　1、一是条款罗列法。

　　就是把会议议定的事项用条款方式加以简要说明，分别冠以一二三四的标号，一条写一个事项。

　　这样表述简明扼要，适用于部署工作的会议或办公会议，也适用于工作协调会等。

　　2、二是集中概述法。

　　这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项包括解决问题的措施、办法和要求等，用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。

　　这种写法多用于召开小型会议，一般是一会一事，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。

　　3、三是分项综合法。

　　召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的部分，每个部分集中谈一个方面的问题，然后再用次级小标题，分项来写。

　　这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。

　　这种纪要一般用于较复杂的工作会议或经验交流会议，或者需要基层全面领会、深入贯彻的会议。

　　4、四是整理提炼法。

　　这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。

　　这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。

　　某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。

　　5、五是发言摘记法。

　　就是按会议发言顺序记录每个人的发言要点，根据各人提出问题的不同角度，整理成几个问题，并署上发言人姓名、职务，有时还要加上小标题。

　　这种方法类似于会议记录，但不是照搬会议记录，因为它要对与会者的发言进行剪裁和加工，使主题更加精练。

　　一些重要的座谈会纪要，以及学术研讨会，务虚讨论会等，经常采用这种写法。

　　不同形式的纪要，写法不尽相同，但基本格式和语言风格是一致的。

　　措辞一般要用“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等，把会议的主要精神高度概括，准确无误地反映出来。

　　写作的基本要求也是一致的，就是从会议具体内容出发，抓中心，抓要点。

　　抓中心就是抓住会议中心思想、中心问题、中心工作;所谓要点，就是会议主要内容和主要决议、主要措施。

　　不管哪种写法，有些基本要素都是不能缺少的，包括四个方面：一是会议议题、依据或者背景、会议目的。

　　二是会议时间、地点、主持人等概况。

　　三是会议议定事项。

　　四是会议出席人、请假人、列席人名单;五是分送单位、抄送单位等。

　　五、基本特点

　　一是真实准确。

　　会议纪要，重在纪实，必须真实准确地反映会议的情况和精神，既不能随意增减，也不能擅自篡改，这是会议纪要写作的第一要求，也是最基本的要求。

　　纪要内容必须真实，是会上产生的，不能是凭空、无中生有的，也不能是别处移植来的。

　　要特别注意的是，不能根据个人意图进行“演绎式”“推理式”“编造式”纪要，凡是会议没有涉及的内容，不能写入纪要，更不能随意改动会议上达成的共识和形成的决定，也不能对会议内容进行评论，掺杂个人见解，把个人观点强加于人。

　　不真实的情况之所以出现，可能是内容未加核实，可能是记录不完整导致记忆混淆，或者是理解偏差，或者是表述不当，因此要在业务能力和工作态度各方面加强，克服这些情况。

　　还要注意的是，会议在研究问题时如果意见不一致，应写多数人的意见，或者少数人但是正确的意见。

　　如果是明显偏颇或者有违于政策法规或者常理的意见，完全可以置之不理，不能照闻必录，成了照相式的客观主义。

　　二是精练概括。

　　会议纪要是经过提炼、整理而形成的公文，它集中地反映会议的要点和精神实质，具有高度的概括性。

　　精练概括与详尽细致，是会议纪要与会议记录最重要的区别。

　　具体来说，从三个方面加以注意，在语言文字简练准确、朴实无华、通俗明白，认识性文字力求简略，结论性文字力求明确，防止产生歧义和前后自相矛盾，注意把口头语转化为书面语;在内容上要点突出，抓中心、抓要点，择其要而纪之，切忌面面俱到，堆砌材料;在逻辑上条理清楚，层次清晰，同一层级的内容逻辑要匹配，不要大小失当。

　　三是清楚明白。

　　会议纪要必须要有明确结论，以便执行，是还是否，办还是不办，什么时候办、怎么办都要言之凿凿，不得含糊。

　　特别是对于涉及责任划分、经费额度、完成时限等敏感信息时，更要确保全面、准确、清晰记录。

　　如果笼统、含糊、缺漏，就可能造成会后相关方不好操作，无法依据执行，甚至相互推诿扯皮。

　　会议上对某些问题进行讨论，有时意见会有分歧，甚至截然相反。

　　因此，起草会议纪要应根据会议确定的宗旨，对各种观点进行恰当的取舍，善于正确集中会议讨论的意见。

　　一般采用以下方法：凡符合会议宗旨的多数人的一致意见，会议纪要都应集中反映;对少数人的意见，如果是正确的，也要予以反映;如果讨论中意见确有分歧，难以取得统一，一般不应写入纪要，但研讨性会议纪要除外。

　　要特别留意会议主持人发表的意见，特别是总结性发言和结论性意见，并在纪要中充分体现。

　　总之，要经过一番去伪存真、去粗取精、由此及彼、由表及里的加工提炼。

　　四是法定约束。

　　会议纪要写完后，经主管领导过目，同意签发，加盖公章，形成文件。

　　会议记录一经下发，便要求与会单位和有关人员遵守、执行。

　　在这一点上，与决议基本一致，只不过比决议的规定性、严肃性程序低些。

　　会议纪要起草有“四字诀”：一是求“快”，时效性是会议纪要的最大特点。

　　会议纪要的撰写、报批、印发一定要迅速，一般会议三至五天内印发纪要，重要紧急会议当天印发或隔天印发。

　　二是求“准”，准确性是会议纪要的基本要求。

　　内容、用语、记录都要准。

　　三是求“实”，会议纪要只要求如实记录会议召开情况和议定事项，文字要尽可能清晰简练、准确平实，不能掺杂个人感情和看法。

　　四是求“全”，要突出完整性，对会议进行全面的记录，最忌丢项落项或多项。

　　为便于撰写和查阅，应当按照一事一标题或一段的格式撰写，顺序应按议题的重要程度和类别进行排列。

　　六、方法和诀窍

　　会议纪要属于记录性文体，应该说，本身的写作要求并不高。

　　写作的挑战主要在于对于会议讨论议题的了解和熟悉，以及对会议讨论中芜杂意见的准确理解和概括能力。

　　一次会议下来，有时感觉脉络清晰，有时感觉很混沌，抓不住要点。

　　我个人觉得可以运用“二八法则”，这体现在几个方面：

　　首先，从程序上，一般是介绍工作情况，讨论，领导总结等。

　　这里面可能介绍的时间长，也可能讨论时间长，但总体上说，讨论和总结部分风重要，会议的主要观点和意见都集中在这部分。

　　其次，在议题上，每个会议有中心议题和主要任务，但也有时会夹杂其他议题，重点是把握核心议题，其他的都是旁枝末节。

　　再次，在人员上，重要的是把握在场的位阶最高的领导的主要观点和意见，这是话语权和决策权分配的自然结果。

　　毕竟领导掌握的信息更多，承担的责任更大，他综合各方面的意见提出的观点和要求，最具有权威性和指导性。

　　不要认为这是官僚主义或者拍马屁。

　　掌握二八法则，把握这几个方面，抓住重点，突出中心，就能纲举目张。

　　另外还有几点要注意：

　　一是学会“听”。

　　把握话外之音，所谓听弦歌而知雅意。

　　有些事情领导其实有态度的，但出于各方面原因，没有当面表态，要学会听懂领导话语背后的含义，这就需要对所在单位情况、领导风格、思路和以往决策谱系的了解。

　　二是学会“转”。

　　就是转换和补充，包括把口语转化为规范书面语;领导说得简略的，要把握完整意思，补充完整;过于生僻的专业术语适当转化为通俗的。

　　三是学会“借”，在使用资料上要敢借、会借。

　　一般来说，对于顺利通过的议题，会议材料的请示事项就可以借用为会议纪要的决定事项，领导讲话的主要提纲可以借用为会议纪要的强调内容。

　　四要学会“改”，所谓改，就是对部分材料进行再加工，这就需要纪要撰写人员不断提升理论功底和文字水平。

　　五要学会“报”，会议纪要初稿写成后，对于不能确定或者存疑的地方，为了避免出现方向性错误，应该向事项汇报部门、涉及部门征求意见。

　　完成这些基础工作后，再逐级上报领导审批。

　　六要学会“用”，会议纪要批准后，要特别注意发挥其作用。

　　正确确定报送范围，参会人员和单位都要报送，再视会议内容，报送有关部门阅知或在一定范围内公开。

　　七、写作步骤和要点

　　一是认真做好会议记录。

　　做好会议记录是写好会议纪要的基础，会议纪要是从会议记录的基础上加工提炼而来的。

　　会前，要认真阅读议题，查阅相关背景资料，把握会议主旨。

　　会中，要专心做好会议记录，文字要准确，段落要清楚，记录要全面，会议的决定和主持人的总结及结论性意见要记录清楚。

　　会后，要整理会议记录，吃透会议精神，尽快进行会议纪要的起草。

　　二是围绕主题选择布局。

　　前面例举了会议纪要的五种写法，在选择布局时，就是根据会议的特点、性质和目的，选择合适的写法，量体裁衣。

　　总的来说，会议需要解决的主要问题，就是纪要的中心。

　　单个议题的会议，一般采用概括式的布局，将会议内容、观点和成果归纳成几个方面。

　　多个议题的会议，常见于单位领导班子研究一系列问题、部署一揽子工作的会议，一般采用条款式的布局，分别围绕各个议题进行，做到条理分明。

　　三是正确处理层级结构。

　　前面说过，会议纪要的正文一般由前言、主体和结尾三个部分组成。

　　主体部分是核心内容，主体部分按照逻辑关系可以分成三块，一是会议精神，一般由“会议认为”等导语开头，写工作的总体情况分析、工作的重要意义和主要原则等，既要详尽细致又要提炼概括，做到简洁明快、详略得当;二是会议成果，一般由“会议明确”“会议决定”“会议指出”等导语开头，写会议对问题怎么办、工作怎么干等总体上的决策和部署;三是会议要求，一般由“会议要求”“会议强调”等导语开头，写具体的工作安排和各部门要承担的具体任务等。

　　这三块内容要分层次叙述，做到逻辑分明、条理清晰。

　　八、小贴士

　　为了更好更快地记录，最后有自己的速记方法，比如一些自己习惯的符号、记号、简写等，提高记录的准确性和速度。

　　纪要人必须在会议现场，如果万一出现需要代拟纪要的情况，需向在场人员了解核实情况，或者听录音回放。

　　会议纪要要与督办工作做好衔接，由相关人员将纪要中有关任务梳理成待办事项进行督办。

　　做好纪要的存档工作，便于日后查阅，需要注意的是纪要在报送的过程中可能会由相关部门、领导进行多次修改，一定要存档领导签字确认的最终版本。

　　充分利用信息化手段提高效率，在网络发布会议纪要的同时，也要注意保密，准确界定不同机要的发送方式和范围。

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