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如何写好商务报告
商务概念的提出是改革的产物,有一个演变的过程:贸易部——商业部、外贸部——内贸部——内贸局——商务部。下面是小编为你带来的如何写好商务报告 ,欢迎阅读。
商务报告是指针对某种特殊的、有意义的商务目的,向一个人或多个人提供的公正、客观和有计划的事实陈述。报告中所陈述的事实必须与事件、条件、质量、进展、结果、问题或提议的解决方案有关,帮助当事人了解复杂的商业情况,计划进程,解决问题,使上级领导就一系列事件做出决策。
商务英语报告则是以英语语言撰写的商务报告。按种类划分,常见的有:事件调查报告(Investigative
Reports)、意见调查报告(Survey Reports)、周报告(Weekly Reports)、月度报告(Monthly
Reports)、进展报告(Progress Reports)、市场调查报告(Market Research
Reports)、可行性研究报告(Feasibility
Reports)等。尽管这些报告都有自身的特点,但它们都遵循商务英语报告总体写作原则。本文不仅详尽介绍了商务英语报告写作的总体原则,还就各种写作方法、写作语气和写作构成等做了阐述。
一、商务英语报告写作的总体原则
在撰写商务英语报告时,应确保报告内容准确无误(Accurate)、简明扼要(Brief),结构清晰(Clear),建议明确果断(Decisive),故简称ABCD原则。具体内容如下:
·
内容准确无误:报告的正确性不仅仅是指英语语法、标点符号和拼写,更重要的是其内容要叙述的正确。报告的事实陈述部分既不能因哗众取宠而夸大其词,也不能因其涉及的令人不愉快的消息而低调陈述。实事求是、准确无误是报告写作的重要原则。
·
内容简明扼要:报告的长短一般取决于报告的内容及其正式程度。正式报告篇幅一般较长,而非正式报告则较短。不论何种报告,报告的语言必须简洁、流畅,切忌陈词滥调。一份拖沓冗长的报告不仅写时费力,对方阅读更浪费时间。撰写商务英语报告时要尽量避免罗嗦,用尽可能较少的文字,完整、清楚地表达需要表达的意。
· 结构清晰明了:用数字、符号标明段落、层次、要点等,加强逻辑性,使读者一目了然。
· 建议明确果断:多数报告都有结论和建议部分,是报告的核心。撰写时,应确保报告的结论和建议是经过充分论证而得出的,而且应明确果断,切忌模棱两可。
二、商务英语报告的四步写作法
在撰写报告之前,应做好充分的准备。因此,撰写者不妨应先回答以下几个问题:
· 报告的目的:为什么写这份报告?
· 报告的读者:谁是报告的读者?他(们)知道什么信息?他(们)需要什么信息?
· 报告的素材:撰写这份报告需要收集哪些信息?到哪里去收集这些信息?
· 报告的结构:如何构思报告?如何做到报告结构清晰,便于读者阅读?是否需要自己设计报告的格式还是公司有现成的格式可以参照?
· 报告的写作期限:报告何时须上交?
回答完以上问题后,可以按照以下四个步骤进行运作:
1.收集信息(Collecting
Information):收集信息可以采取口头或书面形式。口头形式包括面对面沟通或电话沟通获取信息等;书面形式指的是用办公室便函(Memos)、电子邮件(Emails)、问卷调查(Questionnaires)等手段向公司内部或外部索取信息。此外,查阅公司的相关材料(如产品目录、价格单等)也属于书面收集信息形式。
2.谋篇布局(Planning the
structure):确定报告写作的目的,对收集到的信息进行整理、分类,删除无关信息。然后按照信息的重要程度进行合理排列,列成提纲。若需要摆放插图或图表,也应在这一阶段确定其在报告中的位置。
3.撰写草稿(Writing the draft):撰写报告的各个部分,各部分的具体内容在本文第四部分详细讲解。
4.校对编辑(Proofreading and
editing):校对编辑报告写作的最后一个过程也是极其重要的一个过程,很遗憾这一过程往往被人忽视。撰写人写完草稿后应对报告进行全面检查,检查的具体内容包括两方面:一是语言,包括语法、拼写、标点符号、语言风格等;二是信息,包括数据、图表、观点等。检查后,应对报告进行编辑,尽量做到报告便于读者阅读。
三、商务英语报告的写作语气
一般而言,报告大多由下属写给上司,使用的语言多为正式。此外,报告的内容和篇幅也决定了其写作语气比商务信函要正式的多。在撰写商务英语报告的过程中,可以适当多使用一些能提高语言正式度英语语法结构。具体而言如下:
· 使用被动语态,如:The e-Source message will be delivered to the target audience
multiple times through multiple avenues.
· 使用复杂词汇,如:The training system incorporates (includes) many visual aids.
· 使用长句子,如:The content and message of the kit will be similar to that sent
to conventional outlets, but will be tailored to electronic media and will
either be e-mailed to the Webmaster or sent in hard copy and on a
diskette.
· 使用名词短语,如:The rectification of this problem can be achieved by ion
of a wedge.
· 使用非人物主语,如:Putting a copy of this CD-ROM in the hands of editors of
targeted publications will allow them to see for themselves the features
of the State Computer Store.
· 使用分词短语,如:Armed with this information, our customers will be able to
identify trends and make strategic decisions in accordance with their
agency’s goals.
· 使用动词不定式,如:To streamline the internal approval process, we can e-mail
our quote to our purchasing agent for budget approval.
· 使用介词短语,如:With convenient access to Web Services in our online
Electronic Product and Pricing Catalog & Order Tracking and Status System,
customers can generate sales and service reports upon demand.
四、商务英语报告各构成部分写作介绍
一般来说,商务英语报告的常见构成部分有:摘要(Executive Summary)、标题(Title)、导言(Introduction/ Termsof Reference)、材料收集方法(Methodology/Proceedings)、调查结果(Findings)、结论(Conclusions)、建议(Recommendations)、附录(Appendices)等。以下就各个部分的内容及其写作方法分别讲解。
(一)摘要(Executive Summary)
一份正式且篇幅较长的报告通常在报告的前面加上摘要。摘要一般不超过一页,是报告的导言、调查结果、结论和建议的内容总结。这部分一般是在整篇报告写好以后再写。非正式或篇幅较短的报告则无需写报告摘要。写摘要时,应注意以下几点:
· 尽量限制段落的数量,一般可用三段式:报告的目的、报告的调查结果和结论、报告的建议。
· 摘要写作的时态用一般现在时,因为报告已经存在。如“This report shows…”属于正确表达,而“This report will
show…”则不妥。
· 报告摘要中无需引用具体数据。可用“by and large、the vast majority、only a
few”等语言表达大概的数据或趋势。
(二)标题(Title)
报告的标题应尽可能概括报告的内容,因为它是整篇报告的信息浓缩,而且标题应该准确、客观,不应像报刊文章标题那样为了吸引读者的注意力而别出心裁。此外,标题应该是名词短语或动名词短语。如以下几例:“Report
on Improving the Training Methods of HDC、Report on the Proposed Incentive
Scheme、Report on the Adoption of Flex-time Working Systems”。
(三)导言(Introduction/ Terms of Reference)
在导言部分,扼要地说明一下报告的写作背景和主旨。此外,还应该注明报告提交给何人、何时提交的。如果是事件调查报告应首先说明事件的经过,包括事件发生的日期、时间、地点、情况叙述等。以下是导言部分写作的常见句型:
· The report examines/explains...
· The purpose of this report is to…investigate/evaluate/study…
· The objective of this report is to…recommend/analyze/give…
· The aim of this report is to…feedback/estimate/assess…
· Enclosed is a report about...
(四)材料收集方法(Methodology/Proceedings)
报告的这部分应说明收集信息或资料的方法和步骤。在报告中注明提供这一信息可以增强报告的真实性和客观性,尤其是意见调查报告。当然并不是所有的报告都需要收集资料,因此,并非每一种报告都需要提供这部分内容。这部分内容在整篇报告所占篇幅较短,可以写成一个段落。以下是该部分写作的常见句型:
· A sample of workers was individually asked for their opinions.
· A questionnaire was completed by those who were surveyed in this
project.
· The information was mainly achieved with a number of telephone calls to
manufacturers.
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