知识管理环境的企业档案管理

知识管理环境的企业档案管理

　　知识管理环境的企业档案管理【1】

　　【摘 要】企业作为我国当前社会发展的主要推动力量，在这个知识化的时代里，企业的档案管理工作关系到企业的稳定发展。

　　文章基于知识管理环境下对企业档案管理进行了相关的分析。

　　【关键词】知识管理;企业档案管理;发展

　　在这个信息化的时代里，档案管理工作显得越来越重要了。

　　在企业发展过程中，企业档案反应了企业的发展水平、企业的综合实力，对企业档案知识的挖掘能够更好的服务于企业经济效益的创造。

　　但是我国当前企业在档案管理工作当中，受传统观念的影响，其管理工作与实际脱轨，与当下知识管理理念存在很大的违背性。

　　市场竞争的实质就是科技与人才的竞争，针对科技与人才，这两者都属于知识时代中的两个重要角色，企业要想在这个竞争激烈的市场环境中求得生存，就必须加强企业的档案管理工作。

　　一、知识管理的概述

　　知识管理是在这个知识时代里形成的一种管理理念，是我国当前企业管理工作中的一项重要内容。

　　知识管理是指在组织中构建一个量化于志华的知识系统，让组织中的咨询与知识能够在组织内部实现共享、创新、整合等过程，从而将新产生的知识回馈到组织内部，为企业组织的管理提供科学决策依据，促进企业的良性发展。

　　二、我国企业档案管理中存在的问题

　　(一)档案管理缺乏专业的管理人才。

　　人才在我国当前企业档案管理工作当中有着决定性的作用。

　　纵观我国企业档案管理工作当中，管理人才比较匮乏，管理人员大多都偏向于档案管理业务方面，而对于计算机知识的应用能力不高，以至于企业管理综合系统中的档案管理模块与实际管理工作出现差错，企业档案管理不能与企业发展相符合。

　　(二)企业管理模块功能与企业管理工作不协调。

　　面对日益膨胀的信息化，建立管理管理模块对于当前企业来说是加强提高企业管理工作水平的重要举措，更是企业在这个知识管理环境下提高自身综合竞争实力的保障。

　　在我国许多企业当中，企业管理模块只是针对企业前期的一些基本信息而设置的，而对于企业在发展过程中所涉及到的信息与数据却没有做到相统一。

　　管理模块与实际工作不协调，使得企业档案信管理的工作难度增加。

　　从而不利于企业的发展。

　　(三)档案管理制度不完善。

　　在我国当代许多企业的档案管理中，管理方式大多采用传统的管理方式，偏向于企业经营这一块，传统的管理方式效率低，档案管理工作与实际脱轨，企业的档案管理制度不完善松散的管理体制会降低执行效率，拖延反馈速度。

　　为此企业档案管理者应该重视档案管理体制的健全与完善。

　　三、知识管理环境下加强企业档案管理的措施

　　企业档案是企业各项活动的真实记录，是企业的发展历程的一种见证，是企业宝贵的信息资源。

　　企业的各类档案，如文书档案、技术档案、人事档案以及知识资产型档案等，全面而真实地记录了企业在生产经营以及人事管理等方面的活动。

　　企业档案工作是企业基础性管理工作的重要组成部分，是企业生产经营管理等方面档案信息的汇集中心，在这个知识管理环境下，加强企业档案管理能为企业生产经营决策提供重要依据，为企业科研、设计工作创造必要条件。

　　(一)加强档案管理人才的培养。

　　人才在企业发展过程当中有着决定性的作用，特别企业的档案管理工作当中，在这个竞争激烈的知识环境下，专业的档案管理工作人员能够充分发挥企业管理作用，利用知识管理理念完善企业的档案管理工作。

　　为此企业要加强档案管理这方面人才的培养，加强企业文化知识的教育，将企业文化知识应用到档案管理工作中，同时还要加强计算机技术应用能力的培养，只有合格、全面的人才才能有效的保障企业管理工作的有序进行。

　　(二)做好档案的存储工作。

　　企业档案反应了企业的过去以及现在，是企业发展历史的做好证明。

　　而档案管理是企业现代管理中的一项重要内容，是企业参与市场竞争的重要手段。

　　因此做好企业档案的存储工作显得非常重要。

　　例如在某所企业，管理员在企业档案管理当中，利用计算技术，将企业的档案信息编入到计算机系统中，对企业的档案信息进行统一的管理，在这过程中管理人员详细的将企业的档案信息输入到计算机系统中，在要做好存储工作外，同时还做好了维护工作。

　　因为计算机技术是不断发展的，而企业的一些档案信息也是在不断变化的，管理人员要根据实际情况做好相应的准备。

　　(三)完善企业档案管理制度。

　　制度是企业管理工作顺利进行的保障。

　　在知识管理环境下，企业应当认识到企业档案管理工作的重要性。

　　建立起规范的企业档案管理制度，并在实际工作当中不断完善。

　　企业可以配合知识管理部门制定企业的知识资源整体规划，利用计算机技术，建立统一的档案管理机构，对档案实行分类管理，实现企业信息资源的共享。

　　例如在某企业的档案管理工作当中，管理者利用计算机技术，在企业内部建立一个档案信息中心，由该档案信息中心负责企业内部档案的管理工作，同时利用网络建立起统一的信息化系统，促进了企业信息资源的共享，同时通过这个档案信息中心，企业管理层可以及时的掌握企业的管理状况，为企业的管理决策提供参考。

　　(四)加强信息化技术的应用。

　　科技是第一生产力，信息化技术作为我国科技发展的产物，在我国社会生产过程中有着举足轻重的作用。

　　在我国企业的档案管理工作当中，利用计算机技术，对企业档案信息进行准确的录入，在企业内部建立统一的信息网络体系，同时对企业的档案信息进行加密处理工作，在档案管理工作中，利用计算机技术实现资源的共享，从而推动档案管理信息化水平的提高。

　　四、结语

　　企业作为市场经济活动中的重要参与者。

　　在企业发展过程中，企业做好档案管理工作是企业在这个竞争激烈的市场环境下求得生存和发展的必然保障。

　　在知识管理环境下，将知识管理理念运用到企业的档案管理工作中，为企业的健康发展提供保障。

　　参考文献

　　[1] 和晶.以知识管理为核心创建新型企业档案管理机构[J].机电兵船档案，2005(05).

　　[2] 张斌，徐拥军，褚峻，刘越男，聂伟.知识资源管理：企业档案工作改革的新思路[J].中国档案，2004(10).

　　知识管理对企业档案管理的要求【2】

　　[摘 要]在企业的知识资产中，企业档案一直占据着重要的地位，企业档案的构建和管理对企业的发展至关重要，因此如何更好地发挥企业档案对企业管理的引导和促进作用成为每一个企业制定发展战略时一个不能回避的问题。

　　如何把企业的发展和企业的知识管理结合起来，是正确发挥企业档案作用的关键所在。

　　因此本文将从企业知识管理的角度出发，介绍企业知识管理相关内容，并且重点说明加强企业档案管理建设对企业发展的意义。

　　[关键词]知识管理;企业;档案管理

　　1 知识管理的内容

　　企业的知识管理指的是通过对企业内部和外部各个信息和资源进行有效地识别、归类和管理，包括对企业和市场信息地收集、加工及应用，并且企业知识管理鼓励知识共享和知识创新，以期让知识带动企业经济增长，提高企业的竞争水平和科技发展能力。

　　企业知识管理的核心内容主要包括以下几个方面：①企业知识是企业重要的战略资源之一，是企业立足市场，投身竞争的核心竞争力，企业只有加强了对企业知识地开发和利用，才能有效避免知识流失的现象，提高企业自身的竞争力;②企业知识实现的主要途径是知识共享，企业实行知识共享可以极大地促进企业知识资源的丰富和拓展，更好地面对大数据时代市场潮流的冲击;③企业运用知识的目的一定是要为客户提供服务的。

　　企业可以把知识管理作为一种经营管理形式，来加强企业自身的创新能力和造血能力。

　　2 知识管理对企业档案管理的新要求

　　2.1 知识管理要求企业进一步改进档案管理工作

　　对于大多数企业和管理者来说，企业要改进档案管理工作最有效的方式就是设计更好的工作流程，来提高消费者的消费体验，以显示企业管理的科学化和红专业化。

　　企业进行档案改革是对传统档案管理思想的一项冲击，为企业提供了一种新的发展方向和发展思路，能让企业更好地整合现有资源，提高企业内部管理和外部管理的质量和水平，进而提升整个企业的知识管理工作水平。

　　关于企业开展知识管理工作的步骤，主要有以下几点：首先，要突破以往知识管理思想的束缚，要摒弃以往对企业知识管理的认知，用新的观点和新的理念来看待企业这一改革活动，更加关注企业发展文件的系统性，重视文件的连续性;其次，要建立一个更加信息化的企业知识管理平台，利用现代信息技术来提高企业信息管理模式的运营效率和运行水平。

　　因此，要加快企业档案一体化工作进程，提高企业档案的信息化水平，把文档的管理活动和要求同时运用信息化的方式进行整合，运用现代科技水平进行信息化的全程管理，提高企业知识的信息化程度和可利用率。

　　2.2 知识管理要求企业完善档案管理的职能

　　知识管理对企业运营的影响是多方面的，不仅可以对企业的管理战略和管理模式产生影响，甚至还能改变企业的工作流程和运营方式。

　　如果对知识管理改变企业这一现象进行研究，就会发现在知识管理的要求下，企业档案管理的职能相比以往已发生了巨大地改变，因此，档案管理工作应该不断发展来适应这种改变。

　　在具体的实践中，可以通过以下几个方面进行改造：第一，企业的档案管理模式转变道路要契合企业知识管理的要求，为知识管理服务，传统的企业档案管理是实体保存，这样的保存方式不利于人工查看，当然也影响了企业档案的利用效率，而在知识管理的要求当中，企业档案占据了非常重要的地位，因此，加快企业档案管理信息化系统化是适应知识管理的必要前提之一;第二，档案管理人员要完成角色转变，从以往的实体保管转向现代化管理，即从一个仅仅保证档案完好的保管员转变为拥有专业知识的档案分析员，新的档案分析员要能够保管企业档案里传递出来的信息，必要时候甚至可以提供知识和决策。

　　此外，档案管理人员必须有着过硬的个人能力和专业素养，个人意志要符合企业的发展理念，不断参与到企业的发展和建设工作当中，发挥出知识管理应有的作用。

　　为此档案管理员必须掌握现代管理知识，熟悉企业档案内容和使用方法，掌握举一反三的能力，不断提升自己的专业素质，从单纯的体力输出者转变为企业发展的智力输出者，为企业的发展提供智力和决策支持。

　　2.3 知识管理要求企业发展新的档案管理技术

　　当今社会，科技和知识的更新水平越来越快，更新周期也相应缩短。

　　为了适应更加快节奏的技术和资源需求革新，企业档案管理工作也要广泛应用现代化技术来适应现代化的知识管理需求。

　　通过对目前企业信息技术发展现状分析，笔者发现制约我国企业信息技术发展最主要的瓶颈在于投资力度不大、信息化硬件设施不到位等。

　　企业应认识到知识管理的重要性，并且从自我分析中找到企业知识管理工作的缺点和不足，采取措施扫清发展障碍，来促进企业档案管理工作的进一步开展。

　　笔者结合企业信息技术现状，给出以下几点建议：首先，企业应加大研发部门的投入，加强自身研发能力，或者与研发部门进行合作，共同开发企业档案管理技术，企业应根据自身特点来选择不同的道路，比如，自身财力雄厚的企业，应更多地倾向于自主开发档案管理技术;其次，企业应加强对信息资源的开发。

　　随着企业信息化程度不断提高，企业的生产方式、管理方式等逐渐走向科学化和智能化，但是目前很多企业档案的信息化程度不深，做得远远不够，很难适应知识管理对企业档案信息化程度的要求，此时应主要运用现代信息技术，加快企业档案的信息化、系统化和平台化，积极加大档案资源地开发和利用，争取提高企业知识管理的效率和效益。

　　知识和信息是知识经济时代企业发展的核心和动力，是支撑企业发展的核心。

　　企业档案作为一个企业生产发展最直观地反映和记录，只有受到企业管理者的关注和重视，才能在企业管理等各方面发挥更大的作用。

　　主要参考文献

　　[1]孙燕芝.用知识管理理念带动企业档案工作的发展[J].北京档案，2014(3).

　　[2]秦伟强.浅析知识管理背景下的企业档案管理模式[J].现代商业，2013(3).

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