利用档案反馈信息的收集与整理

时间：2022-10-05 15:41:14 档案管理毕业论文我要投稿

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利用档案反馈信息的收集与整理

　　利用档案反馈信息的收集与整理

　　摘要：随着社会的不断发展，档案信息发挥着越来越重要的作用，人们在工作的过程中，处处都离不开档案的支持，人口的不断增加，给档案的管理工作带来很大的难题，需要把变动的个人信息随时记录到档案当中，针对这一现象，档案反馈信息的方法被提及出来，有力地改变了这一现象。

　　笔者通过对档案反馈信息进行介绍，提出加强收集与管理工作的重要措施，仅供参考。

　　关键词：档案反馈信息;收集;管理

　　随着社会的不断发展，对档案管理的需求越来越多，但是工作量的加大给档案管理工作带来很大的问题。

　　因此，相关部门必须要采取有效的措施加以解决，改变原有的管理方式，提高档案管理的工作效率，使得档案管理工作更好地为社会的发展服务。

　　1 档案反馈信息

　　档案反馈信息就是要对输出的信息进行总结，然后在结果再反馈回来的过程。

　　随着档案管理工作的任务逐渐加大，在对档案信息整理的过程中存在很大的困难，为了保证档案管理工作的安全有效，就要针对性的采取一定的方法加以解决。

　　档案反馈信息的出现，很好地解决了档案管理部门在工作中存在的问题，通过反馈信息，管理部门可以在第一时间接收到档案的变更内容，但是在接收的过程中，档案管理部门要做的工作就是验证信息的真实与否，以免信息在传输的过程中，发生错漏的现象，这样才能更好地发挥信息反馈的作用，既保证了工作质量，又提高了工作的效率。

　　2 档案反馈信息存在的问题

　　2.1 填写登记表不够规范

　　为了进一步发展档案的反馈信息工作，我国主要的档案馆都相应的开展设了信息登记处，公众可以将对档案服务不满意的地方记录下来，再由工作人员进行回收，但是在这一和过程中，我们缺乏形式有效的管理形式，造成这一环节流于形式，根本没有达到相应的效果。

　　公众在填写登记表的时候，没有进行认真的考虑，所以在填写的过程中，各项内容都过于简单，很明显能够看得出是为了敷衍了事，这样做的最终后果就是服务者没有收集到有效的信息，也就无法对服务质量进行有效的提高，反馈的工作不到位。

　　公众因此失去了机会对服务者进行有效的评价。

　　2.2 忽视了利用效果的反馈收集

　　多数档案人员没有精力去追踪记录，也不知如何收集。

　　查档完毕后是档案利用的第一步，至于档案是否真正发挥了作用，取得哪些效果，对受众者的工作起了什么作用，解决了什么问题，或对受众者工作的发展起了什么推动作用等却心中无数。

　　大多数档案馆(室)的档案利用工作只局限于档案利用数据的统计，如受众人数、档案卷(册)数等，这些简单的统计数据不能深层次地反映档案利用所获得的直接或间接的社会效益和经济效益。

　　2.3 不能将档案利用效果反馈到档案部门

　　一些受众者对信息反馈工作认识不够，认为这是他自己的事，与档案馆(室)无关，不能积极配合，导致反馈信息时有时无，而档案部门也缺乏对受众者信息反馈工作的制约，显得无能为力。

　　3 收集的手段和方法

　　在对档案信息进行收集的过程中，必须要通过建立相应的网络系统来完成，随着科学技术的不断发展，在工作中处处都离不开网络技术的运用，档案管理工作也是如此，要通过特定的网络系统，与各部门的信息部门之间建立联系，建立相应的信息交换渠道，以便在发生信息变更时，可以通过特定的网络系统进行反馈，使得档案管理部门在第一时间受到信息，近而实现对档案的更改.

　　另一种加强的方法就是聘用大量的信息管理人员，在工作的过程中，每个人都有自己的信息交流频道，近而就形成了一个从上之下的信息反馈系统，这样人们也可以在第一时间接收到信息，实现对档案的管理;然后就是必须要建立特定的组织，对接收到的信息进行分析，在确定准确无误后，才能对其进行最终的收集整理工作。

　　但是在实际的工作中，很多企业还没有专门的负责人员，在信息接收的过程中就会失去灵敏性，所以在整个信息收集的过程中必须要做到以下几点，一是对反馈信息的接收过程，通过与各部门之间进行联系，使其在第一时间为档案管理部门提供反馈信息，可以及时对档案信息进行调整.

　　二是整理的过程，在档案管理部门接收到信息后，不要直接对档案进行更改，要通过相应的方法，对信息的可靠性进行确认，确保无误后再进行更改，以便档案信息存在不真实的情况.

　　三就是分析，对整理后的档案信息进行分析，因为档案管理部门就是为企业的发展提供人才支持，所以在分析以后可以更好地为企业的发展服务;四就是传输的过程，在这一过程中要保证的就是及时准确，把反馈的信息内容及时地反馈给相关的部门，告知其进行更改;五是贮藏过程，把接收来的反馈信息进行归纳分类，以免在使用的过程中，存在比必要的麻烦。

　　看反馈信息是否符合社会的发展，不是看传输设备是否先进，而是看传输的信息是否真实。

　　这将对企业开展下一步计划具有重要的作用。

　　4 信息反馈的分析和处理

　　信息收集不是目的，只是档案部门了解档案信息输出和需求的情、做好档案信息资源开发利用的一种手段，所以档案部门对反馈同来的信息必须进行一番法粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里"的分析和处理。

　　如何做好分析和处理，笔者认为必须做到以下几点：一要灵敏，就是说档案信息网络中枢对反馈信息必须反映敏锐，及时发现客观实际的发展变化，敏锐、及时地抓住重要信息。

　　_要止确，就是说要有高效能的分析系统，以过滤和加工感受到各种信息，达到法粗取精、去伪存真"的目的。

　　三要有力，就是说要把分析了的信息化为指挥中心强有力的行动，以修止原来的信息输出计划，使之更符合客观实际情，获得更大的效益。

　　另外，做好档案信息反馈的收集工作，还应该建立必要的制度，如档案利用登记工作制度、档案利用效益调查、统计工作、档案信息反馈情沉分析、研究制度、档案信息反馈的理论与学术论证会制度等，要积累档案信息反馈情沉，为定量分析与定性分析提供充分依据。

　　通过统计与定期分析研究，摸索利用工作规律，做出相应的对策。

　　档案工作人员要树立信息观念，堵强信息意识，妥加张队伍建设，选用忍怒毅锐，工作勤奋，并有一定文化和政策水平的同志来从事这一工作.开发档案信息资源，是一项复杂的系此工程，没有掌握多方面知识的人才和政治、业务素质过硬的队伍是很难胜任的，我们应该为这个目标而努力奋斗。

　　结束语

　　随着档案管理工作的不断发展，在工作的过程中必须要采取有效的措施加以解决，掌握好信息反馈的新方法，加强对反馈信息的辨识，以免在录入档案的过程中发生遗漏或者信息错误的现象。

　　因此，有效更好地促进社会的发展，在工作的过程中，档案管理部门要加强对反馈信息的运用，以更好地促进档案事业的发展。

　　参考文献

　　[1]桂萍.怎样看待档案的文化价值[J].广东档案，2005(3).

　　[2]沈菲，张信薇.现阶段档案利用中存在的问题及对策[J].新上海档案，2006(2).

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