文书档案的收集及整理

时间：2022-10-05 21:29:58 档案管理毕业论文我要投稿

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文书档案的收集及整理

　　文书档案的收集及整理【1】

　　摘要：从现如今社会发展的现状中可以看出，文书档案管理工作的重要性日益突出。

　　随着信息技术的高效普及和发展，文书档案的管理方式也发生了明显的变化。

　　由于传统的文书档案管理工作的发生弊端展现，无法促进档案管理工作的高效进行。

　　文书档案的收集方法和整理形式都应该在原有的基础上进行创新，这样才能够促进档案管理工作的长足发展。

　　本文中，笔者主要对文书档案的收集方法和整理形式进行分析，仅供参考。

　　关键词：文书档案;收集;整理

　　文书档案是单位、部门每一项工作活动来龙去脉的清晰记载，做好文书档案的整理和保管工作至关重要，工作人员在实际的工作中应该以文书档案的管理原则为基础，提升文书档案管理工作的科学性。

　　为了实现这一目的，工作人员应该尽量做好文书档案的收集和整理工作，使得文书档案保管工作顺应时代发展的需求，在提升工作效率的基础上，提升档案信息的利用率。

　　1 文书档案收集规范化

　　收集是档案工作赖以存在的基础。

　　档案工作的对象是档案，档案只有不断地通过收集才能逐渐完善。

　　如果没有收集，没有档案，档案工作也就没有了工作对象，失去了存在的条件和基础。

　　档案收集得及时、完整、系统，可以为档案管理的各处环节创造照好的物质条件，可以完整地、系统地为利用者提供方便，更好地为各项工作服务。

　　(1)文书档案收集的要求

　　收集的要求高低，直接关系着人馆文书档案的质量好坏，所以办公室文秘在接收和收集工作中应该认真掌握，切实把好关口。

　　具体要求，主要有以下几点：对按规定欲接收的文书档案实行验收制。

　　档案馆在进行收集工作中，要事先向保存机关下达通知，并切实检查欲接收文书档案的真实程度、规范化程度和齐全程度。

　　凡是不符合要求的都要由原保存机关负责修改，然后再复查，直至达到要求时才能予以接收。

　　对其他应收集的文书档案，要切实注意依据党的有关政策进行收集。

　　特别是在集体、个体和合资等企业中，存在着企业经营保密问题，一定要尊重他们的要求，注意保护他们的利益，待取得他们同意之后再行征集和收集，决不能强行收集。

　　(2)收集的范围。

　　档案文书收集的范围主要有以下几个方面：

　　1.各机关文书档案室所保存的重要文书档案。

　　这部分指的是对各机关文书档案室所形成、收集和保存的永久卷和长期卷，按照档案管理部门的有关规定，在档案室内保存一定时期(十年、二十年或三十年)，档案馆要按时接收过来。

　　有的文书档案室还保存有已撤销原直属单位的文书档案，其中的永久卷和部分长期卷，档案馆亦应按时接收。

　　2.各专业档案馆主管单位重要文书档案的复制件。

　　各单位所形成和保存的重要文书档案。

　　各行业由于文书档案室建立得不够健全，所以他们所形成和保存的重要文书档案是应该直接入馆的，也是档案馆应该注意接收和收集的。

　　其他有关单位和个人所形成和保存的重要文书档案。

　　这些文书档案的范围也很广泛，上述文书档案，都是很珍贵的，应该特别注意加以收集，避免流失，造成不必要的损失。

　　3.收集的手续。

　　在文书档案的收集工作中，履行收集手续是对工作负责的表现，既便于档案馆对文书档案的统计，又便于有关人员日后查询文书档案的去向。

　　收集工作的手续，主要有以下两项：一是清点。

　　对文书档案室来说，要在验收的同时根据应收年度的案卷目录对永久卷和长期卷进行清点。

　　清点要一卷一卷地进行，并要核对案卷标题，以防有误。

　　因为档案本身涉及许多重要机密和政治问题，一旦出现差错，政治责任难负，工作损失也难补。

　　二是立据。

　　办公室文秘在文书档案的收集工作中，无论是接收机关文书档案室的还是接收其他单位的文书档案，清点之后都要开具收据，并留存根。

　　“接收文书档案收据”中的项目，主要有交卷机关(单位)、案卷类别、案卷年度、案卷数量、接收单位和双方经手人等。

　　所接收的如系零散文书材料，则应按实际情况开具详细清单式的收据，并留收据存根。

　　2 文书档案整理的具体做法

　　(1)文书档案管理工作的整理方法

　　做好文书档案的整理工作至关重要，工作人员在实际的工作中应该以文书档案的管理原则为基础，提升文书档案管理工作的科学性。

　　为了实现这一目的，工作人员应该尽量做好文书档案的整理工作，使得文书档案保管工作顺应时代发展的需求，在提升工作效率的基础上，提升档案信息的利用率。

　　通常情况下，文书档案管理工作的分类方法可以从三个方面来进行分析和探讨：

　　1. 年度分类。

　　所谓的年度分类法在进行的过程中，主要是根据文件形成和处理的年度来讲所有的文书档案以时间为标准进行区分，然后根据时间的差异来排列。

　　在文书档案管理工作中，工作人员首先需要将文书档案进行归纳，提升档案分类的高效性。

　　经过具体的实践可以看出，采用年度分类法不仅可以提升文书档案的质量和效率，在实际的工作中意义重大。

　　2.组织机构分类法。

　　根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类。

　　它以立档单位内部的组织机构为标准，按不同的机构分别设置类目。

　　3.问题分类法。

　　按照文件内容所反映的问题或“事由”将文书档案划分成各个类别。

　　(2)文书档案装订

　　档案装订是文书档案整理工作的一个重要环节。

　　一般说来，普通文件一份装订一次，有些文书的批复和请示可以合并归成一件，如果页数太多当然可以分成两件或者多件。

　　正文与附件之间、正本和草稿之间、来文同复文之间，都可以根据实际情况斟酌而行，或者合而为一，或者拆而为二，都是可以的。

　　不过如果有关的文书档案拆开处理时，在进行排序时还是应当相对集中于一处，以方便后期的利用。

　　(3)文书档号章与页码编写

　　档案管理中章与页码编写是最细微繁琐的工作之一，页码编号的有序可以提高文书与档案管理的工作效率。

　　所有文件的右上部位应当加印档号章，档号章上填写档案内容，内容包括档案号码、所属年份、机构代号、问题代号、保管时限、馆编件号等项内容。

　　重点应当强调档案号码的填写，按照分类标准的不同，档案号码要从分类、保管时限的低级顺序向高级顺序依次进行。

　　3 如何做好文书档案的信息保管工作

　　通过计算机系统辅助档案文件保存期限的办法，主要应用的是抽词比较法。

　　抽词比较法可以按照不同的时间按照批次处理。

　　首先，将档案管理所涉及到的一系列因素编制纳入索引表，其中包括文件责任人、内容、种类等等。

　　这个过程可以有主要和次要之分。

　　按照一定规范要求给每个词条打分，把其余的词条录入到计算机数据库，归之为自学习系统，形成后各建词表。

　　其次，根据不同的要求，对文书档案的文件格式进行不同的设置。

　　这种设置方法没有明确的规定，包括其中的文书内容、种类、年代等等，主要做到更加便捷容易的浏览和查阅即可。

　　再者，编辑制作计算机辅助程序。

　　这项工作简单来说就是比较的过程，将档案文件的题名表和题名的对照。

　　找出其中相一致的内容，方便储存和使用。

　　第四，文书档案的管理的最后一步就是确保电子文件形成后能够在计算机中正常运行。

　　并按照分类标准与保管期限等进行划分。

　　4 结语

　　新时期下企事业单位的核心竞争力的提高与简单便捷的文书档案整理保管方法是密不可分的，档案管理工作是否有序高效直接影响着企事业单位的工作进程。

　　因此，相关工作人员必须提高工作意识，转变陈旧观念，勇于大胆创新，积极投入实践。

　　充分利用现有的网络资源，把新时期文书档案的收集与整理工作推向新台阶。

　　参考文献

　　[1] 于春林. 浅析现代档案管理工作创新的手段，民营科技，2011.8.

　　[2] 苏静静.文书档案立卷改革之我见[J].现代交际，2009(7).

　　[3] 凌霄.浅谈文书档案的管理办法[J].才智，2012(21).

　　单位文书档案的收集【2】

　　[摘要]档案工作的起点是收集，这是搞好档案服务工作的基础。

　　收集工作搞不好，文件归档不齐全、不完整，就不便于利用。

　　档案收集整理要具有规范化，做好对现行单位文书档案的收集。

　　[关键词]档案保管;鉴定档案;统计档案;利用档案

　　档案是单位、部门每一项工作活动来龙去脉的清晰记载，具有以下重要作用：指挥单位正常工作的可靠依据;帮助领导决策的得力工具;澄清内部是非的重要依据。

　　档案工作是人类社会历史发展的必然产物，并随着时代的发展不断发展、充实。

　　人们在各种社会实践活动中形成的大量文书材料，是各种知识经验的载体。

　　因为文书材料的数量很大，查找利用很不方便，必须进行一定的分类整理，这就产生了档案工作。

　　档案工作的起点是收集，这是搞好档案服务工作的基础。

　　收集的对象主要是机关各文书处理部门办理完毕、立卷归档的文件。

　　收集工作搞不好，文件归档不齐全、不完整，就不便于利用。

　　一、档案收集整理规范化

　　1.档案收集工作的作用。

　　收集是档案工作赖以存在的基础。

　　档案工作的对象是档案，档案只有不断地通过收集才能逐渐完善。

　　如果没有收集，没有档案，档案工作也就没有了工作对象，失去了存在的条件和基础。

　　档案收集得及时、完整、系统，可以为档案管理的各处环节创造照好的物质条件，可以完整地、系统地为利用者提供方便，更好地为各项工作服务。

　　收集是衡量档案室、档案馆工作的重要标尺。

　　档案室、档案馆对机关、社会的作用大小，取决于室藏、馆藏档案的丰富珍贵程度，最终取决于收集工作的效果。

　　收集是实现档案集中统一管理、维护历史真实面貌的基本途径。

　　只有通过收集工作，才能把国家的全部档案集中到各机关、单位档案室和各级各类档案馆，形成集中保管的基地和研究利用档案的中心，也才能维护党和国家的历史真实面貌，并展示于世人面前。

　　2.档案收集工作的要求。

　　(1)所收集的档案应是完整的。

　　只有完整的档案，才能反映一个机关、单位真实的历史面貌。

　　完整，有双重含义，一是一个机关各个部门和各项活动的文书材料要齐全，二是每项活动中所形成的文书材料也要齐全，也就是说无论是针对每项活动，还是针对所有活动，其文书材料都没有残缺遗漏。

　　(2)所收集的档案应是有价值的，真实的。

　　有价值的，指的是确系具有现实价值和历史侨值的，特别应重视其历史价值。

　　真实的是指档案确系机关、单位在实践恬动中自然形成的，而不是桂撰的或被歪衄了的。

　　(3)所收集的档案应是符合规范化要求的。

　　规范化指的是档案的标准化。

　　档案的标准化是多方面的，如文书材料所用纸张的质量、大小，案卷的厚薄、大小，卷内目录、案卷目录和卷皮封面的格式，著录卡片的大小和格式，等等。

　　二、对现行单位文书档案的收集

　　1.收集的要求。

　　收集的要求高低，直接关系着人馆文书档案的质量好坏，所以办公室文秘在接收和收集工作中应该认真掌握，切实把好关口。

　　具体要求，主要有以下几点：

　　对按规定欲接收的文书档案实行验收制。

　　档案馆在进行收集工作中，要事先向保存机关下达通知，并切实检查欲接收文书档案的真实程度、规范化程度和齐全程度。

　　凡是不符合要求的都要由原保存机关负责修改，然后再复查，直至达到要求时才能予以接收。

　　对其他应收集的文书档案，要切实注意依据党的有关政策进行收集。

　　2.收集的范围。

　　具体说，主要有以下几个方面：

　　(1)各机关文书档案室所保存的重要文书档案。

　　有的文书档案室还保存有已撤销原直属单位的文书档案，其中的永久卷和部分长期卷，档案馆亦应按时接收。

　　(2)各专业档案馆主管单位重要文书档案的复制件。

　　各单位所形成和保存的重要文书档案。

　　各行业由于文书档案室建立得不够健全，所以他们所形成和保存的重要文书档案是应该直接入馆的，也是档案馆应该注意接收和收集的。

　　其他有关单位和个人所形成和保存的重要文书档案。

　　这些文书档案的范围也很广泛，上述文书档案，都是很珍贵的，应该特别注意加以收集，避免流失，造成不必要的损失。

　　(3)收集的手续。

　　在文书档案的收集工作中，履行收集手续是对工作负责的表现，既便于档案馆对文书档案的统计，又便于有关人员日后查询文书档案的去向。

　　收集工作的手续，主要有以下两项：一是清点。

　　对文书档案室来说，要在验收的同时根据应收年度的案卷目录对永久卷和长期卷进行清点。

　　清点要一卷一卷地进行，并要核对案卷标题，以防有误。

　　因为档案本身涉及许多重要机密和政治问题，一旦出现差错，政治责任难负，工作损失也难补。

　　二是立据。

　　办公室文秘在文书档案的收集工作中，无论是接收机关文书档案室的还是接收其他单位的文书档案，清点之后都要开具收据，并留存根。

　　“接收文书档案收据”中的项目，主要有交卷机关(单位)、案卷类别、案卷年度、案卷数量、接收单位和双方经手人等。

　　所接收的如系零散文书材料，则应按实际情况开具详细清单式的收据，并留收据存根。

　　参考文献：

　　[1]于春林. 浅析现代档案管理工作创新的手段，民营科技，2011.8.

　　[2]陆根妹，吴卓敏.环境保护档案的管理.上海港科技，2002.5.

　　[3]刘冰. 档案利用公布与公民隐私权的保护，档案，2009.11.

　　[4]陆培兰，许建宏. 浅谈医院档案的收集工作，中华临床医学杂志，2005.6.

　　文书档案收集与整理工作的重要性【3】

　　【摘要】文书档案，又称管理性档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。

　　文书档案管理，是档案管理工作的重要组成部分，是各个机关、团体和企、事业单位档案工作的主要内容之一。

　　收集工作是文书档案管理的起始环节，与其他各个环节的工作相比，它处于一种特殊地位。

　　特别是在简化档案整理工作、强化档案利用工作、突出馆(室)藏特色的今天，档案的收集工作已变得越来越重要。

　　【关键词】文书档案;收集与整理;重要性

　　文书档案，又称管理性档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。

　　文书档案管理，是档案管理工作的重要组成部分，是各个机关、团体和企、事业单位档案工作的主要内容之一。

　　收集工作是文书档案管理的起始环节，与其他各个环节的工作相比，它处于一种特殊地位。

　　特别是在简化档案整理工作、强化档案利用工作、突出馆(室)藏特色的今天，档案的收集工作已变得越来越重要。

　　一、文书档案收集工作的内容

　　档案的收集工作，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆的工作。

　　从广义上讲，档案收集工作的内容主要包括三方面：一是对本机关需要归档档案的接收工作。

　　机关各部门办理完毕的文是档案室档案的主要来源，建立健全机关内文件材料的归档工作制度是机关档案部门开展档案收集工作的主要途径;二是对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。

　　接收现行机关和撤销机关的档案，特别是接收现行机关的档案，是各级国家综合档案馆收集工作的经常性任务;三是对历史档案的接收和征集工作。

　　历史档案是指中华人民共和国成立前，各机关、团体、企业、事业单位以及著名人物在社会活动中形成的档案，包括革命历史档案、民国档案和历代王朝的档案。

　　接收、征集历史档案是丰富馆藏的重要手段。

　　对于一个具体的立档单位，文书档案的收集工作是指该单位的档案部门按照国家的规定，通过归档、接收等办法，把分散在本单位内部机构和个人手中的文书档案集中到档案，实行集中统一管理的工作。

　　在大多数单位尤其是党政机关，公文是文书档案的主要来源。

　　通常，公文在办理完毕后，经过初步整理，履行必要的手续移交到档案部门便成为文书档案。

　　因此，接收归档文件是文书文件材料转化为文书档案的关键环节。

　　为了使具有保存价值的文件材料都能在档案室集中保管，档案部门在开展收集工作时，首先要制定文书档案的归档制度，对归档文件的范围、归档时间和归档要求作出明确规定。

　　需要强调的是，为了提高文书档案收集工作的质量，突出不同单位室藏档案的特色，档案人员在制定归档制度尤其是确定归档范围时，要增强收集工作的针对性，要按照国家的有关规定，结合本单位的实际，将反映本单位基本历史面貌和主要职能活动的文件材料列为收集重点。

　　归档制度一经确立，档案部门和各有关部门应严格按照规定，有计划、分步骤地开展具体的接收和归档工作。

　　二、文书档案收集工作的重要性

　　档案的收集工作是档案业务工作的基础，文书档案收集工作的重要性，概括起来有以下两点：

　　(1)文书档案收集工作是文书档案管理工作的前提和基础

　　文书档案的收集工作是文书档案管理工作的起点。

　　一般情况下，档案部门管理的档案不是由档案部门自身产生和形成的，而是通过开展收集工作，档案部门将各个部门形成的具有保存价值的文件接收过来，并经过长期积累形成的。

　　因此，从全部档案业务工作的程序来看，收集工作是第一个环节，它为文书档案工作提供了实际管理对象。

　　有了档案，档案室才能开展整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用等各项工作。

　　收集工作做不好，就没有齐全完整的档案，也不会有健全的档案工作。

　　(2)文书档案收集工作的质量决定了文书档案管理工作的质量

　　收集工作的质量直接决定了档案工作的质量。

　　通常，人们在衡量一个单位档案管理水平的高低时，首先要查看档案室收集的档案文件材料是否齐全完整。

　　如果收集及时，档案材料完整系统、鉴选得当，就能为档案管理的各个环节奠定良好的基础，从而能够集中力量对档案进行深入研究，并广泛开展档案的利用工作。

　　相反，如果档案收集得少，或者只收集了一些残损零乱和使用价值不大的档案材料，不仅会给整理、编目、鉴定、保管、统计等各环节工作在很大程度上造成无效劳动，而且也不能为社会各项工作提供有效服务。

　　三、文书档案收集工作的要求

　　(1)归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求

　　保证归档文件材料的齐全完整是贯穿文书档案收集工作的始终的基本要求。

　　就一个机关而言，档案的齐全完整是指归档文件材料能够全面、真实地反映本单位的面貌。

　　具体说，归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都应保持齐全完整。

　　对于文书文件材料，特别是公文，每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一份文件等要完整成套。

　　可以说，档案部门接收文件材料齐全完整的程度决定了收集工作的质量，而这也正是许多基层单位开展收集工作的难点。

　　为此，各单位必须将文件材料的形成、积累、立卷和归档工作纳入有关业务部门的职责范围，通过岗位责任制和其他制度的建立，保证归档文件的齐全和完整。

　　归档的文件材料不仅要求内容上客观、真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。

　　因此，在收集过程中，档案人员不仅要检查文件的完整情况，而且要严把文件的书写质量关，杜绝不符合要求的文件进入档案室。

　　(2)归档的文件材料应当精炼准确，并反映立档单位的主要职能

　　每个单位在日常工作中会形成和使用大量文件，其中具有查考、凭证价值、需要整理归档的文件只是一部分。

　　为了防止出现“有文必档”的现象，文书部门与档案部门对收集到的文件材料必须按照鉴定原则和档案保管期限表的规定，结合本单位实际审慎地进行鉴定，准确地确定文件的存毁，使反映单位重要事件、重大活动和基本历史面貌的文件材料都能够接收到档案部门。

　　(3)档案部门要加强收集工作的调查和指导

　　档案收集工作实际上是要解决档案形成的分散性与管理的集中性之间的矛盾。

　　为使各部门形成的文件能够按要求移交到档案室集中保管，档案部门在收集工作中必须重视调查，掌握应归档文件的分散、流动、管理和使用等方面的信息。

　　特别是对业务部门形成的文件，档案人员要在全面了解本单位基本职能的基础上，深入、细致地掌握各部门的主要职能活动及其形成的文件材料情况，准确划定收集的范围和收集重点，确保归档文件齐全完整。

　　在实际工作中，由于种种原因，档案人员忙于归档文件的整理和档案的日常提供利用工作，很少有足够的时间详细了解各业务部门的具体工作，这就不可避免地造成了收集工作的盲目性。

　　在收集的过程中，经常出现业务部门给什么，档案部门就收什么的现象，导致有用的文件收不进来，收来的文件用处不大等问题。

　　长期如此，这不仅直接影响档案利用工作的质量，而且损害了档案部门的形象，危及档案工作的地位。

　　因此，为了提高收集工作的质量，档案部门应当加强与各业务部门的沟通和联系。

　　此外，对于单位举办的某些重大活动或发生的重大事件，档案部门也要积极参与，全面了解情况，并指导有关人员做好文件的归档工作。

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