民生档案管理存在的问题及对策

民生档案管理存在的问题及对策

　　民生档案管理存在的问题及对策

　　[关键词]民生档案;管理;对策

　　一、民生档案管理存在问题

　　我县的民生档案建设工作起始于2006年。

　　经过几年的探索实践，基本掌握了民生档案的特性及发展脉络。

　　民生档案种类繁多，涉及面广，包括：下岗职工档案、养老保险和医疗保险档案、再就业档案、低保档案、残疾人档案、社会救助档案、婚姻档案、土地承包(延包)和流转档案、失地农民档案、新型合作医疗档案、城镇居民医保档案、独生子女档案、公民出生档案、房产档案、公证档案、婚姻档案、地籍档案、林权档案等近40种。

　　由于立档单位多，要求不统一，管理水平参差不齐。

　　给民生档案规范化管理造成诸多困难，并产生一些亟待解决的问题，具体表现出以下几方面问题。

　　1.部分涉民单位的民生档案管理较为混乱。

　　从工作实践中看，有的档案管理人员岗位职责不明，流动性大。

　　有的乡镇、县直单位只注重文书档案资料的归档整理和移交进馆，而对专业档案(也就是涉民档案)要求则比较松散，随意性较大，造成部分涉民单位的民生档案管理比较混乱。

　　有的乡镇、县直单位的民生档案资料不仅没有交档案室集中统一管理，留存在有关的股室或乡镇各站办保管，而且长期以来没有进行整理归档，零零散散地随处堆放，处于无序管理或失管状态。

　　有的单位随意借阅，不履行借阅手续，遗失现象较为严重。

　　2.个别不愿意移交到期的民生档案。

　　一是个别涉民单位档案法治观念不强，以平时业务工作要经常查阅为由，不愿意把到期的民生档案移交给县档案馆。

　　二是影响到单位的经济利益，而不愿意移交。

　　3.民生档案管理分散，不利于资源共享。

　　民生档案涉及面广，形成的主体多而复杂，致使民生档案资源分散保存于不同的部门，因而形成了多头管理、各自为政的局面，群众查阅利用很不方便，民生档案的资源共享程度不高。

　　如房产地产档案、各类社保档案、户口迁移档案、土地承包档案等都由各形成部门自我保管，比较分散，而民众又往往直接到档案馆查阅利用档案，结果难以查到所需档案，这就给广大民众查阅民生档案带来了一定的不便，难以使民生档案资源真正为社会所用。

　　4.民生档案信息化建设步伐缓慢。

　　县档案局现有3台微机，配置非常低，现在使用的DARMS200档案软件功能落后，影响了民生档案数据库存建设步伐。

　　全文扫描及挂接无法开展。

　　其他硬件设备如复印机、刻录机、扫描仪、数码相机等或陈旧损坏、或空白，急需配备。

　　5.民生档案管理资金不足、人才短缺、库房狭小。

　　一是民生档案资金投入不足。

　　档案事业发展经费依法列入财政预算但没有及时拨付。

　　2008年3月5日年政府常务会议纪要，同意从2008年起县综合档案馆整理、保管费用实行每年每卷0.5元，三年来累计资金85,626元至今没有拨付到位。

　　二是管理人员不足。

　　档案馆现有干部2名，只有一名计算机专业人员负责数据库录入，而馆藏近6万卷，需录入数据40万余条，任务量非常大目前，急需计算机专业人才充实到档案馆数据库建设当中。

　　三是档案馆库房狭小。

　　目前，县档案馆只有175平方米，面积狭小非常潮湿，存在安全隐患，库容已经饱和，也达不到国家档案馆建设标准。

　　二、加强民生档案管理工作的对策及建议

　　党的大会作出了加快推进以改善民生为重点的社会建设的重大部署。

　　在新的形势和条件下，档案部门作为党和政府对档案监督、管理的职能部门，在深入学习实践科学发展观的实践中，就要主动服从、服务于党和政府的工作大局，积极推动档案工作服务民生、服务经济社会，使档案工作的成果更多体现到维护民权、服务民生、改善民生上来。

　　1.加大档案法规宣传力度，全面提高全社会的民生档案意识。

　　一是要在广度上进一步提升全社会的民生档案意识，充分利用电视、报纸杂志及档案信息网等宣传媒体，宣传民生档案的有关法律法规和信息，使民生档案工作的开展有一个良好的思想基础。

　　二是要在深度上进一步提升档案人员法律知识理论水平。

　　2.狠抓民生档案的源头管理，建立民生档案资源体系。

　　民生档案来源于不同的行业和部门，内容丰富多样。

　　而要做好民生档案工作既是一项长期性的基础工作，又是一项综合性的系统工程，需要各方的支持与配合。

　　一是建议县委、县政府制定《关于加强民生档案管理工作的意见》，将民生档案工作列入县委、县政府对各乡镇、县直各部门的目标考核内容之一。

　　二是从源头上抓好民生档案的管理。

　　要从产生民生档案单位的建档工作抓起，切实做好相关文件材料的收集、整理、归档等项工作，县档案局应本着以保障和改善民生为重点的社会建设和管理工作开展到哪里，民生档案工作就延伸到哪里的原则，密切关注民生工作的热点，提前介入对民生档案的指导，及时帮助各有关单位建立完善民生档案。

　　三是县档案局要指导和规范涉民部门制定民生档案归档范围、分类大纲和保管期限等相关的业务标准，规范民生档案管理的归属与流向，健全民生档案监管长效机制。

　　3.继续整合民生档案信息资源，形成“大档案”格局。

　　针对民生档案资源分散保存于各部门，给民众利用带来不便的客观情况，必须整合全县民生档案信息资源，通过接收、寄存、代管等多种形式，把关系到人民群众利益的全县民生档案集中到县档案馆收藏保管。

　　县档案馆要加大接收、征集力度。

　　各有关单位形成的民生档案在本部门保存一定的期限后，应依法向县档案馆移交到期档案。

　　逐步将全县范围内婚姻、公证、房产、林权、地籍、移民、土地承包、教育、就业、分配、社会保障、医疗卫生、计划生育、公共管理等关系社会管理、国计民生、公共服务的民生档案全面完整地接收进县档案馆，从而形成“大档案”格局，实行民生档案信息资源的社会共享，实现民众利益保障的最大化。

　　4.加强民生档案信息化建设，建立档案查阅利用平台。

　　一是建议县委、县政府将民生档案的信息化建设列入全县信息网络体系建设的总体规划，在全县建立互联互通的民生档案数据库网络体系;二是县档案局要在丰富馆藏民生档案的基础上，对涉及民生的各类档案，集中力量，优先编制各种专题目录，建立起比较完善的民生档案专题数据库，建立档案信息查询利用的平台，满足民众查档利用需求，真正实现信息资源共享、利用快捷方便的目标。

　　5.加大民生档案管理资金投入，保障档案工作需要。

　　建议县政府加大民生档案工作的投入，根据2008年3月5日政府常务会议纪要的规定，每年将档案局(馆)的档案保护费列入财政预算，并给予档案现代化管理、档案信息化建设和档案开发利用等方面的财力支持，从而确保民生档案工作需要。

　　同时按照县级综合档案馆建设标准的要求，应加快项目建设进程，尽早开工，尽早竣工，以适应民生档案资源整合的需要。

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