档案管理毕业论文

档案室的档案保护工作

时间:2022-10-05 19:33:12 档案管理毕业论文 我要投稿
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档案室的档案保护工作

  档案室的档案保护工作

  【摘 要】档案室是单位档案工作的主体,大部分档案一般在本单位档案室长年保存,如果保管不当,将会直接影响档案的保管寿命,一旦查阅将无法进行,严重影响企业的技术管理。

  因此,做好档案室的档案保护工作,对于维护档案的完整与安全,延长档案的使用寿命具有十分重要的意义。

  【关键词】档案保护;归档;日常利用

  一、严控接收进库的归档档案质量

  1.事前控制

  要提高档案室接收进库的归档档案质量,档案人员须进行事前控制,提前介入,从源头抓起。

  其一,要加强文件形成部门的档案保护意识,建议其用纸质优良的无酸纸为书写载体,并选择无污损、字迹材料为耐久性的原件作为归档文件;其二,对需入库的档案质量要进行监督和检查,避免不符合质量要求的档案进入库房;其三,要建立健全归档制度,对于应归档的文件材料,要保持其完整性,尽量避免后序的插卷补卷,以减轻档案的机械磨损。

  2.消毒杀虫

  在档案入库前进行消毒、除尘、杀虫,是预防虫害、霉菌污染的档案进入库房的有效防范措施。

  消毒杀虫可以采用消毒柜消毒或是物理冷冻方法,档案在消毒杀虫后方能入库上架,以便杜绝虫害和霉菌对载体的侵袭。

  这样,在保护了档案安全的同时,也降低了档案管理成本。

  当然,档案室的日常清洁工作也尤为重要,可以杜绝霉菌和虫害的产生。

  3.技术处理

  档案制成材料的性质是决定档案寿命的内因,决定了档案制成材料在保存、使用过程中抵抗理化损害作用和保持原有理化性能的能力。

  由于档案是人在社会活动中自然形成的,因此,有些是不符合归档要求的,需进行技术处理。

  例如,对于用铅笔、圆珠笔等不耐久性的字迹材料形成的档案,要进行复印后连同复印件一同归档;对于热敏传真纸的传真文件,需以复印件归档;对字迹不清的文件要抄正注明;对已经破损的文件要进行裱糊。

  至于订书钉、曲别针等易锈物应去除后方可归档。

  二、做好档案库房的安全保护

  1.配备保管措施

  档案寿命的长短与档案收藏环境及保护条件有着极为密切的关系。

  尽管由于环境和人为的因素,随着时间的推移,档案总是朝着逐渐损毁的方向发展。

  但完备的保护设施特别是档案库房,却能在延长档案保管寿命的过程中起着重要作用,是保护档案最重要的物质基础。

  档案库房要尽可能独立设置,对于条件确实不允许的,可用隔断墙隔开来处理。

  档案库房要保证门窗坚固、密闭性能好,以防止高温、高湿对库房的侵入,有条件的可配备空调机、去湿机等硬件设备。

  对于磁性介质的档案,要远离磁场,单独放置,有条件的单位应独立设库,购置防磁柜。

  2.控制库房温、湿度

  在影响档案寿命的众多因素中,温度和湿度的作用是十分重要的。

  高温、高湿的环境,特别适合霉菌和虫害的生长繁殖,因此,控制库房温、湿度是防虫防霉的有效措施。

  国家规定保存纸质档案的标准温度为14~24℃,相对湿度为45﹪~60﹪,只要将温、湿度控制在适当范围内,人为造成一个不适合霉菌和虫害生长的环境,就可以起到保护档案的效果。

  有条件的单位可以安装温、湿度自动控制系统来控制库房的温、湿度,而不具备这样条件的,可以采用密闭和通风的办法来调节库内的温、湿度。

  浙江是个高温季节温度高,年降雨量大,而且有潮湿的梅雨季节的地区,因此,密闭显得尤为重要。

  库房密闭的重点是门窗,窗户最好设为双层,如果门窗过大,缝隙过多,可以在边沿嵌以绒布条、毛毡条,铁门、铁窗可以嵌橡皮条,为防止人员进出库房时潮湿空气的侵入,可以在门口增设门帘。

  对于一些很珍贵的档案,可以在温湿度适合的条件下,装入密闭柜中,并用胶布严密地将缝隙封起来。

  通风则要以当时当地的风力、风向作为参考,有组织有计划地进行。

  3.防光、防有害生物

  光线会使档案发生氧化,因此,库房应少窗,且要用质地厚密的窗帘遮挡,以防止强光射入。

  紫外线对档案的破坏力很大,库房和阅览室的人工照明应接近天然光色温,灯具应有防紫外线措施。

  对于不具备恒温、恒湿条件的库房,须按规定放置防霉防虫药,并定期更换。

  每年对库内档案进行一次检查,发现被霉菌和虫害侵袭的,要及时作灭菌杀虫处理,以免对其它档案造成影响。

  三、注意档案的日常利用

  对于档案室,档案利用是一项常规工作。

  但一些利用者往往缺乏档案保护意识和基本常识,使档案遭到不同程度的损坏。

  为降低人为因素对档案的损毁,我们可以采取下列措施来保障对档案的安全保护:一是制定严格的规章制度,在利用者利用前进行明示,对造成损毁的按规定进行严肃处理;二是利用现代化设备,向利用者提供机检、缩微或复制件利用;三是编制多种检索工具,提高档案的查找效率;四是加强编研工作,编辑大事记、专题性文件汇编、基础数字汇集等编研材料,以备查用。

  档案室的档案保护工作是一项细致而又艰巨的任务,档案人员应加强责任心,并因地制宜,采取一切可以使用并行之有效的办法,使档案得到妥善的保护。

  档案工作是一项横贯百业的重要的基础工作。

  新的时代赋予档案工作新的发展机遇,新的发展空间,同时也向档案工作揭示了新的发展课题,提出了新的发展要求。

  档案工作只有惟新是图,奋发有为,才能不辱使命,建功立业,为全面实现小康社会的奋斗目标发挥应有的作用。

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