高校音像档案管理问题及建议的论文

高校音像档案管理问题及建议的论文

　　【摘要】社会经济在不断的发展中，高校的不断扩张使师生数量持续增加当中，校园活动也相对增加起来，信息技术的发展推动着信息媒介不断的更新换代，导致音像档案数量在一定的时间范畴内不断地增加，因此对音像档案的加以保护应不断与社会的整体需求相适应，本文针对各大高校音像档案管理存在的问题进行深入探究，进而提出了相应的解决建议。

　　【关键词】高校；音像档案；管理问题；解决建议

　　高校音像档案按照媒介的不同可将之分为磁带档案、DV档案、DVD碟片档案以及硬盘档案等，其内容与高校的行政会议、教学记录视频、科学研究活动以及学生学习活动等有着紧密的联系，高校音像档案资料的准确性、客观性以及形象性能够有效的反映出高校的文化记忆以及学校的发展史，是纸质档案不能与之相比较的。但是现阶段，与音像档案的整体发展速度相比较，音像档案的管理措施相对较为落后，有待进一步加强。

　　一、对于高校音像档案管理存在的问题分析

　　（一）音像档案整体数量增多随着高校的发展速度逐渐加快，越来越多的高校开始逐渐设立两个或者两个以上的校区，甚至有的校区不在同一城市进行设立，促使学校的教学部门、行政部门、管理部门以及附属结构部门等数量持续增加，即使这些都与高校的整体发展有着密切关系，但是各个校区之间相对独立，相互干涉。高校的校区、院系、部门之间都在持续的产生音像档案资料，例如教师的教学材料、教师研发的科研项目、教师的成果发布；学生的实训基地资料、教学实验成果、社会活动教学档案等相关音像资料；院系领导会议的记录、院系决策记录；学校关于节假日庆典记录、相关人物来校访问记录；高校内院校的人事记录、财务报表以及审计清单等相关的音像档案都在持续增加。（二）新信息媒介平台以及记录方式相继出现唱片技术以及录音技术的推广应用，形成了现代化的声音记录档案；摄影技术的不断发展，又产生了照片档案；录像技术的应用以及推广使声音以及图像得到了有效的整合，进而形成了人们常见的磁带录像档案；计算机硬件的逐渐发展与进步，使档案存储由A盘到光盘到U盘到移动硬盘逐渐更新换代，尤其是手机具备的照相功能逐渐普及应用，使音像档案的流动性、便携性以及巨大容量性得到了进一步完善。（三）缺少存储音像档案的方法通常情况下，声像档案的载体主要是由感光材料、化学磁性材料等共同制作而成，这样的磁性音像档案及其容易受到环境因素、温度湿度因素、空气中含有的苯、汞、醛或者灰尘等影响，进而导致音像档案出现毁坏老化、磁带长霉、磁带变形、磁带扭曲以及磁带脆裂的问题，并且容易受到电场以及磁场的破坏，因此，对音像档案的存储条件的要求相对较为严格。

　　二、优化音像档案管理的有效方法

　　（一）采用多元化收集途径：运用先进的前端控制方式，主要包含教学科研部门、行政管理部门、校园网络部门、音像制作部门以及档案管理相关部门等，针对同一高校内的自动化办公系统应采用统一式的管理系统。将音像档案的整体制作形式以及规格进行相应的规划，将音像采用合理的方式将其分类、检索、处置、管理以及存取权限进行控制。（二）完善音像资料的管理技术以及管理程序针对音像档案的录制过程、编辑过程、索引过程以及技术处理过程等应进一步完善处理，将音像资源的格式进行合理的转化并且压缩之后，将其完整的上传并将之归档形成新的实体档案。管理部门应将一些相关的资料建立成一个文件夹，按照时间的先后顺序将该事件发生的始末有效的体现，并且采用音像形成在音像文件夹的内部备注出相应的文字说明以及备注信息。档案管理人员应将其编制出相应的目录，并将音像档案进行合理的分类，按照顺序进行上架，或者将其放入专门的档案管理专柜，方便工作人员进行查阅。（三）建立音像管理专用档案室，提供合适的保存条件针对事件发生的时间不同，其保存方式有着相应的差别，存储的媒介也各不相同，一些采用的是感光材料，一些采用的化学磁性材料，存储介质的不同，其相对应的保存条件以及保存方法也各不相同。首先，应将温度保持恒温，湿度保持在恒湿，通常情况下，应将温度控制在15摄氏度到25摄氏度的范围内，同一天内的温度差上下不能超出2摄氏度；档案室内的湿度应保持在40%到65%左右，在同一天内的变化上下湿度差不能超出5摄氏度。与此同时，应进一步做好档案的防尘措施、防光措施、防压措施以及防火措施等，包括一些容易不被关注的防消磁问题等。档案管理部门应进一步落实声像档案保管工作，建立起专门的音像档案管理存放室，避免出现档案由于发霉问题、消磁问题、粘连问题以及变形问题等导致音像档案资料被毁坏或者丢失等。除此之外，为了有效的预防音像档案资料丢失或者出现消磁的问题，管理部门应采用定期复制的形式对档案加以保护以及储存，进而确保档案能够完整的保存并被合理的利用。

　　结束语

　　综上所述，声像影响作为高校档案较为关键的组成部分，能够有效的记录以及生动形象的将高校的发展历史进行充分的反应。现阶段，我国的各大高校经历着持续发展的阶段，档案馆内应建立起较高的责任感以及使命感，进一步将声像档案管理中存在的诸多问题加以解决，进而不断地强化地方高校音像档案管理制度。现代社会正在跨入“信息时代”，学院也会在长期的发展中产生越来越多的音像档案。为了适应学院音像档案工作需要和档案事业发展，学院首先要尽快完善和修订本校音像档案管理制度，其次要加大对档案人员的学习和培训力度，普及音像档案知识，使其能够跟上音像档案当今发展的步伐。

　　参考文献

　　[1]严悦.高校音像档案管理问题及解决建议[J].信息系统工程,2015(9):158,160.

　　[2]董瑞芹.关于加强高校档案管理的探讨[J].教育界,2013(16):11-12.

　　[3]李晓霞.对高校档案信息化管理工作的思考[J].黑龙江档案,2012(3):70-70.

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