事业单位档案管理的现代化方式论文

事业单位档案管理的现代化方式论文

　　在现代社会经济发展形势下，机构模式以及行政体制等都发生了不同程度的变化，这就对事业单位档案管理提出了新的要求。与此同时，计算机技术不断发展，无纸化办公逐渐成为普遍形式，对事业单位传统模式下的档案管理人员素质和技能也提出了新的标准。事业单位档案管理如何利用现代化方式提高档案管理效率，是当前档案管理部门所面临的一项重要课题。

　　1事业单位档案管理利用现代化方式的重要意义

　　在事业单位档案管理过程中，传统的档案管理方式对档案管理人员的需求量较大，并且整体档案管理工作任务量较大，事业单位档案种类繁多，内容复杂，此种模式下事业单位档案管理效率较低，不利于事业单位档案管理工作的顺利有序开展。并且传统人工档案管理模式下，事业单位档案的建立、查询以及检索程序繁琐，难以取得理想的档案管理质量和效果。传统档案管理模式所针对的是纸质档案，在档案保管的过程中，纸质档案往往需要较大的保管空间，在档案信息的查询和调取上费时费力，存在诸多不便。因此事业单位传统档案管理模式比较繁琐，档案管理周期较长，并且档案管理效率有限。利用现代化方式开展档案管理工作，在提高工作效率的同时，也减小了档案管理工作人员的工作负担，有利于工作质量的提升。现代化管理让事业单位的档案管理工作实现了无纸化，有利于档案的管理与查底，也有利于档案资料的便捷使用。因此，于事业单位档案管理工作中应用现代化方式，有利于促进单位管理工作的升级。

　　2现代化方式在事业单位档案管理中的利用

　　2.1档案检索与目录管理中的利用

　　在事业单位档案管理过程中，档案目录的建立是一项基础性工作，直接关系着档案管理的有效性。随着现代社会科学技术的发展，档案管理人员开展档案管理工作时，转变了人工手写的方式，而是运用计算机进行打印。针对档案管理的专业性工作软件已经形成，该软件能够实现档案目录与档案资料内容的科学化分类，并依据关键词和内容创建分类标准，将档案资料有条理的录入到计算机系统内，并自主进行分类统计，提高档案管理的规范性。若需要调用档案资料，可以在搜索栏内输入相关信息进行查询，提高了档案信息检索的便捷性。在事业单位档案管理中合理利用现代化方式，能够在检索的同时做好档案的分类保管工作，最大程度上满足事业单位档案管理的基本需求，促进事业档案档案管理目标的实现。

　　2.2档案管理辅助业务中的利用

　　档案管理工作内容具有复杂性和多样性，尤其是还包含档案的收集与整理、鉴定与保管、利用与统计分析等辅助性工作，在档案管理过程中往往会产生大量的档案信息，有待进一步处理。而现代化方式的有效利用，能够对档案管理过程中的相关信息进行科学化处理，提高档案辅助性工作的质量和效率，减轻档案管理人员的工作任务量，有针对性的对事业单位档案的借阅与归还进行科学化统计，便于事业单位档案存储和利用。

　　2.3档案库房管理中的利用

　　在现代社会经济发展模式下，科学技术不断进步，事业单位档案库房管理过程中，应当对现代计算机技术进行有效利用，结合事业单位档案库房管理实际情况，建立现代化库房管理系统，合理利用计算机技术和设备，对事业单位档案库房进行全方位监控，提高档案资源的安全性。与此同时，应当建立并完善设备监控系统，对档案库房内的空调设备和空气湿度控制设备进行有效的监控，保证档案库房环境满足档案管理的标准，一旦与档案保存标准不符时，监控系统会自动发出报警，以提醒档案管理人员对其进行妥善处理。现代化方式在事业单位档案管理中的有效运用，有助于实现档案管理的智能化和规范化，促进事业单位档案管理工作的现代化发展。

　　2.4档案形式转变中的利用

　　在事业单位档案管理工作中，电子文件逐渐成为档案管理的主要形式，以电子文件形式进行保存，与传统纸质文件形式相比，便于档案的查阅和调取，有效的提高了事业单位档案管理效率。因此档案管理人员应当积极建立具有事业单位特色的档案数据库，通过对现代化数据库结构的有效利用，提高档案形式的规范化和标准化。与此同时，应当对现代化的多媒体技术进行有效利用，将音频、视频等内容进行有机融合，真正实现事业单位档案一体化管理。光盘是现代化工具之一，在事业单位档案管理中具有良好的应用价值，光盘的读写速度较快，容量较大，便于保存，并且有效的节省了档案的保存空间，档案管理的安全系数较高。相关档案管理人员应当注意的是，在利用现代化方式时，应当对计算机设备的使用进行授权，只有相关档案管理人员可以进入档案系统对档案资源进行查询和调用，以免档案信息丢失或被篡改。

　　3事业单位档案管理中利用现代化方式的不足及改进建议

　　虽然利用现代化的技术，将计算机以及网络技术应用于事业单位的档案管理，能够在很大程度上节约工作时间，提高工作效率以及准确率，但是同时，计算机管理中也存在着以下问题：首先，文档分离问题。在我国，文档工作在其通过文档口时，将文件的前面两个阶段视作文件，而只将后面两个阶段视作档案，而且管理标准也不统一，这样使文档运动各个阶段相互独立，致使文档分离。其次，网络安全问题。由于网络技术不断升级，对档案信息实施网络管理时，其可靠性以及安全性问题越来越受到关注。而大部分档案管理者又缺乏必要的计算机技术，如果只对电子文档相应的逻辑归档进行了设计，而并未考虑到其物理归档，网络一旦遭到破坏，电子文档将会丢失。再次，设备利用率较低，复合型人才较为缺乏。档案室对计算机进行应用时，功能单一，大部分仅仅用于文件打字或者档案著录，对财力、物力和人力无疑是一种浪费。为此，首先，应当对文档进行一体化，切实解决文档分离方面的问题。应当在事业单位内部实施文档一体化，消除重复环节，使文件与档案归为统一的系统，同时采用比较成熟的软件，让档案工作在文件形成最开始的及时介入。其次，根据档案管理目前网络化的特征，解决好其安全问题。加大研究力度，对档案信息在上网之前进行加密控制，对网络安全进行及时测评等，开发有力的安全软件等，保证档案资料安全。再次，对档案管理者进行计算机相关知识的培训，引进复合型人才，提高功作效率，更好的驾驭现代化方式中的档案管理。结束语总而言之，当前事业单位档案管理仍存在一定不足，应当在准确把握档案管理特点的基础上，对现代化方式进行合理利用，找准事业单位档案管理的切入点，转变管理理念并优化管理策略，提高档案管理效率，推进事业单位的现代化发展。

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