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高校电子档案管理对策论文
摘要：文章首先分析了办公自动化背景下高校电子档案管理的常见问题，并提出了办公自动化背景下高校电子档案的管理，包括健全电子文档管理的相关制度；做好电子档案管理的需求分析；规范档案管理体系；增加人员的内部培训。
关键词：办公自动化；高校；电子档案管理
自动化办公系统（OfficeAutomationSystem，OA），是一种利用技术手段提高工作办公效率，以实现办公自动化处理的系统[1]。该系统能全方位迅速采集、处理信息，对高校的科研、教学和行政管理工作效率有很大提升。目前，高校档案管理工作缺乏统一的制度规定，导致电子和纸质公文的管理工作效率较低，错误率较高。因此，科学设定自动化系统，合理使用电子档案管理系统是高校需要解决的问题。
一、办公自动化背景下高校电子档案管理的常见问题
（一）管理制度不健全
部分高校办公自动化管理由于缺乏完善的档案管理制度，操作方法混乱，导致各学院和各级管理部门的工作人员工作职责不明确，出现问题时各部门互相推诿，从而使电子文件和纸质文档处于无序的管理状态，大大增加了工作人员的工作内容和工作难度。高校在办公自动化方面投入的资金不足，改革力度欠缺，导致档案管理过程中归档方式、要求、程序不统一，致使后期的整理保管和编目工作难以开展。另外，一些高校的档案管理人员缺乏专业技能，使用磁盘或光盘进行电子文件归档时，可能存在误操作、文件被病毒损坏等意外事故，导致归档的电子文件无法保证其真实性。
（二）信息收集难度大
高校学院众多，各部门独立性较强，因此整体档案的信息收集需要跨越诸多部门，难度较大。对于学校下发的通知，各学院自行在校园网上下载、打印、填写，未能及时完成提交工作；各部门的文件归档职责不明确；一些学院存储容量小，不能完全保留旧文件，导致若干有价值的文件被覆盖。
（三）电子档案管理不科学
在电子档案管理工作中，很多高校已经形成了硬件存储档案和云文件存储档案两种方式，利用这两种储存方式能够保证文件抵抗各种方面的风险。只需要做好相应的防火墙工作就能够保证文件信息的安全性。但是在进行该方式的管理中始终存在着工作人员将档案进行更改之后没有对原文档进行管理的问题，使档案库中出现很多内容相似，但是难以分辨其有效性的档案。
（四）缺乏专业的技术人员
在我国的高校中，大部分的管理人员都是一些有着较高职称的教师，其中很多都是学校某个方面的学科带头人，平常有着较为繁重的教学和科研任务。为此，很多人员对于自动化的电子档案管理技术不够熟练，使用这一技术时难以达到提高工作效率的目的。如果高校进一步引入新的技术型人才，就可能出现一些级别较低的工作人员接触过多学校的核心资料，对于学校内部资料的安全性造成不利的影响。
二、办公自动化背景下高校电子档案的管理对策
（一）健全电子文档管理的相关制度
只有完善相关的电子文档管理制度，高校各学院和各部门才能在收集、归类和整理电子档案和纸质文档过程中遵循统一的标准和要求，按照时间和范围规定，及时完成信息的录入和保存，为后期信息应用节省时间和精力。另外，相应的工作人员必须具备专业的操作技能和较高的综合素质，以保证信息的安全性和系统的可靠性[2]。
（二）做好电子档案管理的需求分析
高校引入电子档案管理系统需要针对学校自身的情况和需要制定系统，要对系统中的各项功能进行具体的需求分析，使其符合组织档案管理的特征。各学院和部门要积极配合，建立数字化校园，使自动化信息处理成为管理师生信息的专业化平台。
（三）规范档案管理体系
在进行电子档案的修改工作时，需要工作人员根据实际情况进行审查。在确定能够实现电子档案更改之后，还需要对源文件进行标记。在保证更改内容的正确性之后，将源文件删除，将改动的文件上传并保存。
（四）增加人员的内部培训
为了保证工作人员在进行电子档案管理时能够享受快捷的文件管理方式，可以对管理文件的工作人员进行集中培训，促进其在这方面操作能力的提升。同时，可以寻找一些品学兼优的学生协助教师进行信息收集工作，减少教师在这方面的工作压力。
三、结语
高校办公引入自动化系统能够有效提高管理的工作效率，电子档案管理系统能够切实为广大师生和管理人员提供便捷，但高校需要根据自身的特点有针对性地进行系统应用和技术更新，避免电子档案管理和纸质档案管理出现重复、无效管理等问题。
参考文献：
[1]王甜.浅析高校办公自动化下的电子档案管理[J].人才资源开发,2017(2):155.
[2]许佳.高校办公自动化条件下的电子档案管理探讨[J].科技信息,2010(20):481,483.
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