管窥高校档案管理论文
一、网络化档案管理的特点及优势
档案收集的工作虽然专业性相对不强,但是如何最大限度收集档案信息成了决定室藏的水平,决定了高校档案室的身价。网络化的档案管理下,档案管理的工作者可以利用现代的信息技术与网络技术,进行网上电子文件的传输,提高了档案收集的便利性与广泛性。
二、高校进行网络化档案管理的对策分析
(一)转变观念,建立现代档案管理理念目前,大部分的高校已经拥有自己的档案信息管理平台,可以进行基本上网络化档案管理工作。但是从信息管理平台的投入使用来看,那是远远不够的。另外,部分高校在开展网络化档案管理工作时,缺少整体规划,会出现个别的学院独立于学校整体档案系统之外,拥有一套独立的教务管理信息系统、人事管理信息系统、招生就业管理信息系统等,各自为政,学院与学院之间缺少沟通与共享,没有从根本上实现全校数据的共享与交换。所以,对于高校而言,要实现网络化的档案管理,就必须从观念上出发,随着信息时代的更新,转变观念,不断吸收新时代带来的技术成果,将高校的档案管理工作与现代化信息技术相结合,积极探索,不断创新,不断发展新业务,全面树立现代化的档案管理理念。
(二)加大投入力度,建立符合高校特点的档案管理信息平台
现阶段,很多的高校在档案管理信息平台的重视不够,资金与人力资源的投入相对较少,大多数档案管理信息平台都是从软件公司直接购买的,只有少部分的高校是与软件公司共同开发的,虽然软件公司会根据高校的特点进行调整,但是在具体的操作中还是会遇到很多问题的,很多高校具体的要求是没办法达到的。所以,网络化的档案管理是需要一定的软硬件设施作为配套的。高校应该加大网络化档案管理的投入力度,增加相应的硬件设备,根据高校的实际情况,与知名度高的软件公司合作,设计适合高校实际的档案管理信息平台。另外,高校也要加强对专业人员的培养力度,可以根据高校自身的特点,有针对性地进行自主开发,打造符合高校实际的数字化信息平台。
(三)更新档案管理的业务知识,全面提高档案工作者的综合素质
部分高校由于人力资源的限制,很多的档案管理者并非是科班出身,在档案业务知识与业务能力上存在一定的局限性,随着科学技术与信息化技术的不断深入发展,档案管理的设备不管是数量上,还是种类上与形式上都有了很大的不同,这就对档案管理工作的综合素质提出了更高的要求。所以,高校实行网络化档案管理,就要加大对档案管理工作者的培训力度,让档案管理工作者跟得上日新月异的信息技术水平,多学习,优化自身的知识结构,树立良好的档案信息管理意识,积极奉献,从思想重视档案管理工作,不断创新,探索更好的信息化建设方法,提高专业的业务知识水平,增加业务能力,加强与外部的联系与合作,积极引入新的方法,为高校的网络化档案管理提高坚实的人才保证,尽快实现档案管理的现代化。
三、结语
传统的档案管理,仅能实现单一数据的管理,存取不便,不利于管理与利用,不能适应高校日益发展的需要,不能为高校的长远发展提供有效的信息。所以,传统的档案管理终将被淘汰。而随着时代与科技信息的不断发展,网络化的档案管理应运而生。系统化、网络化的档案管理,一方面可以节省更多的资金与劳动力成本,另一方面可以提高高校档案信息的利用率,从长远来说,具有不可估量的积极意义。所以,对于高校来言,应该转变观念,重视高校的档案管理工作,建立现代化的档案管理理念,加大投入,不断完善档案管理的软硬件设施,提高高校的档案管理效率。
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