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信息化技术在高校档案管理的应用研究论文

时间:2022-10-12 03:44:16 档案管理毕业论文 我要投稿
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信息化技术在高校档案管理的应用研究论文

  摘 要:信息化技术在高校档案管理中能够帮助档案信息数字化构建,提高管理效率,使之规范化、标准化,当前档案工作呈现出资源多元化、载体多样化、管理现代化的发展趋势。

信息化技术在高校档案管理的应用研究论文

  关键词:信息化技术;计算机;高校档案;管理

  一、高校档案管理现存的问题及现状分析

  (一)高校档案管理意识薄弱

  在传统的高校档案管理工作中,很多学校领导对档案的重视程度远远不够,一般认为,高校的发展重点只在教学和科研上,档案工作是档案部门的事,与学校其他教学科研部门的工作没有太大的关系,所以导致了一些重要的文件资料不能及时归档,造成积压甚至丢失,严重的影响了档案的完整性与安全性。

  (二)档案的管理方式落后

  近年来各高校档案馆(室)的馆藏数量都在大幅度增长,并且这种增长势头继续保持,增长幅度还在增加。20世纪90年代以来,档案馆藏更以惊人的速度在增长,但是面对档案的增长,许多高校的档案工作还停留在以手工管理为主的落后管理方式上,即使有条件的学校以计算机作为辅助管理,计算机的功能也仅限于简单的检索和查询基本信息及事务,没有建立无纸化电子档案和图像、声音、文字三位一体的立体化档案管理方式,不能从根本上改变档案管理耗时长、速度慢、利用率低、信息涵盖不全等问题。同时,随着信息技术的不断发展,很多电子文档不断出现,这不仅极大的增加了档案管理工作的难度,还加大了档案管理工作人员的劳动量,在这种情况下,如果高校还仍旧应用传统管理方式,就很容易导致检索速度慢,查准率、查全率低,档案材料不齐全等问题的出现。

  (三)档案管理人员素质还需不断提高

  在高校档案管理中,缺乏具有全日制档案管理专业毕业的高素质高层次人才,缺乏既懂信息化技术又通档案业务的“一专多能”复合型人才,因此,高校档案人员的素质还需不断提高,在完善日常管理工作的同时,还要对现代化档案管理理论不断钻研,在科研成果上有所建树。

  二、信息化技术在高校档案管理中的应用

  (一)构建档案信息数字化

  数字化是高校档案管理工作的新趋势,要实现文档信息完整完善的存储,就必须结合光盘存储技术、计算机网络技术及宽带数据通信传输技术,让各种形式的信息资源数字化。数字化高校档案信息管理系统,是目前国内最先进的多媒体信息管理系统之一。该系统采用先进的多媒体、网络技术,配置两台服务器组成了双机后备系统,采用Client/Server结构、TCP/IP等;通信协议、Un5X操作系统、Win-dows 2000操作系统、Oracle大型数据库管理系统、300GB的HP磁光盘库、多种类型的扫描仪、MPEG-1及MPEGZ压缩系统、专业级录像播放编辑机,使用多种软件开发工具。将档案目录建库、纸质、图片、播音信息数字化,使得来馆查档者可在阅览室直接上机,检索浏览馆藏档案信息。档案管理工作的数字化,可以大大的提高档案的检索利用效率,丰富了档案开发利用手段,加快了档案信息化管理和规范化管理的步伐,同时一批珍贵档案原件得到了有效的保护。随着档案数据库规模的不断扩大,信息化手段的档案管理形式会越来越受到各高校的重视,其作用也会得到更大的发挥。.

  (二)信息技术在档案工作中发挥的重要作用

  首先,利用各种信息技术,可以使档案工作部门快、精、准地完成各项任务,实现档案工作技术走向现代化道路的目标。

  其次,信息技术的应用,可以使档案管理工作规范化、标准化、高效化。

  最后,信息技术的应用,可以提高工作人员专业素质。在信息化管理的过程中,要及时对档案工作人员进行专业知识和技能的培训,让他们学习先进技术和操作方法。培养一批具有良好的思想政治素养和职业道德,热爱档案事业,掌握系统的档案专业知识和最新科学管理技术的档案专业人才。

  三、16校档案管理的发展前景

  (一)档案资源呈现多元化趋势

  随着睿土会经济的不断发展,人们的物质生活和精神生活都变得丰富多彩,而在档案资源中,也日益展现出多元化的趋势。以纸质文件为主,各种电子文本、音像资料、网络资料等在高校全部档案资源的比重日益增多,面对这一变化,高校档案管理工作中首要的就是强化档案资源的收集,不断丰富和优化档案馆藏结构,突出电子文档在档案资源建设中的地位,及时调整档案接收领域和接收内容,把接收范围扩大,实理档案资源多元化。

  (二)档察载体的多样化趋势

  由于档寒资源的多元化,必然会导致档案载体的多样化,纸质档案、电子档案、实物档案成为了档案存储的主要内容。文字信息是指以符号形式存在的信息形式,每括汉字在内的由各类字符组成的文本,主要用于褒字处理,但是这种传统的纸质载体已经不能满足社会发展的需要了,尤其是电子档案的高速发展,决定了档案载体必然会呈现出多样化的趋势。在电子档案保存中,一般利用计算机进行信息(如照片、录音、录像等多种载体档案)的处理、录入和保存,采用光盘系统作为海量存储系统。

  (三)档案工作现代化趋势

  现代社会的发展日新月异,在这个“信息爆炸的时代”里,面对高速的信息流通和传递,必然要求在档案管理工作中,提高对信息文档进行采集、存贮、处理和祗出速度,提高档案管理工作的服务质量。档案部门是信息部门的组成部分,档案工作现代化是社会进步的客观需要,也是档案工作发展的必然趋势。梢案管理工作应该以崭新的面貌服务于高校师生,逐步采用科学的管理手段,利用先进的科学技术和装氤、不断的解决档案工作面临的挑战,改善管理。提高工作效率。

  综上所述随着社会的进步、档案信息的多元化,档案娠务对象、服务内涵、服务方式也发生了很大的变化,在这种新形势下,要求高校档案管理工作人员的科学发展观来提高自我认知水平,与时俱进,不断开拓创新,利用信息化技术去武装自己,提高档案管孵的综合素质,使得档案管理工作可以更好的为帝蚊全体师生提供更优质的服务。

  参期宠献:

  [1]杨敏.高技档案信息服务机制创新[D].浙江大学,2005.

  [2]吕元智 数字档案馆信息资源建设管理研究[D].中国人民大学,2004.

  [3]刘本科.高等学校信息资源管理应用集成平台的建设研究[J].信息技莉每信息化研究与探讨,2005(4).

  [4]董宝青 推进国家信息资源与档案信息资源开发利用[J].中国档案,2005(6).

  [5]王艳琴.开发档案信息资源要有的放矢[J].兰台世界,2005(3).

  [6]连红.构建高校系级教学档案体系的新思路[J].浙江档案,2007(5).

  [7]叶昌莲,试论IS09001质量标准与高校学生档案管理[J].重庆文理学院学报(社会科学版),2007(2).

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