企业档案室建设方案

时间：2022-10-06 22:30:30 工作方案我要投稿

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企业档案室建设方案

　　企业档案室建设方案【1】

企业档案室建设方案

　　一、指导思想

　　加强档案的集中统一管理，保证公司档案的完整、准确;确保档案的安全和有效利用，提升整体服务功能。

　　二、档案管理工作

　　(一)档案材料的收集

　　建立健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限;对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全;及时催办整理完成的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档，并做好台帐管理。

　　(二)档案的归档、立卷与管理

　　依据档案来源、时间、题目、内容顺序分成若干层次和类别进行分类。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件、请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录(卡片)，按一定次序排列和存放。

　　每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料;对破损和褪色的材料进行修补和复制。

　　(三)档案的保管

　　防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全;公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案;做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀等工作。

　　(四)档案的鉴定分类

　　从档案的内容、来源、时间、名称等方面鉴别档案的价值，以鉴定量分重点保管和一般保管。重点保管档案应设立专人专柜保管，并按档案保管期限分永久、长期、短期三种以确保档案的价值。

　　(五)档案借阅、利用工作

　　凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经主管领导签批后方能调阅。

　　案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。借阅期限不得超过三个星期，到期归还;如需再借，应办理续借手续。借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。

　　借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

　　本公司内档案管理的利用方式有：

　　1、提供档案原件;

　　2、提供档案复印件;

　　3、提供文献索引资料。

　　4、档案管理部门应主动向各部门员工提供公司档案编研信息服务。

　　三、档案室工作职责：

　　1、完成文书档案、声像档案、规划档案、基建档案、

　　房产档案，在每年的规定时间(即每半年)完成档案的接收(收集)、整理、分类、归档等工作。

　　2、做好室藏建设。一是整理档案库房，达到规定要求。二是将档案管理的相关制度上墙，整理好的各类档案上架入库保管。

　　3、开展档案开发利用工作，办理借阅与咨询;积极开发档案信息资源，为本公司工作服务。

　　4、维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作，对损坏、偷窃、擅自销毁、遗失档案和泄密者，提请公司予以处理，对保护档案有功者，提请公司给予表彰。

　　5、做好档案信息编研工作。编写全宗介绍、立卷、说明、组织沿革、大事记、主要业务工作基础数字汇编，整理专题汇集、发文汇集等参考资料，收集统计档案工作基本情况，编制案卷目录、案卷文件目录等检查工具。

　　企业档案室建设方案【2】

　　一、硬件设施

　　1.库房要求：库房应达到“八防”要求：防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物。

　　2.装具：可选用封闭式箱柜、单柱式固定架、复柱式固定架、积层架、活动式密集架、卷皮和卷盒等。

　　3.设备：档案保管的技术设备：灭火器、温湿度计、除湿器、装订机、防虫药、照相机、移动硬盘。基础设备：防光窗帘、铁窗、铁门、办公桌椅。

　　4.办公用具：电脑、铅笔、橡皮擦、夹子、剪刀、美工刀、直尺、胶水、双面胶、透明胶、储物柜。

　　二、档案管理方法

　　1.规划出档案分类方法：

　　(1)第一大类，项目档案分为四类，①建设费用类，将可形成固定资产的项目全部划入此类;②生产材料采购类，包括原材料、燃料、添加剂、化工品等可直接形成产品成本的合同;③销售收入类;④其他类。

　　(2)第二大类，人事档案分为六类，①招聘面试入职资料(含员工个人信息及相关证照);②每月考核资料;③培训资料(培训台账等);④薪资标准资料;⑤员工工作计划及总结等;⑥劳动合同、试用期合同、培训合同、其他与公司特殊签订的合同。

　　(3)第三大类，行政工商档案分为四类，①工商资料(章程、执照正副本、组织机构代码证正副本、法人身份证复印件等);②财务资料(验资报告、税务登记证正副本、每年审计资料等);③生产企业还会有生产许可、卫生许可证、专利证书等等;④房地产公司就有施工许可证、预售许可证、国土证、产权证等等。

　　2.档案的编号：根据年份类别自001开始连续编号，根据合同发生时间先后顺序编排纸质档案和电子档案。如2014-JS-001为20**年第一份建设合同。

　　3.公司下设董事长、执行董事、总经理、财务总监、生产总监、财务部、生产部、行政人事部、业务部等部门，对各职能机构档案的数量以及更新速度有个初步的了解，根据具体情况，把档案室合理划分出若干个科室。

　　4.档案的收集：公司各部门把非现行且具有价值的文件统一移交到档案室，同时规定，以后各机构应随时把需要归档的文件移交到档案室，并做好登记。

　　5.档案使用过程中的维护和保护，首先做好“八防”，防火、防水、防霉、防虫、防光(使用白炽灯)、防尘、防盗。然后是定期检查，清点。

　　6.鉴定与销毁，对档案应进行定期的价值鉴定，依情况一年或者半年一次。

　　7.档案利用，原则上只对公司内部服务，档案的进出使用要有登记，以便备查。

　　8.条件允许的话，可将档案进行数字化，建立档案库。

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