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企业档案室建设方案

时间:2022-10-06 22:30:30 工作方案 我要投稿
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企业档案室建设方案

  企业档案室建设方案【1】

企业档案室建设方案

  一、指导思想

  加强档案的集中统一管理,保证公司档案的完整、准确;确保档案的安全和有效利用,提升整体服务功能。

  二、档案管理工作

  (一)档案材料的收集

  建立健全立卷归档制度,确立归档范围、归档时间、保管期限;对遗缺不全的档案,采取不同措施,积极收集齐全;及时催办整理完成的文件上交回收,在次年检查齐全后整理立卷归档,并做好台帐管理。

  (二)档案的归档、立卷与管理

  依据档案来源、时间、题目、内容顺序分成若干层次和类别进行分类。立卷按永久、长期、短期分别组卷,卷内文件把正文、底稿、附件、请示和批复放在一起,编制案卷目录和案内目录,对所有公司档案系统排列,确定保管期限,编制档案目录(卡片),按一定次序排列和存放。

  每年对档案进行一次清理,清除不必要保存的材料;对破损和褪色的材料进行修补和复制。

  (三)档案的保管

  防止档案的损坏,延长档案的寿命,维护档案的安全;公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案;做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀等工作。

  (四)档案的鉴定分类

  从档案的内容、来源、时间、名称等方面鉴别档案的价值,以鉴定量分重点保管和一般保管。重点保管档案应设立专人专柜保管, 并按档案保管期限分永久、长期、短期三种以确保档案的价值。

  (五)档案借阅、利用工作

  凡需使用档案者,均须填写文件调阅单,依据调阅权限和档案密级,经主管领导签批后方能调阅。

  案卷一般仅供在档案室阅看,立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。借阅期限不得超过三个星期,到期归还;如需再借,应办理续借手续。借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。

  借阅档案交还时,须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。

  本公司内档案管理的利用方式有:

  1、提供档案原件;

  2、提供档案复印件;

  3、提供文献索引资料。

  4、档案管理部门应主动向各部门员工提供公司档案编研信息服务。

  三、档案室工作职责:

  1、完成文书档案、声像档案、规划档案、基建档案、

  房产档案,在每年的规定时间(即每半年)完成档案的接收(收集)、整 理、分类、归档等工作。

  2、做好室藏建设。一是整理档案库房,达到规定要求。二是将档案管理的相关制度上墙,整理好的各类档案上架入库保管。

  3、开展档案开发利用工作,办理借阅与咨询;积极开发档案信息资源,为本公司工作服务。

  4、维护档案的完整与安全,做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作,对损坏、偷窃、擅自销毁、遗失档案和泄密者,提请公司予以处理,对保护档案有功者,提请公司给予表彰。

  5、做好档案信息编研工作。编写全宗介绍、立卷、说明、组织沿革、大事记、主要业务工作基础数字汇编,整理专题汇集、发文汇集等参考资料,收集统计档案工作基本情况,编制案卷目录、案卷文件目录等检查工具。

  企业档案室建设方案【2】

  一、硬件设施

  1.库房要求:库房应达到“八防”要求:防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物。

  2.装具:可选用封闭式箱柜、单柱式固定架、复柱式固定架、积层架、活动式密集架、卷皮和卷盒等。

  3.设备:档案保管的技术设备:灭火器、温湿度计、除湿器、装订机、防虫药、照相机、移动硬盘。基础设备:防光窗帘、铁窗、铁门、办公桌椅。

  4.办公用具:电脑、铅笔、橡皮擦、夹子、剪刀、美工刀、直尺、胶水、双面胶、透明胶、储物柜。

  二、档案管理方法

  1.规划出档案分类方法:

  (1)第一大类,项目档案分为四类,①建设费用类,将可形成固定资产的项目全部划入此类;②生产材料采购类,包括原材料、燃料、添加剂、化工品等可直接形成产品成本的合同;③销售收入类;④其他类。

  (2)第二大类,人事档案分为六类,①招聘面试入职资料(含员工个人信息及相关证照);②每月考核资料;③培训资料(培训台账等);④薪资标准资料;⑤员工工作计划及总结等;⑥劳动合同、试用期合同、培训合同、其他与公司特殊签订的合同。

  (3)第三大类,行政工商档案分为四类,①工商资料(章程、执照正副本、组织机构代码证正副本、法人身份证复印件等);②财务资料(验资报告、税务登记证正副本、每年审计资料等);③生产企业还会有生产许可、卫生许可证、专利证书等等;④房地产公司就有施工许可证、预售许可证、国土证、产权证等等。

  2.档案的编号:根据年份类别自001开始连续编号,根据合同发生时间先后顺序编排纸质档案和电子档案。如2014-JS-001为20**年第一份建设合同。

  3.公司下设董事长、执行董事、总经理、财务总监、生产总监、财务部、生产部、行政人事部、业务部等部门,对各职能机构档案的数量以及更新速度有个初步的了解,根据具体情况,把档案室合理划分出若干个科室。

  4.档案的收集:公司各部门把非现行且具有价值的文件统一移交到档案室,同时规定,以后各机构应随时把需要归档的文件移交到档案室,并做好登记。

  5.档案使用过程中的维护和保护,首先做好“八防”,防火、防水、防霉、防虫、防光(使用白炽灯)、防尘、防盗。然后是定期检查,清点。

  6.鉴定与销毁,对档案应进行定期的价值鉴定,依情况一年或者半年一次。

  7.档案利用,原则上只对公司内部服务,档案的进出使用要有登记,以便备查。

  8.条件允许的话,可将档案进行数字化,建立档案库。

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