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打电话礼仪

时间:2022-10-01 00:58:26 礼仪 我要投稿

打电话礼仪

  打电话是通联礼仪的一个主要内容。拨打电话的人是发话人,是主动的一方,而接听电话的一方是受话人,是被动的一方。

打电话礼仪

  因而在整个通话过程中,拨打电话的人起着支配作用,一定要积极塑造自己的完美的电话形象。

 

 

 

  一、电话铃响两遍就接,不要拖时间。

  拿起呼筒第一句话先说“您好”。

  如果电话铃响过四遍后,拿起听筒应向对方说:“对不起,让您久等了”,这是礼貌的表示,可消除久等心情的不快。

  如果电话内容比较重要,应做好电话记录,包括单位名称、来电话人姓名、谈话内容,通话日期、时期和对方电话号码等。

  二、电话的开头语会直接影响顾客对你的态度、看法。

  通电话时要注意尽量使用礼貌用词,如“您好”、“请”、“谢谢”、“麻烦您”等等。

  打电话时,姿势要端正,说话态度要和蔼,语言要清晰,即不装腔作势,也不娇声娇气。

  这样说出的话哪怕只是简单的问候,也会给对方留下好印象。

  只要脸上带着微笑,自然会把这种美好的、明朗的表情传给对方。

  特别是早上第一次打电话,双方彼此亲切悦耳的招呼声,会使人心情开朗,也会给人留下有礼貌的印象。

  电话接通后,主动问好,并问明对方单位或姓名,得到肯定答复后报上自己的单位、姓名。

  不要让接话人猜自己是谁(尤其是长时间没见的朋友、同事),以使对方感到为难。

  三、打电话时,应礼貌地询问:“现在说话方便吗”?要考虑对方的时间。

  一般往家中打电话,以晚餐以后或休息日下午为好,往办公室打电话,以上午十点左右或下午上班以后为好,因为这些时间比较空闲,适宜谈生意。

  四、打电话、接电话时,如果对方没有离开,不要和他人谈笑,也不要用手后住听筒与他人谈话,如果不得已,要向对方道歉,请其稍候,或者过一会儿再与对方通电话。

  五、对方要找的人不在时,不要随便传话以免不必要的麻烦,如必要,可记下其电话、姓名、以回电话。

  六、要学会配合别人谈话。

  我们接电话时为了表示认真听对方说话,应不断地说:“是,是”、“好,好吧”等,一定要用得恰到好处,否则会适得其反。

  要根据对方的身份、年龄、场合等具体情况,应付方式各异。

  七、挂电话前的礼貌也不应忽视。

  挂电话前,向对方说声:“请您多多指教”、“抱歉,在百忙中打扰您”等等,会给对方留下好印象。

  八、办公场合尽量不要打私人电话,若在办公室里接到私人电话时,尽量缩短通话时间,以免影响其他人工作和损害自身的职业形象。

  二接电话:

  接听电话的人虽然处于被动的位置,但是,也不能在礼仪规范上有所松懈。

  拨打电话过来的人可能是你的上级,可能是合作方,也可能是对你很有帮助的友人,因此,受话人在接听电话时,要注意有礼和得体,不能随随便便。

  当本人接听打给自己的电话时,应注意及时接听并谦和应对,无论对方地位尊卑,都要待人以礼。

  1

  及时接听

  电话铃声响起,要立即停下自己手头的事,尽快接听。

  不要等铃声响过很久之后,才姗姗来迟或者让小孩子代接电话。

  一个人是否能及时接听电话,也可从一个侧面反映出他的待人接物的诚恳程度。

  一般来说,在电话铃声响过三遍左右,拿起话筒比较合适。

  “铃声不过三声”是一个原则,也是一种体谅拨打电话的人的态度,而且铃声响起很久不接电话,拨打电话的人也许会以为没有人接而挂断电话。

  如果接电话不及时,要道歉,向对方说“抱歉,让您久等了”。

  2

  谦和应对

  在接电话时,首先要问候,然后自报家门,向对方说明自己是谁。

  向发话人问好,也有向发话人表示打来的电话有人接听的意思。

  自报家门是为了确认自己是否是发话人真正要通话的对象。

  在私人住所接听电话时,为了安全起见,可以不必自报家门,或者只向对方确认一下电话号码来确定是否对方找对了人。

  即使对方错拨了电话,也不要勃然大怒,口出秽语,而要耐心解释。

  在接听电话时,要聚精会神,认真领会对方的话,而不要心不在焉,甚至把话筒搁在一旁,任凭通话人“自言自语”而不顾。

  3

  分清主次

  其一,电话铃声一旦响起,接电话就成为最紧急的事情,其他事情都可以先放一边。

  接听电话时,不要再与旁人交谈或者看文件、吃东西、看电视、听广播等。

  即使是电话铃声响起的时候你忙着别的事,在接听电话时也不要向打电话来的人说电话来得不是时候。

  其二,有时候确实有无法分身的情况,比如自己正在会晤重要的客人或者在会议中间,不宜与来电话的人深谈,此时可以向来电话的人简单说明原因,表示歉意,并主动约一个具体的双方都方便的时间,由自己主动打电话过去。

  一般来说,在这种情况下,不应让对方再打过来一次,而应由自己主动打过去,尤其是在对方打长途电话的情形中。

  约好了下次通话的时间,就要遵守约定,按时打过去,并向对方再次表示歉意。

  其三,如果在接听电话的时候,适逢另一个电话打了进来,切忌不要中断通话,而要向来电话的人说明原因,要他不要挂断电话,稍等片刻。

  去接另一个电话的时候,接通之后也要请对方稍候片刻或者请他过一会儿再打进来,或者自己过一会儿再打过去。

  等对方理解之后,再继续方才正接听的电话。

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