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纸质文件如何分类管理
各行各业都在顺应“信息资料电子化“的潮流，公文作为行政机关和企事业单位行使管理职能不可缺少的重要工具，仍大量依存于纸介质，纸质文件如何分类管理?来看下面：
首先要把纸质文件按照文件的类别分类，每类越细越好
用便签子写清楚这类分类的意义和用途
然后用订书机定好，如果你的分类越细，那么理论上应该是每一类都纸比较少的
如果订书机定不了很多的话，可以考虑用不同颜色的回形针，按事情的轻重缓急来分类标明
最后要记得的事情就是一定要经常清理文件，已经可以尘封锁在抽屉的文件就不要放在常用的文件夹里面了。
纸质文件如何分类管理【2】
拍摄录入
将纸质文档用拍摄的方式录入电脑，节省大量打字录入的时间;通过OCR技术瞬间提取图片中的文字并保存为可编辑的电子文件。
云端同步
用手机、电脑、iPad等各种终端设备拍摄获取图片，识别后同步到纸质文档管理系统的服务器。
核对校正文档内容
文档图片的识别结果和文档图片可同时调出，方便核对和校正。
分类管理文档
文档拍摄后将批量文档图片及识别结果分多维度分类存储。
主要应用于个人及行业客户的各类纸质文档管理，包括各类个人证明、证件、票据等以及企事业单位档案、合同、资质证明等。
文档如何管理【3】
确定文档管理角色确保您的计划中包含组织的重要项目负责人的反馈意见，您具有适当的团队来实现解决方案，并且您知道谁将参与文档管理过程。
致得E6协同文档管理系统有关创建文档管理规划团队的详细信息，请参阅确定文档管理参与者和项目负责人。
分析文档用途在确定使用文档的人员后，确定他们使用的文档类型以及使用方式。
有关详细信息，请参阅分析文档用途。
规划文档的组织结构您可以将文档放在库、团队网站和门户网站中。
Office SharePoint Server 2007 提供了一系列文档组织和存储功能，从专门的网站(如记录库)到自由格式文档库(用于特殊文档创建和协作)。
在一个库中，您可以进一步将内容划分到文件夹和子文件夹中。
有关详细信息，请参阅规划文档库。
规划如何在各位置之间移动内容 在文档生命周期的不同阶段中，可能需要将文档从一个网站或库移动到另一个网站或库。
例如，发布过程可能包括将文档从暂存网站移动到公共 Internet 网站。
如果在网站之间移动内容时需要将内容从一种格式转换为另一种格式，则您还需要规划内容转换。
有关详细信息，请参阅主题规划文档库中的"规划内容的流动"。
规划内容类型使用内容类型来组织有关文档类型的信息，如元数据
文档模板、策略和工作流程。
这是帮助您在整个组织中组织文档和实施一致性所必不可少的步骤。
有关详细信息，请参阅规划内容类型 (Office SharePoint Server)。
规划内容控制您可以为每种内容类型和存储位置规划适当的控制级别。
例如，对于文档库，您可以计划要求签入和签出以及使用信息权限管理来防止未授权分发文档。
有关详细信息，请参阅规划版本控制、内容审批和签出。
规划工作流通过为组织规划工作流，当每个参与者在文档的生命周期中进行协作时，您可以控制和跟踪文档在团队成员之间移动的方式。
Office SharePoint Server 2007 包括适用于一般团队任务的工作流，如审核和批准文档。
Office SharePoint Server 2007 还支持创建和安装自定义工作流。
有关详细信息，请参阅为文档管理规划工作流。
规划策略对于每种内容类型，应规划信息管理策略，以确保文档获得适当的审计、保留，或者根据组织的机构要求和法律要求处理文档。
Office SharePoint Server 2007 包含实现审计、文档保留、标签和条形码等的策略(以确保所打印的内容可以与文档库中的相应版本相关)。
有关详细信息，请参阅规划信息管理策略。
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