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论述物料代码在企业物流供应链中的应用
摘要： 物料代码是用代码来表示某一种物料， 而具有唯一性、易用性、可扩展性、效率性的物料代码对制造企业提高物料信息准确性、提高管理效率、降低库存及过程控制有着至关重要的意义。梅钢物料代码的管理需建立强大的技术支撑队伍， 逐级负责， 抓好代码源头， 定期进行代码清理， 以保障系统高效运作。
关键词： 物料代码; 供应链; 应用
随着计算机网络技术的发展， 制造业企业的信息化水平迅速提高， ERP( 企业资源计划Enterprise Resources Planning) 被越来越广泛地应用于制造业企业的生产与经营管理之中， 使企业能够借助更有力的手段在生产经营管理上取得更好的效果。作为企业供应链中核心介质的物料( 主要指备件和资材) , 必定需要赋予一种简单而有效的标识， 由供应链中各部门管理人员运用该标识对相应的物料进行有效的管理， 这种标识就是物料代码。
1 物料代码的定义和优点
物料代码就是用代码来表示某一种物料， 每个物料有一个唯一的代码。物料的代码好比人的身份证号码。在物料繁多的制造业企业供应链中， 物料代码非常重要， 在ERP 系统中， 物料代码是系统运作的基础。( 本文所述的物料代码不仅仅指某一物料的代码， 还包括物料名称、物料规格、型号、物料类别、计量单位、物料状态等必要信息在内的一组基础数据信息。)传统的物料代码都是采用特定含义的编码方法。但在ERP 系统中， 物料代码是无特定含义的。一个物料代码代表的物料通过建立基础数据表， 可以根据需要赋予规格型号等很多基础数据信息。这些是物料管理中最关键的资料， 用户在建立这些资料时应认真仔细地做到非常完整且完全准确。其优点在于：
( 1) 简单的代码结构设计， 容易管理;( 2) 不需将物料具体信息的任何含义放入物料代码之中;( 3) 代码相对独立于物料的描述及类别之外;( 4) 合理的代码结构使物料代码能较大范围地扩展编制和沿用;( 5) 关于物料代码的基础信息文件， 在信息系统中数据项的建立及修改完善较为容易。
2 物料代码的作用和意义
通常情况下， 物料代码是以简短的符号或数字、号码来代表物料、品名、规格、单位或类别及其他有关信息的一种管理工具。在物料极为单纯、物料种类极少的企业或许有没有物料代码都无关紧要， 但在物料多到数百种或数千、数万种以上的制造业企业， 物料代码就显得格外重要了。
( 1) 提高物料资料的准确性物料的计划申报、审核、制定采购计划、签订合同、入库、出库、跟踪催货、盘库、储存、保管、记账等一切物料管理事务性的工作可通过物料代码查核， 物料管理较容易， 准确率高， 混乱的情况较少发生。
( 2) 提高物料管理的效率物料管理中， 通过物料代码代替文字的记录， 各种物料管理事务简单省事， 效率增高。
( 3) 有利于ERP 系统的管理利用物料代码和相关信息数据， 配合电脑化系统处理， 检索、分析、查找、计算都非常方便， 效率变得非常高。
( 4) 有利于实施过程控制能够通过计算机系统利用物料代码检索实施过程控制， 减少或防止各种物料舞弊事件的发生。
( 5) 有利于减低物料库存， 降低成本物料代码的应用有利于控制物料存量和闲置废料， 并提高物料活动的工作效率， 减少资金的积压， 降低成本。
( 6) 便于物料的出库领用每种物料都有唯一的料号， 对物料的领用与发放非常方便， 并能减少出错率。
3 物料代码编制的原则
为了快速合理的编制物料代码， 有效提高在ERP 系统中物料代码的实用效率， 应遵循以下一些原则。
( 1) 唯一性同一种物料只能对应一个代码，同一代码只能代表一个物料。对于同种物料， 不同生产商或供应商提供时， 应在所在代码的基础数据信息中能够有所标识， 以便区别并对物料进行跟踪。
( 2) 易用性代码的长度不宜过长， 越简单越好， 容易识别记忆。
( 3) 可读性物料代码不一定要求一看就知道是哪种物料， 但应当做到一看到物料就能够识别出该物料是属于哪一类的物料， 可以考虑采用前段用分类码， 后段用顺序码的方式进行代码。
代码的使用者应可以在较短的时间内对代码大致代表那类物料有大致的了解。
( 4) 可扩展性代码原则的制定应能考虑未来一段时间内物料的变化趋势， 并且要对不同的情况留有一定的余地。例如在物料类别码段、流水号码段中应当为后续物料的添加留有适当多余的字段。
( 5) 效率性代码原则不仅要考虑使用者是否可以较容易地解读， 方便记忆和识别， 还应当考虑是否有利于提高日常操作的效率。
( 6) 兼容性从长远的社会大物流供应链这一角度出发， 本公司的物料代码应当考虑或建议与主要客户、重要供应商物料代码的兼容， 这要求要建立一个物料代码对照表， 把客户、主要供应商的代码、本公司代码放在一张表内可以自由查询。
( 7) 综合性代码原则也应考虑与产品、生产、采购、货仓运作、物料控制、财务、使用软件系统等相关方面的配合使用问题。例如： 在考虑代码时最好全部采用数字， 而不采用字母与数字混排方式， 以方便软件系统的使用。
4 梅钢物料代码的结构、含义、特点及不足
在梅钢ERP 物料采购系统上线前， 梅钢物料代码主要由备件代码和资材代码两部分组成， 其中备件代码用于梅钢备件子系统， 共有138 个分类， 资材代码用于浪潮系统， 根据材料的35 大类进行分类。2006 年梅钢ERP 物料采购系统上线时， 对备件代码和资材代码进行了整合， 以满足物料采购系统的需要。
梅钢物料采购系统是集物料基础管理、计划管理、存货管理、供应商管理、预算管理、旬报价管理、合同管理、质量异议管理、财务管理、系统管理为一体的ERP 管理系统。其赖以运作的基础和关键就是物料代码及相关的基础信息。
目前， 系统中的物料代码有备件码( BJ) 、资材( ZC) 、原燃料( YL) 、工程设备( GS) 、项目设备( XS) 5 类， 共计440 分类( 采购系统投用时) 。
梅钢物料代码的特点是备件码和资材码均采用12 位数字码， 结构较为简单， 易于记忆， 系统输入较为快捷， 可缩短所费的时间。
梅钢物料代码的不足之处有以下5 点。
( 1) 分类不尽合理， 现用物料分类及代码与国际惯例存有差异， 对用于辅助决策的统计、分析支持不足。目前比较通行的做法是物料分类和物料代码分离， 物料代码多采用无意义的代码， 并且可以应用无代码采购。而梅钢代码体系分类体现在代码中， 且不能支持无代码采购， 这也是造成代码量增加的因素之一。
( 2) 描述内容过于简单且不规范， 型号、规格、图号、材质等重要信息不全， 信息的丰富性方面有明显的差距， 对 见单采购!的支持弱， 一次采购率低; 对策略性采购的支持度更低。
( 3) 代码数量大， 有效利用率低， 用户查询代码比较困难。
( 4) 在有些备件码与备件码、资材码与资材码、备件码与资材码之间存在重码问题， 即同一物料有多条代码， 造成系统资源浪费。
( 5) 有些代码的编制未遵循代码结构要求按层级进行编制， 引起系统数据检索较慢。
概括而言， 主要是代码数量和质量的问题， 尤其是代码质量问题在公司不断发展的大背景下越发成为主要矛盾。梅钢现有的代码体系已不能适应宝钢采购一体化管理的需求， 为适应宝钢物料代码一体化运作的需要， 必须对梅钢物料代码进行有效的整合。因此要引用宝钢代码体系， 目标就是在统一物料代码体系及编制原则， 重点提高代码质量， 同时最大限度地减少代码数量。
5 梅钢物料代码的改进与完善
为了提高代码质量， 引入宝钢股份物料分类的概念， 可以通过引用公司统一的物料分类架构，然后对现有代码的数据信息进行丰富和纠错， 从而实现统一物料代码体系， 提高代码整体质量和可用性， 并且在实施过程中， 减少代码数量， 建立一套符合国际惯例的、具有开放性、先进性的、能够对采购供应链提供强有力支撑的物料管理体系。
5. 1 合理构建物料分类架构优质的物料代码信息是系统高效运作的基础， 改进完善物料代码及基础信息， 应合理构建物料分类架构、物料分类、物料标识码及物料属性和属性值。
5. 2 合理构建物料分类分类即把具有某些类似属性的物料群人为归类到某一共同的类别， 从而可以有效地组织产品信息， 进行查询和分析。而同一层级的分类， 可以再依据某些特性， 汇整到更高一层级的分类并赋予相应的类别码， 依此类推， 即形成一套完整物料分类架构与分类码系统。最高层分类称为 根分类!, 最细分类称为 叶级分类!, 处于中间的分类称为 中间分类。
5. 3 合理构建物料标识码物料标识码属于识别码范畴， 是用来明确标识某一项物料。其作用是唯一指定产品及控制业务操作。物料分类与标识码的主要区别见表1。
表1 物料分类与物料标识码的主要区别物料分类或分类码物料标识码编码原则明确指出分类与分类间的隶属关系明确无疑义的标识一项目/ 物料主要的编码特性阶层式的分类法： 可方便向下层延展及向上层类别进行归总独特唯一编码之间的关系必须能显示分类层级间的相关关系编码系统与该物料存在一对一的关系( 号码间无任何关系)用途搜索产品与服务; 作为营运改善的分析工具对某一物料在系统中的状态进行追踪与记录5. 4 合理构建物料属性及属性值确定物料分类后， 为便于用户理解这些分类以及不同分类之间的差异， 使物料分类的识别更精确和规范， 引入了分类的属性概念。属性是某一分类为区别于其他分类所需要的技术及管理等参数的集合。若两个相关分类制定的属性完全一致， 则可以合并为一个分类。属性值是属于某分类的物料按照分类属性的要求填写的区别于同分类中其他物料的具体数据。若两个物料填写的具体数据完全一致， 则可以合并为一个标识码。属性是基于分类的， 而属性值是基于标识码的。
6 结语
物料代码管理必须 先基础， 后应用, 只注重应用不注重基础是行不通的， 供应链各种管理信息就无法正确地进行交换， 将会大大降低物料系统的使用效率， 甚至会影响企业的生产、经营和管理。建立完善的物料代码信息编制原则， 是物料系统高效运作非常重要的基础和前提， 物料代码信息编制的工作质量对物料采购系统整体的运行有着举足轻重的影响。因此， 必须把物料代码信息编制作为系统工程对待， 以强大的技术为支撑，充分考虑企业供应链管理工作中所涉及的管理对象， 配套制定物料代码管理制度， 保障企业信息化建设的顺利实施。
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