企业行政机关文档一体化管理研究论文

企业行政机关文档一体化管理研究论文

　　电子文件和电子档案作为数字化信息系统的重要组成部分，从生产管理、处理和信息传递等方面入手，提出新的实施要求。此外，电子档案的管理涉及的影响因素多，在一体化管理的过程中，需要进行认知度指导。如果系统化管理存在其他问题，则势必造成不良影响，因此，在实施阶段要凸显出优势和关键，发挥现有系统的最大化作用，以符合指标要求。

　　1企业行政机关文档一体化管理概述

　　文件和档案的管理一直是一体化管理的重点，如果不提前进行文档有序管理，则易造成异常影响。此外，档案文书管理也比较复杂，档案来源于文书，文书工作的质量决定档案工作质量，根据文件管理和档案的物质需求和要求等，结合行政机关文件以及管理系统的要求等，实现一体化操作。为了满足实施文件的需求，以系统化理论作为基础，从系统化的角度入手，借助计算机和网络技术进行操作，以符合理论指导要求。此外，机关文书的种类比较多，统筹规划和指导很重要。统筹规划、科学管理等符合要求，在系统化分析的阶段进行处理，一般情况下，采用计算机技术和网络技术等能凸显出优势[1]。企业行政机关在文书管理阶段如何最大限度开发文件是关键，在一体化的管理和实施后，符合自动化系统要求。根据现状和实施要求，需要了解现有的文件信息类型，结合档案信息的相关指标和共享程度等，最大限度进行文件和档案信息的管理。企业行政机关的一体化文档管理在现有基础上实施，必须提升工作效率，文档一体化管理体现了行政机关网络信息程度，整体优势明显[2]。

　　2企业行政机关文档一体化管理现状

　　根据当前行政机关文案管理的具体要求，在整个工程中必须凸显出管理的优势。企业行政管理有重要的意义，在实际文件落实的过程中，影响文档一体化管理的因素较多，具体如下。

　　2.1电子文件内容变动大。电子文件是可以修改的，内容变动大。文件修改后识别难度大，因此，把握原有的状态难度比较大，根据文件类型和电子文件传递信息的类型等可知，需要做好元件的界定工作。电子文件在众多的电子计算机上显示后，便于进行保存。在操作过程中需要提前进行系统识别，此外，元件和复印件的种类多，在文件保存的过程中需要适应新的环境。文件的长期保存需要掌握固定类型，结构和格式等可能出现变动，电子文件不再是固定的形式，结合存储载体和文件类型模式等，提前进行分辨。

　　2.2电子档案管理人才匮乏。对电子文件、电子文档以及归档后的文案进行管理，需要工作人员掌握系统的实际类型。电子档案管理需要人才支持，在信息收集、积累和整理的过程中，对企事业机关的具体管理有严格的要求，但是部分工作人员相关知识缺乏，导致整体管理现状不容乐观。

　　2.3管理软件有局限性。当前在系统软件管理的过程中，可能存在手工文件，增加了难度。结合一体化管理系统和其他要求等，可能存在重复性或者档案不统一的现象。在智能性分析的基础上，如何进行安全评估很重要，软件本身有局限性，导致检索质量差。

　　2.4缺少统一的标准。长期以来，文件工作和档案工作等采用的是分开管理模式，文件的类型比较多，在一体化实施中，需要掌握实际类型，如果存在管理难度大的情况，则发挥现有标准模式的标准作用，提升档案服务能力。但是在实施过程中存在缺少统一标准的现象，管理难度大。

　　3做好企业行政机关文档一体化管理系统工作的措施

　　针对当前企业机关文档管理过程中存在的各种问题，在后续实施过程中需要明确一体化管理的内容和要求，只有按照系统要求进行落实，才能提升稳定性。以下对做好企业行政机关文档一体化管理系统工作的措施进行分析。

　　3.1进行分项目组织管理。结合组织形式和现有的管理案例要求，原有的项目管理存在很多问题，如果不提前进行管理，则易出现异常现象。分立管理符合要求，行政部门在实施过程中需要做好所属关系对比工作，结合对应的部门管理概况和文件以及档案形式要求等，一体化管理后整体吻合率高。档案的落实很重要，结合支持力度和配合情况等，文件和档案工作可能存在失去平衡的现象，在一体化管理的阶段，要掌握办公自动化系统，政府网上管理的过程中，对涉及的办公人员、机构和制度以及办公环境等需要进行改革处理，机关档案工作相对来说是适应的，如果不及时进行管理，整体上显得比较滞后。

　　3.2创新组织体系。结合现有的文件和档案类型，在现有基础上确定行政关系和业务指导的隶属关系。计算机系统的优势明显，网络通信作为当前重要的手段，在现有管理基础上需要适应自动化新技术条件要求，以文件类型和生成等作为基础，在知识经济时代，确定合适的事业管理制度。在各项管理体系创新管理的基础上，了解范围和趋势，执行现有的文档管理流程是关键，以自动化系统为基础，提前确定工作标准，约束各项行为，保证文档管理的稳定性[3]。

　　3.3完善现有的业务规范。文档一体化管理发展到一定阶段后，需要进行理论建设，政策指导建设符合要求，需要积极发挥理论形式的优势，导向作用明显，在实施阶段必须了解政策指导的具体作用，在标准化实施的阶段，科学化、规范化和标准化的方式等符合业务形式要求，在各项业务指导的阶段，明确文档类型、协同作用评估很重要，根据文件生命周期和职责要求等进行协调分析，保证业务内容形式符合要求。尤其是工作人员，对企业行政机关的文案类型进行归纳和整理、周期建设也是关键，在协调统一处理过程中确定自动化措施，满足要求[4]。

　　3.4树立整体管理理念。根据办公自动化的系统应用要求，在当前管理过程中，先进的数字、网络技术和传输工具等作为基础，在机关行政管理的过程中，以计算机作为基础，系统化的处理后能发挥信息共享的优势。文件、档案一体化管理不只是在传统的文书档案管理领域，而是覆盖各种职能部门产生的各种不同门类、不同载体的文件、档案，通过综合管理，充分发挥各个部门文件、档案的整体效果。单位的文件和划分等很重要，结合现有的标准形式和规范要求等，形成一个有机整体，各类文件系统管理能实现紧密衔接，数据共享也是关键，在当前系统化管理的过程中明确文件类型，只有按照系统要求落实，才能符合要求。

　　4结语

　　文档一体化管理以自动化系统为基础，在实施过程中，如何凸显出系统化的优势是关键。结合用户需要和软件系统的升级要求等，在软件开发和应用中，提前进行维护和处理。结合成本评估和文案管理的内容要求，对档案进行编辑处理。当前文档一体化管理的应用范围逐渐扩大，在运行和实施中需要了解一体化管理的具体作用，只有做好一体化管理工作，才能符合要求，促进整体进步。

　　参考文献

　　[1]安娜.企业行政机关文档一体化管理系统[J].电子技术与软件工程,2015(10):59.

　　[2]黄晓薇.政府机关文档一体与电子文件管理分析[J].科技创新导报,2011(29):221.

　　[3]王彩荣.行政机关的文档一体化管理[J].黑龙江史志,2011(12):44,48.

　　[4]王亚轩,郑侠.浅谈机关文档一体化管理[J].黑龙江档案,2017(4):42-43.

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