高校教学档案管理应在创新上下功夫

高校教学档案管理应在创新上下功夫

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　　摘要：高校教学档案是高校教学活动的真实记录，是一所高校教学质量和教学管理水平的全面反映，具有进行科学决策和开展科学教学的重要价值。必须加强对高校教学档案的管理，在观念、管理、服务上创新。

　　关键词：高校教学 档案管理 创新

　　高校教学档案是高校教学工作中积累起来的重要历史资料,它是高等学校办学过程中形成的教学思想、教学管理、教学实践、教学改革与研究等诸多方面教学活动的真实记录①,是一所高校教学质量和教学管理水平的全面反映，具有进行科学决策和开展科学教学的重要价值。如何发挥高校教学档案在教学活动和管理工作中的作用，具有十分重要的理论意义和现实意义。

　　1.档案、教学档案

　　关于档案的定义，据不完全统计，目前国内外已有上百种，如果根据其下定义的出发点和角度来划分，可以归纳为五种类型：法规型、辞书型、教科书型、专著型、论文型。如《法兰西共和国档案法》②：“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。”《苏联大百科全书(第三版)》：“档案是机关、个人、家族在活动中形成的文件材料的总和。”美国现代著名档案学者谢伦伯格在其名著《现代档案——原则与技术》中说：档案是“经鉴定值得永久保存的供查考和研究之用，业已藏入或者选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。”

　　我国档案学界从20世纪50年代起，就一直在不断的探讨档案的定义，直到《中华人民共和国档案法》③诞生，才对档案的定义有了一个比较一致的认识。该法称：档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。”中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案的定义表述是：“国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录”。教育部档案学科教学指导委员会主任、中国人民大学副校长冯惠玲博士在其《档案学概论》一书中称“档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。”

　　以上档案定义虽然认识有所不同，但都认为档案必须具有三个基本要素：形成者、具有查考价值、载体和形式的多样性。④

　　关于教学档案，作者没有见到官方的定义，其定义见诸于一些专家、学者的研究和一些学校的管理制度中。如刘银辉先生认为“教学档案是指学校在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料总和⑤”。西南大学档案管理规定称“教学档案是在教学管理工作中反映教学管理、教学运行、教学改革和教学建设的具有保存价值的文字、图表、声像、电子载体等重要材料⑥”。作者认为“教学档案是高等学校办学过程中形成的教学思想、教学管理、教学实践、教学改革与研究等诸多方面教学活动的真实记录”。主要包括学校教学管理、教学改革、学科建设、招生分配、学籍管理、教学与实践、学位工作、教材建设等方面的内容。还包括上级主管部门下发的有关教学工作的指示、规定、办法批复等。具有真实性、通用性和服务性。

　　真实性 教学档案必须是准确的、客观的、真实的。必须与它所记述的教学活动相符合，而不能是虚构、伪造和假冒的。如果有关材料与现实情况有出入，应当及时查出，予以更正。这样才能使教学档案成为教学活动的计划、过程和结果的真实记录，为开展教学研究、评估和做出决策提供客观依据。

　　通用性 教学档案材料具有一定的通用性，这是由于高校教学过程具有同一性。如一个学校一个专业的教学大纲、教学计划，尤其是教材，对同一学校的同一种专业的学生各届适用，甚至其他同类型的学校亦适用。再如教育部、各省开展的评选高校思想政治理论课“精彩教案”和“精彩课件”，发放各高校，并挂在相关网站上，供教师学习、借鉴，就充分体现了这一特性。

　　服务性 教学档案直接为学校的教学服务。教学档案不但所有的材料来源于教学之中，而且反过来又服务于教学。

　　2.充分认识高校教学档案的重要性

　　2.1教学档案是开展高效教学、提高教学质量的坚强保证

　　教学档案是教学活动的客观记录，是教学过程、教学水平的历史再现。加强教学档案的管理和建设，有助于教学活动的积极开展，有助于增进教师的教学水平，有助于加强教学管理各环节，有助于促进教学质量的提高。如加强对教师教学文件的档案管理，必将客观地促进教师对教学教案、讲稿、教学大纲、实习指导、毕业论文指导、毕业答辩等教学环节进行严格要求，自觉提高教学水平;对学生的作业、学习纪律和态度、考试、成绩、毕业论文等档案进行归档，必将进一步规范学生的学习，提高学生的学业水平。

　　2.2教学档案是总结教学得失、开展教学研究的重要依据

　　教学档案在教学活动中形成的，它记录了教师教学的得与失、好与坏、利与弊，记录了学校的办学思想、办学定位、办学原则、办学制度、办学目标等，这些为教学管理提供参考，为教育决策提供咨询，为改进教学、提高教学质量提供第一手信息资料，是事后处理问题、查证和研究教学日常工作的凭证，是自身活动的信息库，是反映教学管理水平高低及教学活动和教学研究的依据。如对教学管理制度及执行情况的研究能洞察出不同时期教学管理是抓紧还是放松了;对不同教学单位的教学档案进行“横向”比较，能直观地反映出各自教学水平及教学管理水平的高低。明显表明教学档案是探求如何加强教学管理、进行教学总结、开展教学研究的重要依据。⑦

　　2.3教学档案是进行教学评估、规范科学办学的重要材料

　　高校教学水平评估是提高高校教育质量的重大举措，也是衡量一所高校办学实力的重要手段。通过评估是高校最基本的要求。评估一般过程是参评高校先自评，形成自评报告，再接受省教育行政主管部门和国家教育部评估组的审查等主要环节。从评估组检查这一实质性阶段来看，首先是听取学校的工作汇报，接着考察教学设施、与教职工和学生座谈、查阅评估材料、核实数据等，与相关评估指标进行对照，评估打分。从整个过程来看，都是以真实可靠、丰富完整的档案材料作为支撑的。教学档案在评估中起到了重要作用，成为了评估工作的坚强有力“后盾”。

　　2.4教学档案是督查教学活动、规范教学行为的主要载体

　　教学档案，从教师的角度说，它是一个教师当时直接使用的教学文件和教学过程记录材料转化而来，客观地记录了一名教师教学活动的历史情况，保留着教学各个进程、各个环节的真实标记，客观地反映了一名教师的执教态度、行为和水平，是教师教学活动的真实反映，具有备查、考核、参考和学习价值。它一方面看出一名教师是否在按照教学的基本要求严谨治学，另一方面反映出一名教师是否在自己的专业领域不断拓展、不断创新、不断提高。如教师的授课计划、教案的完整性，批改作业、指导实习的认真度，教学文件准备的齐全性等等这些材料都是检查教学人员为“好”教师的重要文献。

　　3.创新高校教学档案管理

　　面向21世纪，教学档案管理要迎接信息革命的挑战，最根本的是要实施档案管理创新，才能充分发挥档案的作用，才能立足于服务教学的大局，才能不断开创教学档案工作的新局面。

　　3.1创新观念，实现教学档案公共价值。教学档案的公共价值体现的是多数老师的公共利益。它的实现既是一个满足教师公共需要的过程，同时也是教师创造和提供公共物品(即教学资源、教学产品)的过程。即是说，每个教师既是创造教学档案的主体，同时也是享受档案公共价值的主体。但是，创造和提供公共物品的过程则是一个需要付出努力甚至经历痛苦的过程，每个人都尽可能选择逃避，没有观念的创新或制度的约束或外部的激励，一般人都不会主动创造和提供公共物品，均会安于现状，因此，实现档案公共价值就决不是一个轻松的过程，而需要某种力量予以督促和强制，那就是要创新思想观念。而制度的约束和外部的激励最终也要转化于观念的转变，因此，观念的创新是高校教学档案公共价值实现的关键因素，每个教师要将教学创新成为自己的自觉要求和追求目标，立足岗位，创造优秀的教学成果，自愿将这种独创性的成果在一定的范围内共享，实现它的公共价值，从而提高整个学校的人才培养质量。

　　3.2创新管理，提高教学档案内在质量。教学档案管理包括档案收集、整理、保管、处理和利用等。有效的管理是提高档案内在质量的必要前提和手段，也是提供高效服务的基础。高校教学档案管理人员应立足校内、面向社会，立足当前、面向未来，立足本职、面向全面，高度重视教学档案管理的重要性，要在档案管理的制度上、档案的质量上、管理的科学上下功夫，大胆改革现有的高校教学档案管理模式，实现教学档案管理现代化、信息化、服务化，建立管理科学、反应敏捷、运行灵活的管理体制，有目的、有重点、有计划地采集用户的需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。

　　3.3创新服务，发挥教学档案社会功能。提供服务是档案最基本的社会功能。教学档案管理目的就在于能为领导、教师和学生提供教学服务。重要的是如何在提供更好的服务上下功夫，这就需要创新服务方式、服务内容和服务手段。在创新服务方式上，实现由被动服务向主动服务转变，彰显服务社会化、多元化、高效化，不断发现新的档案需求和更好满足需求的服务方式。在工作中，要加强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性;要重视和加强对档案利用者的研究，不仅研究当前的利用者，还要研究潜在的利用者，不仅研究利用者当前的需要，还要研究利用者潜在的需求，以便最大限度满足利用者利用档案的需要⑧。在创新服务内容上，实现从数量服务向质量服务上转变。高校教学档案工作者不能只是将档案收集起来便万事大吉,而是要充分挖掘自身潜能，不断完善、丰富、创新服务内容，加大档案编研的工作力度，充分挖掘和发挥档案资源作用，推动档案服务向高水平、高层次、高质量发展，使档案发挥出最大的社会效益和经济效益。在创新服务手段上，实现由传统服务向现代服务转变。随着计算机和多媒体网络技术的运用，数字化教学档案馆(室)的建设已是必然趋势。对档案利用者提供现代化服务已是必然要求，教学档案管理工作人员要借助现代计算机技术及网络通讯技术，对文字、声音、图像等各种形式的信息统一进行处理、存储,实现同一事物的多种形式表现，将更加丰富多彩的编研形式呈现给读者。⑨

　　注 释：

　　①肖肃萍. 充分发挥高校教学档案作用 推进教学档案管理创新[J]. 中国民营科技与经济.

　　②法国是档案案立法较早的国家，1979年1月3日经国民议会和参议院通过，由总统签署公布。该法分 6章36条。在第一章总则中规定档案的定义。

　　③1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第22次会议通过,1987年9月5日主席令第58号公布，1988年1月1日起施行。1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第20次会议修正。

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