论高校档案管理创新

论高校档案管理创新

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　　摘要：随着社会主义市场经济的发展，高校与企业的联系和合作进一步增强，高校毕业生就业空间拓宽，高校师生的择业机会增多，人才流动的速度提升了。面对这种新形势，高校档案管理必须适应高校教育体制改革的要求，创新机制，实现档案管理的网络化、数字化，提高社会化服务水平，使高校的人才技术资源得到充分有效的利用。

　　关键词：高校档案管理创新

　　高校档案管理工作是高等学校事业发展的重要组成部分。当今世界已经进入了一个以创造和分配信息为基础的信息时代，社会对信息的需求越来越广泛，越来越迫切。随着社会主义市场经济的发展，高校档案管理工作也进入了一个新的历史阶段，面临着许多新情况新问题，必然要求我们与时俱进，积极创新高校档案管理，把传统的、封闭的、静态的档案信息，开发成现代的、开放的、动态的信息资源，更好地服务于社会。

　　一、适应高等教育改革的新形势，积极创新档案管理的科学体系

　　在社会主义市场经济条件下，《高等教育法》的实施要求高校面向市场自主办学，走多元化投资主体的路子。与此相适应，高等教育必须逐步建立起自主经营、效益至上、目标管理、自我发展、公平竞争、特色取胜的运行机制，这就给高校档案管理带来了许多新问题。首先是高校的扩招，学生数量的急剧膨胀给档案管理造成了巨大的压力。比如，仅1999年全国高校就扩招了48万人，2003年江西省高校在校学生人数也达到了35万人，比1998年增加了两倍，高校档案管理任务十分繁重;其次，取消计划分配以后，毕业生走向市场择业，就业的不确定性增大，人员流动速度加快。有的还参加考研、出国、留学、在职函授等形式多样的继续教育。这些新情况使高校学生档案管理面临许多新问题;再次，高校投资主体的多元化，地方民办高校的迅速发展，导致高校毕业生的专业、学历、层次不一样。随着时代的推移，人才培养方式也呈现多种面孔，让人目不暇接，如统招、自费、委培、成教、挂职代培、函授、双学历进修、技术培训等，使学生档案管理的内容变得十分复杂;第四，由于学生自主权的释放，加上单亲子女增多和学生婚恋的限制取消，学生在校的经历变得复杂化，有的出现了原来不允许的婚恋关系，有的还出现参赌，吸毒等违法乱纪现象，给学生档案管理带来了新的课题;第五是社会许多行业从劳动密集型转向资本技术密集型，要求高校主动向社会展示高校人才培养和科研方面的大量信息，这也要求高校创新档案管理。一方面，人才是第一战略资源，先进的档案管理要有利于人才脱颖而出;另一方面，高校的科研成果要尽快转化为生产力，使技术优势转变为经济优势，也需要科研档案的跟踪服务。高校档案信息服务社会化必须极早提上议事日程。因此，积极创新高校档案管理，尽快建立完善档案管理的科学体系，才能适应高等教育改革新形势的迫切要求。

　　建立档案管理的科学体系，应当参照《干部档案工作条例》和《归档文件整理规则》，从学生和用人单位、社会各层面的实际情况出发，不断完善档案内容的指标体系。归档材料应以“件”为单位分类排列，进行编号、编目、装合、立卷。比如学生档案除固有的自传、履历表、考察、学历、体检、奖惩材料及党团组织材料外还应补充：⑴婚恋情况;⑵性格特征和个人特长，创造发明情况;⑶校外表现及主要社交圈;⑷学费贷款返还情况;⑸就业岗位跟踪等内容，以便对学生的综合素质作出客观公正的评价，供用人单位选择，进而有针对性地进行继续再教育。

　　二、适应社会主义市场经济的发展，建立高校档案管理的延伸链条

　　随着经济全球化趋势和知识经济的发展，加快开发人力技术资源是社会经济发展的迫切需要。人事档案是合理用人、选人的基础，技术项目档案更是具有商品的一般属性和经济性。档案的力量虽然是潜在的，但其作用又无处不在。由于学生自主择业(包括教师外流)，就业的流向区域不尽相同;用人单位的双向选择，导致学生就业岗位的不稳定性;为数众多的民营企业缺乏规范的档案管理，高校档案管理面临着许多新问题。随着人才市场的开放，人才的物质利益欲望得到极大提升。一些地方和单位无法用有效的方法留住人才便卡住档案不放;一些单位因急需人才，又对档案不屑一顾，这就扰乱了档案的正常有序管理，降低了档案的使用效益，甚至可能引发一些意外的问题。

　　然而，档案是社会各种人才信息、知识信息的重要载体和贮存形式。档案虽然不是商品，但档案信息和档案部门的管理服务又确实具有一定的价值和使用价值。因此，必须更新观念，创新体制、机制，采取各种措施建立高校档案管理的延伸链条，充分发挥高校档案信息在社会主义市场经济建设中的作用。

　　首先，国家档案部门应尽快制订可操作性的个人档案管理法规，同时要统一全国档案机构的隶属关系，编制序列，确立政府人事档案管理部门的主体地位，建立各级人事部门人才交流服务中心的权威和相关的档案管理链条;其次要加快对社会民营、外资、合资企业档案组织实施协调管理，推进档案信息的规范有序管理。凡是进入民营企业的学生档案应由当地政府人才交流服务中心统一存档，并进入人才信息网。再次，高校档案管理部门要依据有关法规，加强与社会档案管理组织的协作，使档案管理方式向间接、服务、动态的方式转变。间接管理，即档案管理部门要运用法规、制度、标准、考核等方法对档案工作进行全面调控;服务管理，指应依据档案保管单位的需要，制订措施，为之提供周到的服务;动态管理，指应密切关注社会各领域的发展变化，及时作出应对，如建立电子文件，计算机信息库和检索系统等。第四，要建立比较合理、宽松的人才流动机制。要允许人才自主择业，有关单位既不能卡住档案，也不能不要档案，应由相关人才交流服务中心统一交接管理。人才交流服务中心对学校毕业生和企业聘用人员也要经常进行跟踪考察，不断更新补充档案内容，提高档案的使用价值。总之，要尽快实现档案信息由粗放型向科学规范管理的转变;由封闭型向开放型的管理转变，由静态型向动态型的管理转变，为社会主义现代化建设提供全面先进的服务。

　　三、适应社会化服务的需要，逐步实现高校档案管理的网络化、数字化

　　服务是档案管理工作永恒的主题。高校档案信息网络化，是高校档案部门为满足社会各个领域的需求，搞好社会化服务的必然要求。高校数字校园的建设，无疑会带动档案部门的信息化建设。建立综合性多功能的档案室已是大势所趋。当前主要是提高高校档案的管理水平，使档案信息收集与传播、软硬件设施和整体环境都得到改善，以提高社会化服务的水平。计算机互联网的出现是人类社会的伟大革命，已经并且还将继续深刻地影响到人类的一切活动。全面推进档案信息化网络化数字化建设，有利于实现档案信息的资源共享。

　　数字档案的核心是要将传统档案馆的职能在网络空间进行复制(或称虚拟)，如同传统档案馆对档案实体的管理。为此，档案人员要培养提高信息处理的能力，充分掌握信息学的有关基础知识和方法，掌握计算机网络技术，学会用计算机处理档案信息，从计算机数据库中贮存检索档案信息，并能够利用网络进行档案信息的应用和开发。要以用户需求为指导，突出改进与用户相关的档案信息的立卷、归档、编研、鉴定、移交、跟踪、联网、销毁等各个环节，提高检索能力和工作效率。要适应用户单位的需求，一是信息形式要全面，载体要包含书面文字的和电子的;内容上要包括全文的、专题的、分类的、目录的档案信息;二是实现网上形式与传统的工作方式并举;三是服务热情周到，讲求时效;四是编制功能全面、性能优良、分类合理、文档管理一体化软件，积极探索与其他文件制作部门和文书处理部门的信息共享途径。通过对文件档案的分类，标注主题词，制定编码、代号、缩写等方法实现对文件内容的快速检索。

　　数字档案馆是通过建立网络支持平台、信息服务平台、业务管理平台，实现档案信息的传输网络化、管理自动化、服务在线化。这就要求档案管理人员努力提高自身的素质，以适应社会化服务的要求，一是要增强责任感，使档案信息能够充分满足社会信息共享的需求;二是要努力学习掌握计算机网络技术，提高信息处理能力，学会利用网络进行档案信息资源的开发;三是要强化服务意识。档案利用者是评判档案信息资料价值的权威，所以必须以用户需求为主导，加强与用户、用人单位的联系协作，加强校企合作，走出去为档案找用户，请进来为用户找档案，以充分发挥档案信息资源的功效，保证各方面人才和科研成果得到及时、合理的利用。

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