高校印章档案管理

时间：2022-10-08 14:54:41 档案管理毕业论文我要投稿

相关推荐

高校印章档案管理

　　高校印章档案管理【1】

　　【摘要】印章，作为维护和体现社会诚信制度的一种手段和凭证，在我们国家的政治、经济、文化和社会生活中发挥着及其重要的作用。

　　印章一旦被停止使用，其法律效力随之消失，继而转化成一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的印章档案。

　　高校合并产生了大量废止印章，做好高校印章档案管理工作，具有普遍的现实意义。

　　【关键词】高校;印章档案;管理

　　一、印章档案的收集

　　1.收集印章档案应及时。

　　印章是机关、企事业单位行使职权、进行各种公务活动及对外联络的标记和凭证。

　　有了印章这个标志，各种文件、介绍信、合同、报表等文书才具有法律效力，才能被人们所承认和执行。

　　因此，印章具有特殊而重要的地位和作用，一旦印章被停用、废止，应尽快交由档案部门封存管理。

　　2.收集印章档案应确保齐全、完整、真实。

　　印章档案能够真实地反映一个单位的机构设置与演变情况，具有重要的历史凭证作用和参考价值。

　　对高校来说，一枚枚印章，是学校各个不同时期的烙印。

　　每一枚印章档案都无可辩驳地证明学校的一段历史，学校档案部门要尽可能地保证学校每一历史时期印章的齐全完整，使之体现学校变迁过程的系统性，完整地反映学校发展历程的全貌。

　　另外，据说社会上一些不法分子利用计算机扫描等高科技手段能按照印章所盖的印迹制作出真假难辨的印章。

　　所以，我们在收集印章档案时一定要确保其真实性。

　　3.收集印章档案应履行严格的交接手续。

　　档案部门可根据自己学校实际，制定相应的废止印章收集登记表，主要内容应包括印模图样、材质、启用日期、废止日期、移交单位、接收单位、移交人、接收人、移交日期等条项。

　　印章废止单位填好废止印章收集登记表，连同废止印章一并移交给学校档案部门封存管理。

　　由于废止印章大小不同，材质不一，破损程度、保存价值也良莠不齐，档案部门在接收时可作适当鉴定。

　　二、印章档案的整理

　　总体来说，印章档案整理应遵循利于管理、便于利用的原则，在印章的形成规律基础上，保持其历史原貌和有机联系，集中进行整理分类。

　　需要注意的一点就是印章档案的全宗处理。

　　印章档案应按馆藏集中，统一整理，不宜按来源原则划分全宗，也就是说馆藏印章档案应作为全宗级档案单独整理编目，按进馆顺序编制流水号，不得与文书档案混合编号。

　　其整理步骤如下：

　　1.清洗、临时编号。

　　将印章印面朝下放入装有清洗剂溶液的容器之中浸泡，待污垢松软后，使用刷子刷洗印章。

　　刷洗干净的印章放在通风处晾干。

　　清洗后的印章要确保完整、清洁、不变形，保持印面和边款中字迹与图案的完整、清晰。

　　将晾干后的印章贴上临时标签，标签进行流水编号，按编号顺序若干枚为一组集中存放。

　　2.制作卡片。

　　按照一印一卡的方式，将印章逐一在卡片上盖制印模，对印模编制与印章相同的临时流水编号，预留出档号与考证内容。

　　3.鉴定考证、划分保管期限。

　　通过查考印章启用和机构变更等文书档案及相关资料，研究印章边款、印材，比较印章式样和印文，对印章的文字和图案内容、使用时间及真伪情况进行考证，填写卡片上的考证内容。

　　4.分类排序。

　　一般可根据印章档案的历史时期、印章属性、机构类型等特征组织分类。

　　高校印章档案可按三级类目来分，一级类目：建国前印章代号为1，建国后印章代号为2;二级类目：机构印章代号为1，个人印章代号为2;三级类目：党委印章代号为1，行政印章代号为2，钢印代号为3，团委印章代号为4等等。

　　分类号使用阿拉伯数字加间隔符“.”编制，间隔符“.”用以区分分类层次。

　　如建国后党政印章的分类号应为2.1.1。

　　印章档案按保管期限――分类号――枚号顺序逐盒组织排列。

　　5.分拣装盒。

　　按照卡片分类排序的结果，对应临时标签流水号拣取印章，将相同保管期限、相同类别的印章，依印章排列顺序逐一装盒。

　　盒内印章一般按从左至右、从上至下的顺序排放。

　　装盒后要编制备考表，如实填写本盒印章情况说明、整理人、整理时间等事项。

　　备考表平放在盒内印章上面。

　　6.制作印模。

　　盖制印模时，印章要放准位置，均匀用力，一次成型。

　　盖出的印模要求印模工整、印文清晰、图形完整、排列美观。

　　盖制后的印模可经过扫描数字化处理后再用计算机编辑。

　　对有边款和特殊纽式的印章，可分别采用拓片和照相的方式对其进行复制和取样，作为印模的有机组成部分，一同编辑。

　　按照管理、利用印章档案的需要，可同时盖制若干份印模，其中，按盒内印章排放顺序盖制的印模单置于盒内，其余可根据需要编辑制作成各种专题印章档案印模集或印谱。

　　放在盒内的印模单应放在备考表的上面，其中每个印模的下方应标注与之相对应的印章档案的档号。

　　7.编制档号。

　　印章档案整理完毕后应编制档号，以固定排序位置。

　　档号由印章档案代号、保管期限代号、分类号和枚号组成。

　　印章档案代号：字母“YZ”代表“印章档案”，保管期限代号;字母“YJ”代表永久，“DQ”代表定期;分类号在第四步已阐述，枚号即阿拉伯数字流水编号。

　　如学校印章档案保管期限为永久的建国后党委第一枚印章的档号为：YZ-YJ-2.1.1-1.制作档号时，去掉印章上的临时标签，在印章执柄或外侧贴上写有档号的新标签，还要分别在盒内印模和卡片上编制档号。

　　8.编制检索工具。

　　印章档案应同时编制手工和机检两种检索工具。

　　依据印章档案的档号排列顺序组织条目，通过将卡片上相关信息过录到目录上的方式，编制手工印章档案保管目录，主要设置档号、印文(边款)、使用起止时间、印材、备注等条项，根据保管期限的不同，分别打印后装订成册。

　　机检检索工具除应有与纸质保管目录同版本的电子目录外，还要有扫描、编辑后的电子印模图形。

　　9.编制整理说明。

　　每一批印章档案整理完毕后，都应该编制整理说明。

　　记载印章档案的来源、数量，介绍印章的内容、价值和完整情况，说明印章档案的整理时间、整理人员和其他事项。

　　整理说明可与印章档案保管目录等手工检索工具装订在一起。

　　三、印章档案的利用

　　印章档案是档案的有机组成部分，即是档案，就会有一个提供利用的问题。

　　在实际工作中，由于多种历史原因和工作需要，部分印章档案需要重新启用。

　　但是鉴于印章的特殊功能，为防盗用、冒用、误用，印章档案的利用要严格控制。

　　1.制定严格的印章档案利用审批制度。

　　提供印章档案利用时，应查验利用者有效证件，仔细询问利用事由，请利用者填写印章档案利用审批表，主要内容应包括利用人、利用单位、利用事由、需盖印章名称、学校有关部门意见、领导批示、承办人、办理时间等条项，做好印章档案的利用登记和利用效果登记。

　　档案工作人员不得违反规定擅自提供利用，保证印章档案的利用安全。

　　2.为便于查找利用，档案部门除编制相应的纸质印模检索工具外，还应对印模采用计算机扫描、存储等数字化处理，形成系统的电子检索目录，以进一步提高利用效率。

　　总之，印章档案以其独有的特殊载体出现，见证了学校历史发展的进程和机构设置的变迁，是重要的档案资源。

　　高校要进一步加强对印章档案的认识，重视印章档案的收集和管理工作，使印章档案的管理更加制度化、规范化、科学化。

　　参考文献：

　　[1]刘加威.高校印章档案管理的若干思考[J].齐齐哈尔医学院学报，2008(22).

　　[2]康云霞，许院院，程媛.浅谈合并高校失效印章的档案管理[J].兰台世界，2008(9).

　　[3]封小平.谈谈印章档案的整理[J].浙江档案，2010(4).

　　高校档案管理【2】

　　[提要]　在公共信息作为国家战略性资源的今天，档案信息也显得尤为重要。

　　高校档案信息来源于学校的各项活动，是全体教职员工及学生集体智慧的结晶。

　　高校档案信息作为一种原生性信息，不仅对学校的发展有着积极的作用，同时还为国家经济建设和社会发展做出重大贡献。

　　关键词：高校;档案;管理

　　各高校依据《普通高等学校档案管理办法》规定了本高校档案管理办法，一般包括：档案管理责任制、档案立卷归档制度、库房管理制度、查阅档案资料制度、保密制度、鉴定与销毁制度、登记与统计制度、档案工作人员守则、档案移交制度等规章制度。

　　从部分高校的《档案实体分类方案》、《档案归档范围及保管期限》中可以看出，各高校基建档案的归档范围和保管期限都依据《基本建设项目资料管理暂行规定》，即规定了基本建设项目资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成使用的全过程形成的、应当保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘探、设计、施工、竣工、改建、扩建等各阶段形成的文字材料、图表、计算材料、声像材料等。

　　保管期限分为短期、长期、永久三种。

　　其中，长期保管的材料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。

　　但在现实工作中，这种归档范围和保管期限的设置并不完全适应高校基建档案管理。

　　一、高校档案管理的重要性

　　高校档案信息是整个档案信息资源中的重要组成部分，是国家档案全宗的重要组成部分，是党和国家的宝贵财富，是推动社会文明进步的宝贵资源。

　　高等学校是传播知识、培养人才的场所，高校档案中的科学研究类档案信息及博士、硕士学位论文中的很大一部分都代表了相关学科研究的最新动态。

　　这部分档案信息对于指引社会进步及变知识为生产力有积极的作用。

　　高校档案信息真实记载了学校的发展进程，高等学校要想在日益复杂的环境中争创一流和更好地发展，就离不开高校档案信息的支持。

　　随着我国高校布局的变化，产生了许多新的学校。

　　新高校规模大、管理模式各异，这就给档案管理工作增加了难度，提出了新问题。

　　此外，高校档案信息来源于学校的日常管理活动，它广泛存在于学校的各个部门。

　　如何将高校档案信息互联起来，形成一个集成的系统，以便最大限度地减少信息冗余，保持高校档案信息的一致性和完整性，也是目前我们必须解决的问题。

　　二、高校档案管理存在的问题

　　(一)制度不严，缺少保障制度或措施。

　　学校每年用于档案的专项费用很少或没有，保障制度的缺失还易造成人员配备的不足。

　　面对如此多且又复杂的材料，收集就需格外地细心和专业，但档案部门由于任务重，收集材料的人员往往是新来的或是部门的文书人员，业务不熟悉，档案管理业务也不熟悉，对整个材料构成不很了解，容易造成材料的缺失。

　　同时，高校档案管理部门的人员一般较少，档案专职人员往往一个人管好几个类别，对业务和进程也不够熟悉，很少会到部门去指导档案管理工作。

　　以上种种现象都会影响高校档案的规范归档。

　　再加上部门的兼职档案管理员变动较为频繁，更加重了这种现象。

　　档案的电子文件的增多还牵涉到档案馆的计算机专业人员的配备问题，因为档案信息化、数字化的建设离不开计算机人才，只有计算机专业人员的保证。

　　才能保证管理系统的运行正常和服务器的维护。

　　(二)档案队伍建设缺乏科学性和稳定性，人员整体素质低下。

　　知识经济时代对档案工作者的素质提出了较高的要求，而在现阶段的高校档案工作者中，还有相当一部分人达不到上述要求，他们中有的是在单位竞聘上岗过程中的解聘人员被安置到档案部门，有的是由于其他原因工作调动而被分配到档案部门，有的是其他工作人员兼职做档案工作，还有的是刚从大中专学校分配来的学生。

　　这支队伍在数量上虽能充其数，但在质量上还不能适应当今档案工作的开展，其整体综合素质低下，严重影响档案管理工作的水平，如在收集工作中不知该收什么，影响了归档齐全率;整理时颠倒卷内文件的先后顺序;案卷标题拟写不准确;案卷之间问题交叉，等等。

　　因此，这样的档案人员队伍，必然存在着知识结构、职称结构、年龄结构不甚合理现象，在知识结构方面，具备档案专业知识的人员数量极少，且专职档案工作者中也大都存在知识老化的现象，其理论水平、业务水平亦尚需提高，而适应当今知识经济时代要求的复合型人才更是严重匮乏，如现今计算机的使用已深入到各行各业，档案工作的国际间交流也日渐频繁，但既精通软件设计又深谙档案业务的复合型人才却并不多见，精通外语的档案部门人才则更是凤毛麟角。

　　在职称结构方面，档案工作者中高级职称比率与其他部门相比明显较少，比率偏低。

　　三、高校档案管理对策

　　(一)进一步增强档案部门的服务意识。

　　广泛宣传，创造良好的外部环境，除了在学校内部加强学习、提高认识，明确建档重要性外，还需向相关部门宣传建档意义，在各部门间形成建档共识，使建档工作引起部门领导的足够重视，仅靠部门是不够的。

　　只有各部门明确了建档的重要意义，才能真正确立档案工作的重要地位，为建档工作的顺利展开，创造一个积极、和谐、良好的外部环境。

　　例如，J学院每年都召开全校档案工作会议，参加的人员有学院领导、部门和分院领导和各部门学院的兼职档案管理员。

　　会议得到了学校领导的大力支持，领导们每次都参加并加以指示。

　　校档案工作会议的主要内容是宣传档案工作的重要性、向各部门了解是否有新的常规性材料、布置新一年的档案归档工作任务和对归档工作的有关操作程序培训等。

　　档案的利用原理和其他的类别是一样的，要加大宣传力度，取得领导的支持，改变全校师生的观念，使他们能主动配合工作，才能取得高校档案管理的良性循环。

　　(二)推进高校档案管理现代化。

　　在各种信息资源中，档案以其独具的与人类社会各种活动的伴生关系及所载信息的原始性、真实性等特殊性质，而占有独特的地位。

　　其开发利用工作，包含了有别于其他信息资源开发利用的特殊意义。