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高职院校档案统计工作建设问题
高职院校档案统计工作建设问题
【摘 要】档案统计工作是通过图标和数字等形式来反应档案和档案工作之间的有关情况的档案业务工作。
它是档案建设重要的基础工作，也是了解和掌握档案工作情况及规模的一种手段，更是科学决策的重要依据。
当前档案管理现代化把档案统计工作作为重要的实施内容，对档案工作和档案事业的发展是起到非常重要的作用。
【关键词】高职院校;档案统计;建议
档案管理是高职院校的档案统计工作的一个重要环节。
它是通过档案的管理人员对学校各部门档案资料进行收集、整理、鉴定、保管数量，以及通过本院校档案的构成利用机构和人员的实际情况作出基本的统计和其他专业型的统计，以统计数字、统计表册的形式来展示本院校档案和档案管理工作的基本情况。
这种档案的统计工作不仅为档案事业和高职院校行政管理、教育教学、学生管理等相关的工作提供明确的数据支持，也为科学制定档案事业方针政策及发展规划打下了基础。
一、档案统计概述
档案的统计工作是对档案通过量的研究来做出统计的的一个实质性的工作，它贯穿了档案建设过程中的核心问题，也是让我们如何正确认识量与质的关系问题。
档案工作由六个环节组成，即档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用，统计是较重要的一个环节，也是搞好档案综合管理的充要条件。
总的来说，档案统计是用定量的方法对档案、档案工作进行建设的，通过指标数字来揭示档案和档案工作的发展过程、现象及其一般规律性。
二、档案统计在档案工作中发挥的作用
1. 档案统计工作贯穿了档案工作的全过程，它以数据的形式来了解和掌握档案的形式并做到如何管理及利用档案的事业发展的状况，将统计工作做到更好，同时也为高职院校档案事业发展提供建设性规划。
要想实现档案管理现代化，并且能跟上时代发展的步伐和要求，我们要去了解高职院校档案数量是以什么的势态增长。
那么我们可以利用我们所拥有的统计数据，能清楚的了解高职院校档案增长速度和趋势，进而有目的、有计划地合理安排经费的使用。
我们也可以通过将库房扩充、完善检索工具、更新设备，做到档案的管理现代化。
我们也可以通过统计数据来掌握本单位的信息开发，，做到及时调整人员、设备的配置，这样可以更好地开发档案信息资源，服务用户。
档案的统计是制定计划、检查执行情况的一个重要依据，它是以数据的形式将档案的情况完整的罗列出来，让我们很容易的知道他的管理活动的规律，对我们从实际情况出发并且制定切实可行的工作计划是有很大的帮助的。
同时统计数据又在客观的角度能够准确的帮助我们检查工作计划的可实施性，让我们能很好的准确的发现存在的不足和改进的地方，能做到促进档案工作的发展。
三、当前档案统计存在的现状问题
1.重视不足，一些高职院校对档案统计的工作不重视，不愿意投入财力和人力，以至于缺乏规划化的管理。
对档案统计的观念淡薄，认为统计人员可以没有，对档案的建设没有什么影响。
这样的思想就会导致档案的记录不完善，统计的方法也不能够统一。
换句话说，如果对做出的统计数据不去建立档案，会造成很多有用的数据的流失。
因此，当前的统计基础工作薄弱已经成为影响统计质量，制约学校统计工作的开展的一个非常重大的问题。
2.即使安排了统计人员，统计人员也会对统计指标的涵义理解程度不同。
那么他们统计数据的方法也会大不相同，各搞一套，想当然的按照自己的思维方式去设计表格和填报数字。
这样带来的影响有：一是统计数量的单位不统一;二是档案材料的收集与整理统计方式的差异，在整理档案时，我们要知道正件与附件、印件与定稿(原稿)、转发文与被转发文等都要放在一起立卷，合称为一件的，但是好多统计人员不知道这一点，作出的收集和整理也是不一样的，这样就会存在差异;三是输入表格内容涵义理解的差异，在进行案卷的输入时，有的统计员会将件号当作文件起页号输入， 使得每个文件只有一页，文件的页数和件数的数字是完全一致的;四、档案利用的记量差异，在对档案进行登记的时候，不是以利用者的实际利用档案的数量来登记的，是以来登记的人数作为登记，以至于导致差异。
当档案人员对于档案的业务和检索工具不健全时，将会产生更大的差异，因为他们不会以实际的情况作为记录。
3.没有实行任何一种制度化的管理模式进行档案统计工作。
档案统计工作和其他工作是不一样的，它是在人们将其他的工作都做完之后，才会想起要做的事情。
这是因为人们在工作时根本就不重视这项工作，使这项工作产生滞后性，产生这种性质的原因是因为没有将制度化的形式落实到档案工作的各个环节中去。
4.对档案统计的分析的工作研究的不够深入。
要做到从统计调查中去获取原始数据，再对档案统计进行整理，并对原始数据进行分类、分组，最后从统计的数据中得出结论，这就是档案统计的分析和研究工作，它可以说是统计工作的最后阶段，当我们在填报完档案统计报表的时候进行这一项工作，这也可以说是最为重要的一个阶段。
如果没有这一步，那么档案统计工作也就没有什么意义。
如果按照目前的情况来看许多高职院校的档案统计工作也只是停留在一些填报数字和应付上级报表的阶段，并不会对统计数据进行更深入的分析研究。
四、加强高职院校档案统计工作的建议
针对以上出现的现实问题，笔者认为要做好高职院校档案统计工作需做到以下几点：
(一)要加强全员对档案统计工作的认识
目前的高职档案管理是由封闭性转化为开放性和效益性，作为高职院校的领导要非常重视和关心在教学中的档案统计工作，将档案统计工作视为重要的一项工作，将统计管理规划化的带入到档案统计工作中去，切实加强对档案的统计工作。
要做到以身作则，为自己的未来做打算，为现实服务的高度为标准，对档案工作进行系统规划，将学校的档案管理事业做到一个新的高度。
学校应该做到在学校上下去宣传，让人们能够意识到档案统计工作的重要性，因为只有这样，在一起工作的各个部门才会主动并积极的配合档案统计的这一工作。
(二)加强档案管理人员素质和能力的提升
高职院校档案统计工作相对别的工作是科学性强且标准高，要求非常严的一项工作。
在这个岗位上工作的工作者是要面对大量和繁琐的档案信息数据，他们要做到档案收集、整体、归档等工作，而且在做的时候一定要保证在规定的时间里具有一定的保密性质。
所以，要想去做这份工作，还想要把这份工作做得好，就必须拥有更全面的专业知识，要非常热爱这份工作，对这个工作有很大的兴趣，要有坚定的信念和无私的奉献精神。
对此，档案统计的工作者要不断提高政治理论水平，端正政治态度，加强职业道德修养，有较高的法制观念，要学法、懂法按照法律的规定来进行统计档案。
不过，现在的网络信息技术越来越发达，档案统计手段的现代化和信息化对档案工作人员提出了更高的要求，档案的工作人员也要不断的适应不同的局势，做到不断的提升自己的操作能力和业务素质，要不断的加强学习，并积极参加关于现代档案统计技术方面的培训。
当然，学校也要不断去提供档案工作人员的学习交流的机会，让工作人员不断了解、掌握现代化统计技能，不断提高档案统计的现代化水平。
要懂得对档案资料进行收集、分类、整理、装订，还要会编制检索工具，如果档案统计人员不熟悉相关专业之间的联系和区别，那么他们很难在这份工作中做出好的成绩，就会出现纰漏，导致存放的档案很凌乱，造成在统计档案上会有很大的困扰。
(三)建立健全高职院校档案统计规章制度
高职教育现在正处在发展的阶段，在做档案统计的工作也是相比较起来是繁忙的，如果没有一整套完善的体系不仅会拖延工作的完成进度，可能会造成工作不能够完成，所谓无章可循，各自为政。
所以为了让工作的进度加快和能更好的完成工作，高职院校就一定要修订和完善档案统计制度，加强对档案统计制度的建设，并且结合实际做好各项工作，也做好不同载体档案的规范化、标准化建设。
要把档案制度的建设放在重要的位置，让人们了解当中的重要性，让它有章可循。
高职教育机构应该要建立考核和评估制度，定期安排工作，布置、检查、总结、验收档案工作。
还要建立档案的相关信息，便于查找，为学校档案工作，是一项非常有价值的科学决策。
参考文献：
[1] 陈凯侠.从高职院校评估谈高职院校档案工作建设[J]. 职业圈. 2007(16)
[2] 王新华.对基层企业档案统计工作的几点认识[J]. 办公室业务. 2012
[3] 王振云.浅议档案统计工作[J]. 统计与管理. 2013
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