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高校档案收集归档工作的创新措施
高校档案收集归档工作的创新措施
摘要：高校档案收集归档工作是学校和社会中重要的一部分，它发展的好坏将直接对学校和社会产生影响。
因此，高校档案收集归档工作的创新必须遵循一定的原则，根据其本质实施相应的措施。
本文主要针对高校档案收集归档工作的内容、重要性及创新措施进行了详细的分析和研究。
关键词：高校档案;收集;归档;创新;措施
高校档案收集归档工作是高校管理工作的重要组成部分，收集档案是源头，奠定了学校开展工作的基础。
高校中目前坚持“加强收集、深化利用”的方针，因此，档案收集的工作无疑成为学校进行其他工作的中心，同时也是一个难点。
高校中的档案是一个学校教学活动的真实记录表现，全面反映着学校的管理水平及教学质量，具有非常明显的特点。
目前，加强高校的档案收集归档工作十分重要。
一、高校教学档案收集的归档工作的特性
高校档案的教学档案主要是教学资料转化而来的。
教学的资料文件由上级分配下来，或者是从教务处及学生处等部门得来，抑或从各个学科、科系内都可以总结出来，除此之外，从从事过教学的导师那里也可以得到局部的教学资料等。
教学资料的来源具有广泛性，这个给各高校档案收集归档的工作带来了一定的难度。
高校的档案收集及管理具有较强的时间性，最常见的是运用日历年度进行时间划分、排列及进行管理的。
高校的教学活动主要是以学生教育为目标的周期性活动，所以，在档案时间划分上有一定的区别，常见的划分方法是以日历年度、学年(学期)及学制周等方式交叉结合的方式进行档案收集归档的。
高校这种教学档案时间的交叉性给高校的档案收集归档带来了复杂性、同时也大大增加了管理人员的工作量等。
高校教学档案是在教学过程中自然形成的一种具有完整性无形记录材料。
整个档案记录着学生从新生到接受教育结束为止的所有材料，在衔接上形成了一种规律，彼此间互相制约。
高校的教学档案一般具有电子档案、书面档案、声像档案及实物档案等几种，方式虽然不同但档案承载着的内容却是差不多的，大同小异，增加了高校档案收集归档工作的难度。
二、高校档案收集归档工作管理创新的必要性
近年来，关于创新的教学档案管理为高校有效教学工作的开展，提供了坚定的保障，进一步提高了高校的教学质量。
我国高校应该积极创新高校教学档案管理机制，减轻教学档案归档工作管理人员的负担，为以后学校进行教学活动的开展奠定良好的指导基础。
加强对学校教学文件档案的管理力度，客观的加强老师对教学环节的严格要求，促使教师们自觉提高自身的教学水平。
对于学生成绩、作业及试卷等档案进行工作归档，以此来规范学生们的学习，对于奖励方面，适当的提高教学奖学金评选活动及学生开展活动档案的管理，为之后的教学档案归档做铺垫。
创新的高校教学档案管理，为教学的优缺点、教学研究活动提供了重要的依据。
高校的教学档案是学校教学的过程中形成的，主要记录着高校教学活动中的点点滴滴，彰显着高校的教学思想，为高校教学管理提供参考的依据，属于改革高校教学进程及教学质量的一手资料，更方便于日后处理学校教学中出现的问题，并进行查证核对。
各大高校应该针对不同的教学管理进行控制，控制教学管理力度的松紧，适度调整;不同教学档案的横向比较，这些足以反映各大高校教学水平以和高校教学管理水平的高低等。
创新高校教学档案的管理，为高校开展教学评估活动和规范学校科学办学提供第一手材料。
根据我国上世纪90年代颁布的法律法规，明文规定我国各大高校每年必须接受两次教学评估，根据不同情况的出现，进行分析研究，并制定出新的教学评估制度等(单方面的教学评估方式较多)。
我国教学的评估活动无非是以高校教学档案的完整性、真实性及创新性等方面作为出发点进行评估。
各大高校中评估得出的优异成绩，实质上讲均是来自于学校教学档案的管理，由此可见，创新高校档案收集归档工作十分必要。
三、高校档案收集归档工作的创新措施
(一)创新高校档案收集归档的观念，促进教学档案价值的实现
本质上讲，教学档案的最大价值就是教学档案的在教学过程中表现出来的公共价值。
比如，一个教师的个人档案，不仅对教师本身具有重要的指导意义，对学校，学生及院校方面均有指导意义值得学习和借鉴等。
当然，不同的老师对档案的具有不同的认知，同时决定着教师对教学档案重要性的认识。
当前，高校中出现留学热，大部分学生需要出国深造，办理手续时没有学校档案是无法达到出国的标准的，为此，我国各大高校中收集的档案不单单有汉语形式，还应该有英语形式等，这就需要高水平的英语人才的培养，为未来教育的发展做准备。
(二)创新高校的档案管理，提高档案的内在质量
高校教学档案主要包括教学档案的收集、档案的整理、档案的保管及档案的利用等。
提高档案内在质量的前提是对档案进行有效地管理，同时也是提高有效档案服务的基础。
对教学档案管理人员进行创新，加强管理人员的创新思想，提高管理人员的能力，逐渐实现教学档案的数字化和信息化。
针对数字化档案进行系统编辑，方便查询;对信息化电子档案进行整理，建立定向的数据库，再进一步转化为数字化档案应用，从而提高档案的利用率级归档率，实现高校教学档案的科学化，
(三)创新编辑研究，加强教学档案信息服务开发力度
近年来，随着我国教学档案需求的增加，很多高校的档案管理者开始打破传统的思想观念，积极创新和开拓新的管理方式，便于提供更好的档案服务。
学校的档案部门也应充分利用教学档案包含的信息，进行编制，不仅要编辑常见的编辑检索工具，还要根据不同种类的教学档案资料进行综合，编制出更多的、具有价值的信息，为教学提供的充沛的信息资源。
(四)创新教学档案的基础服务
高校必须针对档案管理进行服务创新，建立新型的服务方式，服务内容及服务手段等。
还要针对对教学档案利用者的研究与分析，不管是现有的利用者和需要还是以后潜在的利用者和需要，均需加强对它们的重视，只有这样才能最大程度的满足利用者对教学档案的需求。
随着计算机及网络多媒体的广泛应用，建立数字化的档案模式的趋势不可阻挡，是教学档案服务管理服务发展的必然性。
根据学校实际情况适当的开设网络、在线咨询、移动等服务。
另外，综合网络创新在网站上制作档案信息查看网页，设定一定的信息专栏、个人信息等，供学生能够自主查询，简捷方便。
所以，必须加强高校档案收集归档管理服务的创新，建立一套健全的档案收集归档管理机制，逐步完善对档案收集的管理。
(五)创新多媒体的信息环境
随着计算机的普遍应用，档案管理虽不再只局限在书面上，但由于教学档案者花费大量的精力在建立电子档案上，软件设备较落后。
针对多媒体软件及时创新，扩大电子档案开发的利用率，推进教学档案数字化的进程。
数字化的档案能够有效的控制档案的信息，自动加强对教学档案的管理，完善档案的资料信息，准备的提供可靠的信息，使信息充分发挥它的作用，此外，还可以使档案利用者以最快的速度搜索到自己所需要的信息。
因此，必须加快对多媒体技术及设备的创新。
(六)加强宣传力度，增强学生意识
增强学校教师与学生的档案意识，提高学生的档案利用率，使档案发挥最大的作用。
从根本上消除部分人群认为档案观念可有可无的现象。
创新档案信息化的建设，使档案收集工作早日走上新的台阶。
四、总结
综上所述，高校档案收集归档是学校进行文件整理重要部分，是教学档案整理工作的重要环节，具有十分重要的作用，因此，必须加强对教学档案收集归档工作的创新，制定健全高校的创新措施，加强对档案工作者创新思想的传播，进一步加强高校档案管理工作，规范化收集、归档鉴定，不断利用现代科技手段创新，丰富档案内容，树立“以人为本”的科学发展观，加强服务意识，为教学档案收集归档工作提供良好的服务。
参考文献：
[1]高 瑛.高校创新型人才培养与档案收集工作的探讨[J].兰台世界，2009(8).
[2]陈少毅.浅谈高校学籍档案的管理[J].档案与建设，2009(12).
[3]杨 虹.对事业单位档案管理的创新思路的探讨[J].科技资讯，2010(34).
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