建筑工程档案资料管理的问题解决措施论文
摘要:建筑工程中的档案资料具有重要意义,是建筑活动开展的体现,又能为后期工作提供一定依据,但是目前工程资料管理还存在许多问题需要改进。文章分析了建筑工程档案管理的重要性,总结了档案管理的主要内容,并就其中存在的问题提出了相应的管理策略,旨在提高我国建筑工程档案资料的管理水平,促进后期的工作发展。
关键词:建筑工程;档案资料管理;问题措施
对于建筑工程而言,质量管理是非常重要的工作,是企业管理水平与竞争力的体现,质量管理可以分解到不同阶段与不同方面,将信息收集起来,就能形成工程档案资料。工程档案是建筑活动开展的总结,是企业建筑经验的积累。工程档案管理工作的有效开展,有助于提升工程质量、企业效益。现阶段,我国建筑行业处于快速发展阶段,在发展过程中,注重对利益追求,档案管理工作还存在诸多不足,需要在后期工作中予以重视,并科学管理,发挥档案资料应有的作用。
1建筑工程档案管理工作的重要性
建筑工程涉及到的环节多、领域广、施工程序复杂,如果未能对其活动进行详细的资料保存记录,工作开展就会混乱无序。建筑工程施工会产生大量资料,这些资料既是活动开展的体现,又能为质量与管理水平提升提供帮助,企业需要建立科学的管理制度,落实建筑工程档案管理,体现企业内控管理水平。从宏观层面来看,国家对于建筑施工档案管理有相应规定,工程建设必须严格管理档案资料,如果资料不符合要求,则可以认定为工程不合格,规范的实施从一定程度上增强了企业档案管理工作科学性、严谨性。从质量控制工作来看,质量控制需要达成相关标准,而标准达成则需要项目施工过程规范化、科学化、标准化、合理化,通过资料对作业过程进行记录,可以为质量控制工作开展奠定基础,同时也可以提升项目质量水平。项目施工过程中,工程资料是最原始的资料,包含项目全部信息,既是施工的依据,也是后期检修工作的依据。
2建筑工程档案资料主要内容
建筑工程档案包括的资料十分丰富,其原因就在于建筑工程是一项系统而复杂的工作,涉及到的环节多、工艺多、人员多、材料多、施工环节多。资料包括安装土建等文件资料、项目竣工图和综合性资料。其中文件资料包括图纸设计、技术交底、设计变更、开工报告、竣工报告、项目监理规划、例会记录、工程组织设计、建筑材料、质量文件、相关实验资料、实验报告、工程验收资料、工程监测资料、质量评估文件、质量检测资料、事故处理与记录资料技术总结等。项目竣工图,该部分主要包括了建筑、通风管线、平面布置、电路、以及其他相关方面的工程图。综合性资料,包括了工程报批相关文件、施工区域环境资料,如地质水文气象、项目任务书、拆迁安置、工程设计与变更、项目规划安全管理环境管理、消防文件、中标与监理施工文件、项目合同、与施工相关协议、施工竣工验收、工程审计结算资料等。从资料的形式来分,又可以分为纸质资料,电子资料,音频视频资料等。
3工程建设档案管理工作存在的问题
3.1管理意识问题
建筑行业经历了高速发展阶段,部分企业忙于抢占市场,扩大规模,未能意识到建筑工程档案管理的重要性,缺乏管理意识,认为档案管理工作无需重视,对建筑工作开展意义不大。部分企业虽然对档案进行了管理,但是在方法上缺乏合理性、科学性,管理工作质量效率不高,而投入了大量的财力、物力、人力,档案资料并未能为工程建设提供有效的支撑。
3.2管理机制不够健全
由于思想上缺乏重视,导致实际工作中效率低下,档案资料轻管理而重建设,工作人员没有认识到工程档案所蕴含的巨大价值,没有对档案管理工作有效投入,工作开展得不到相应的保障。管理者没有认识到工程质量与档案资料二者间的密切联系,管理工作长期存在不规范不科学问题,档案管理工作没有注重对质量的追求,工作开展未能进行有效监督,施工监理工作不到位,管理环节存在缺失。
3.3人员问题
虽然档案管理工作在发展过程中不断创新,但是档案管理人才无法跟上发展需要,由于许多人思想上存在误区,导致专业管理人才缺乏。并且企业对管理工作的不重视,档案资料管理人员多是由非专业人员担任,非专业人员缺乏对工作的必要认识、专业知识储备和支撑工作开展的必备技能。而随着科学技术发展,对管理工作的要求标准逐渐提升,现代化管理技术对管理人员提出了更高要求与标准,部分现代化设施因为技术,工作人员不能很好的操作与应用,导致管理工作无法提升效率与质量。
3.4档案管理工作投入不足
随着以计算机为代表的信息技术发展,信息资料已经成为了十分重要的资源,对于企业而言,档案资料管理对于提升竞争力、促进行业发展有十分重要的作用。档案管理技术在发展过程中,无论是硬件要求,还是管理技术水准都在提升,档案管理工作,由于未能得到重视,导致资源投入不足,管理工作水平低下,无法与企业发展相适应。工作效果得不到体现,就无法引起管理者重视,进而又导致无法得到充足的资源,形成了恶性循环。
4建筑工程档案资料管理策略
4.1强化意识
档案资料管理工作质量不佳的原因就在于工作得不到重视,企业管理人员首先要认识到,档案资料是在项目建设过程中形成的,与项目有密切联系,能为项目建设提供支撑与帮助,强化人员工作意识,可以通过营造良好的工作氛围,建立健全制度机制,提升人员技能等方面入手。
4.2完善档案管理机制
许多企业未能建立完善的档案管理机制,档案管理工作显得很随意。领导要重视资料管理工作,并将其纳入到日常管理工作中。档案管理工作有专人负责,并随着项目的逐步实施而完善,档案管理工作要有规划、有步骤实施,建立档案管理制度,并符合国家相关规定要求。将档案管理目标落实细化到施工不同环节,严格控制档案资料质量,加强对各环节资料收集整理的监督,协调各部门配合档案管理工作开展,依据社会经济发展以及市场条件需求,完善管理机制,拓展服务领域。
4.3加强技术审核
资料审核时,各部门要严格依据技术要求进行,落实责任制度,对不符合要求的资料,返回重新制作。资料管理人员要落实自身责任,有良好的职业道德,不受到相关因素影响和利益诱惑。
4.4完善档案管理制度建设
相关管理部门应该完成档案管理法律法规建设,细化流程,推动企业遵守规范制度,提升档案管理工作水平。健全并完善已有的档案管理制度,确保档案管理工作规范化、流程化、科学化、合理化,将档案管理工作融入到施工环节的不同阶段。管理人员需要深入现场了解情况,收集资料,本着真实负责、合理科学的态度,整理收集资料并妥善保管。档案管理工作应该与其他管理制度相结合,激励或约束工作人员,如与薪酬绩效等制度挂钩。
4.5提升人员素质
工作人员基本素质直接关系到档案资料管理工作质量与水平,需要定期对管理人员进行培训教育,不断强化思想认识,拓宽知识视野,完善技能结构,了解管理工作的最新知识,提升管理技能与水平。管理人员应该具备相应资质,培训工作内容则包括文件标准规范、档案管理工作流程、相关法律法规、相关技术设备应用,尤其是信息化管理水平的提升,对企业整体水平提升有巨大作用。员工自己要不断学习,增强自身知识储备,提升工作能力。
4.6加强质量控制
档案资料管理工作质量控制贯于档案管理工作的整个环节,并涉及到多个方面,比如在工程准备环节,结合到工程特点,制定相应管理工作标准,制定资料文件表单的。统一标准,利于后期管理工作,在施工进行过程中,做好资料收集与整理。很多因素会对资料收集与整理造成影响,因此,管理人员需要了解作业施工相关知识,深入一线,确保资料有效、真实。技术资料,需要确保其完整性,只有技术资料完整,才能充分反映工程的真实情况。在技术资料收集时,工作人员需要和技术人员保持沟通,档案管理人员组成,应该结构合理,如其中至少应该有相关技术人员。
5结语
随着经济发展,建筑行业发展速度增快,管理理念与经营方式也在不断创新,资料管理的重要性日益凸显。而现阶段建筑企业资料管理工作存有较大缺失,需要在后期工作中持续完善,以提升企业竞争力,推动行业发展。
参考文献:
[1]彭涛.浅谈建筑工程档案资料有效管理措施[J].办公室业务,2014(4):185.
[2]付红艳.浅谈建筑工程档案资料有效管理措施[J].黑龙江史志,2015(9):126.
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