会议记录应注意哪些问题

时间：2022-10-01 02:12:03 会议记录我要投稿

会议记录应注意哪些问题

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会议记录应注意哪些问题

　　会议记录有哪些常见问题?

　　记录的质量不佳，表述混乱，缺乏逻辑，是其中一种问题。另外，还有记录的内容与商讨的内容不符的问题。

　　我曾经两次经历过乙方发过来的会议记录内容与我们在会议上做的决定完全相反。这当然是往对乙方有利的方向反，不是对我方有利的方向反。那两份会议记录，格式专业，行文妥帖，标准的商务英语调调，看起来很舒服。要是我没有逐字逐句认真看的话，其中的出入根本发现不了。

　　还有些问题不是出在会议记录本身，而是对会议记录的管理方式不当。有的公司或者团队会议记录一大堆，但没人负责监督跟进。只打雷不下雨，很多事情不了了之。还有的公司缺少一个完善的会议记录保存系统，当出了什么事需要找出某个会议记录以资查证时，怎么也翻不出来，一帮项目人员只能干瞪眼干着急。

　　当你了解到会议记录的重要性之后，就不会再把它看作无足轻重的小事。

　　会议之前，该做哪些准备?

　　真正会做会议记录的人，懂得从开会前就进入角色。他会尽可能地了解会议信息，比如会议目的、会议时间、谁主持、谁出席、上一次会议的资料等。做足准备功夫，才能充分地理解会议内容、准确地抓住会议重点。然后，他在纸上预先写下记录框架，以便做记录时有的放矢，不会顾此失彼一片忙乱。

　　下面的框架内容供各位参考：

　　开会的日期、时间和形式

　　有什么人参与，谁是主持?

　　开这个会是要探讨什么问题?

　　问题的形式和现状是怎样的?

　　提出什么解决方法或观点?

　　达成什么共识?

　　还存在什么问题?

　　后续工作如何开展?

　　谁负责什么事，需在何时完成?

　　下次的开会时间?

　　会议之中，该如何记录?

　　当参会者陆续进入会议室，或者拨通电话上线时，记录者应该把之前准备好的名单拿出来逐一核对。要是发现其中有些不认识的人，就要请会议组织者帮你介绍一下。弄清楚谁是谁，对接下来的记录工作很有帮助。

　　不要试图逐字逐句记下人们在会上说过的话，根本没这个必要。会议记录的作用是摘录会议中商讨的梗概和作出的决定，不是如实反映什么人说了什么话的口供笔录。

　　及时在之前拟好框架的那张纸上，记录下相关内容，不要等到会议结束后再去回忆。这个框架的作用就在于提醒你记录的重点，避免遗漏关键信息。

　　会议结束后，该如何整理笔记?

　　会议结束后，要趁热打铁回顾你做的笔记，有什么没弄清楚的地方要赶紧找相关人等问个究竟。然后，根据所在公司的标准模板或者行文习惯，把笔记整理成一篇语句简洁、条理清晰的记录文稿。

　　记录整理完毕，先不要急着群发出去，要先交给会议主持人过目。确定没有遗漏或错误之后，再把记录发给与会者和其他相关人士。

　　然后，把会议记录中需要跟进处理的事项记入自己常用的工作笔记或者输入电脑里的任务管理器，注明或设置预订完成时间，定期检查工作进度。

　　最后，把会议记录存入档案，并建立或者修改相关索引，以便日后查找调用。

　　当你完成上面的步骤之后，人们花在这个会议上的时间和精力才不会白白浪费。

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