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会议记录的写作方法
宣读上次会议决议事项执行情形:
主席致词:略
各单位工作报告:
提案讨论:
提案一
提案单位:秘书室
案由:视导报告编印,提请讨论。
说明:视导报告编印较为匆促可再改进。
决议:请相关单位提早提报以便汇整。
提案二
提案单位:教务处
案由:督学视导行程、业务责任分配,提请讨论。
说明:督学视导行程紧凑,由於几乎所有安排调度等事项皆由教务处负责,致当日因督学视导提早到校时部份单位不及通知就位。因此建议建立各种督学视导、外宾参访、评鉴等,固定编成模式,例如由秘书室统合协调联络各单位,教务处负责编印简报文字或图像资料,学务处负责参观现场行程之活动设计之联络和控制,总务处负责简报场地接送和膳食, 应建立各单位承办人标准作业和程序而不是完全由各主管掌控。
会议记录是记载会议基本情况的文字材料,是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何,不仅直接影响其日后转化为档案的质量。因此必须重视会议记录工作。
案由:视导报告编印,提请讨论。
笔者在整理、提供利用档案中发现,某些会议记录的质量问题是由于“先天不足”的原因造成的,具体表现有:
一、会议记录本内无目录。
特别是不填写会议议题时,在利用时就要逐页查阅,不仅效率很低,而且人为地增加了对案卷的磨损,不利于档案的保护和保密。
三、会议记录本没有按工作性质分开。
如有的系党总支同系行政共用一个会议记录本(联席会议例外),给保管和利用带来不便。
二、记录不完整。
有些会议记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人;有些会议记录只记了参加人、发言人的姓而没有记全名;有些会议记录只有参加人、时间和主持人而无会议内容;有些会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题等,使人很难了解会议的全貌。
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