新人如何给领导写商务邮件

新人如何给领导写商务邮件

　　作为一个职场新人，你是怎么样给领导写邮件的?给领导写邮件时一门学问，商务人士发重要的电子邮件需要注意以下几点：

　　1、搞清自己的身份

　　雍正年间，湖广总督杨宗仁给新主上了一道精心准备的请安奏折。

　　这个折子的内容与其他所谓请安折无异，正文只有“请皇上圣安”五字，类似于今天英文里的“just to say hi”。

　　但杨宗仁是下了心思去奉承这个新主的，奏折封皮黄綾上画了跃在寿山福水之中的五爪腾龙，腾龙角上绘霞彩龙珠，龙珠中书“奏”，煞是好看。

　　可惜，此番苦心并没有获得垂青，反倒是抬头“湖广总督奴才杨宗仁”被雍正爷像小学语文老师改作文一样，用朱笔圈起了“奴才”二字。

　　并在旁边改正为“臣”。

　　为了避免这个不上道的大臣不明白，还语重心长地加上一句“向后称臣得体”。

　　原来按照清例，汉臣连称奴才的资格都没有。

　　这个热脸贴了冷桃子的故事告诉我们，给上级写邮件，首先要搞清楚自己的身份，切勿用不得体的称谓套近乎。

　　有新人刚进公司个把月，就用淘宝体给高级副总裁写邮件，唤之曰“亲”。

　　该邮件所求之事也理所当然地被断然拒绝，还成就了公司茶余饭后一著名段子。

　　也有开口叫哥哥或姐姐的，我和你还没见过面，也没那么熟，请用董事长/部长/总监/经理/秘书等行政职务称呼我好吗?如果没有职务，对方如果比你年长，也比你先进公司，称呼其某某老师也好过亲。

　　这些细节体现出职业人士的职业素养。

　　2、主题明确

　　原来在企业上班时，每天都要发出数十封邮件，也会收到数十封邮件。

　　相信那些在大公司工作过的人都能理解这是什么心情，每天收到的邮件实在太多，通常会通过看标题来决定是否先阅读。

　　如果连标题都没有的邮件可能直接当垃圾邮件删除，因为认为连标题都没有的邮件不具备阅读价值。

　　如果是给领导或重要客户发邮件，更加要注意主题的明确性。

　　大公司的领导每天日理万机一点也不为过，请尊重他的时间，也留给对方好印象。

　　外企职员发邮件通常在开头标注FYI (for your information)和FYA (for you ractions)的习惯，可以让那些日理万机的领导区分邮件是知会性还是要求马上处理的。

　　因此我们给上级和重要客户写邮件，一定要在邮件题目里说明白邮件的主旨，到底是联络感情、知会、请示，还是期望得到协助和解决。

　　3、内容简明扼要

　　商务电子邮件不是写抒情散文，一定要注意行文通顺、表达清晰，简明扼要。

　　大家时间都很宝贵，尊重别人时间也能赢得别人尊重。

　　同时复杂的事情如能简单清晰的表达，也可以看出一位职业人士沟通能力，间接展示其干练、思路清晰的形象。

　　如邮件内容较多，建议分段说明。

　　我个人喜欢用项目符号。

　　如给领导发邮件，多件事情需要请示，通常我会说：以下事项需要请您定夺，具体如下：1、项目;2、项目;

　　4、项目

　　有些人士发来的电子邮件又极度简明扼要，简单到就一个附件，正文一个字没有，也没有署名，除非事前已经沟通好邮件内容，否则通常会被别人认为此人没有基本的职业素养。

　　那些联络感情的邮件，在现代社会大可以留给微博、微信、短信就可以。

　　虽然手机打字比较费事，所幸字也不用多——“恭请领导圣安”足以。

　　5、重要的电子邮件没有回音一定要电话确认

　　我有位朋友是某跨国汽车公司的法务总监，前段时间休假去外国旅游。

　　其下属接到法国那边的同事要向他一份文件，按照他们公司规定是要走相关的流程。

　　该下属先给我这位朋友发了封邮件，但在国外旅游咋可能时时查收，况且又有时差问题。

　　其下属不见回音，直接就给国外的同事把资料发过去。

　　把这位上司气的够呛，回公司责问下属，为何不等回音就私自把公司的保密文件发出去。

　　其下属委屈的表示你没有回音!拜托，您堂堂一位三十多岁的法务硕士，不知道这样重要的邮件没有回音应该和上司电话确认吗?因为多件事情导致上司对其非常不满，最后结果是被劝退。

　　重要邮件没有回音一定要电话确认，否则后果自负。

　　最后和大家分享一封我收到的邮件，看到邮件后对有多次邮件往来但从未谋面的徐老师印象非常好，觉得其专业、可靠、做事非常认真。

　　后来参加论坛，见到徐老师本人，果然人如其文。

　　做事严谨认真!

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