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新人如何给领导写商务邮件

时间:2022-10-26 15:47:29 学习方法 我要投稿
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新人如何给领导写商务邮件

  作为一个职场新人,你是怎么样给领导写邮件的?给领导写邮件时一门学问,商务人士发重要的电子邮件需要注意以下几点:

新人如何给领导写商务邮件

  1、搞清自己的身份

  雍正年间,湖广总督杨宗仁给新主上了一道精心准备的请安奏折。

  这个折子的内容与其他所谓请安折无异,正文只有“请皇上圣安”五字,类似于今天英文里的“just to say hi”。

  但杨宗仁是下了心思去奉承这个新主的,奏折封皮黄綾上画了跃在寿山福水之中的五爪腾龙,腾龙角上绘霞彩龙珠,龙珠中书“奏”,煞是好看。

  可惜,此番苦心并没有获得垂青,反倒是抬头“湖广总督奴才杨宗仁”被雍正爷像小学语文老师改作文一样,用朱笔圈起了“奴才”二字。

  并在旁边改正为“臣”。

  为了避免这个不上道的大臣不明白,还语重心长地加上一句“向后称臣得体”。

  原来按照清例,汉臣连称奴才的资格都没有。

  这个热脸贴了冷桃子的故事告诉我们,给上级写邮件,首先要搞清楚自己的身份,切勿用不得体的称谓套近乎。

  有新人刚进公司个把月,就用淘宝体给高级副总裁写邮件,唤之曰“亲”。

  该邮件所求之事也理所当然地被断然拒绝,还成就了公司茶余饭后一著名段子。

  也有开口叫哥哥或姐姐的,我和你还没见过面,也没那么熟,请用董事长/部长/总监/经理/秘书等行政职务称呼我好吗?如果没有职务,对方如果比你年长,也比你先进公司,称呼其某某老师也好过亲。

  这些细节体现出职业人士的职业素养。

  2、主题明确

  原来在企业上班时,每天都要发出数十封邮件,也会收到数十封邮件。

  相信那些在大公司工作过的人都能理解这是什么心情,每天收到的邮件实在太多,通常会通过看标题来决定是否先阅读。

  如果连标题都没有的邮件可能直接当垃圾邮件删除,因为认为连标题都没有的邮件不具备阅读价值。

  如果是给领导或重要客户发邮件,更加要注意主题的明确性。

  大公司的领导每天日理万机一点也不为过,请尊重他的时间,也留给对方好印象。

  外企职员发邮件通常在开头标注FYI (for your information)和FYA (for you ractions)的习惯,可以让那些日理万机的领导区分邮件是知会性还是要求马上处理的。

  因此我们给上级和重要客户写邮件,一定要在邮件题目里说明白邮件的主旨,到底是联络感情、知会、请示,还是期望得到协助和解决。

  3、内容简明扼要

  商务电子邮件不是写抒情散文,一定要注意行文通顺、表达清晰,简明扼要。

  大家时间都很宝贵,尊重别人时间也能赢得别人尊重。

  同时复杂的事情如能简单清晰的表达,也可以看出一位职业人士沟通能力,间接展示其干练、思路清晰的形象。

  如邮件内容较多,建议分段说明。

  我个人喜欢用项目符号。

  如给领导发邮件,多件事情需要请示,通常我会说:以下事项需要请您定夺,具体如下:1、项目;2、项目;

  4、项目

  有些人士发来的电子邮件又极度简明扼要,简单到就一个附件,正文一个字没有,也没有署名,除非事前已经沟通好邮件内容,否则通常会被别人认为此人没有基本的职业素养。

  那些联络感情的邮件,在现代社会大可以留给微博、微信、短信就可以。

  虽然手机打字比较费事,所幸字也不用多——“恭请领导圣安”足以。

  5、重要的电子邮件没有回音一定要电话确认

  我有位朋友是某跨国汽车公司的法务总监,前段时间休假去外国旅游。

  其下属接到法国那边的同事要向他一份文件,按照他们公司规定是要走相关的流程。

  该下属先给我这位朋友发了封邮件,但在国外旅游咋可能时时查收,况且又有时差问题。

  其下属不见回音,直接就给国外的同事把资料发过去。

  把这位上司气的够呛,回公司责问下属,为何不等回音就私自把公司的保密文件发出去。

  其下属委屈的表示你没有回音!拜托,您堂堂一位三十多岁的法务硕士,不知道这样重要的邮件没有回音应该和上司电话确认吗?因为多件事情导致上司对其非常不满,最后结果是被劝退。

  重要邮件没有回音一定要电话确认,否则后果自负。

  最后和大家分享一封我收到的邮件,看到邮件后对有多次邮件往来但从未谋面的徐老师印象非常好,觉得其专业、可靠、做事非常认真。

  后来参加论坛,见到徐老师本人,果然人如其文。

  做事严谨认真!

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