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文书档案的整理与保管方法的创新
文书档案的整理与保管方法的创新【1】
摘 要：从现如今社会发展的现状中可以看出，文书档案管理工作的重要性日益突出。
随着信息技术的高效普及和发展，文书档案的管理方式也发生了明显的变化。
由于传统的文书档案管理工作的发生弊端展现，无法促进档案管理工作的高效进行。
文书档案的整理形式和保管方法都应该在原有的基础上进行创新，这样才能够促进档案管理工作的长足发展。
本文中，笔者主要对文书档案管理方式的创新性和相应的措施进行分析，仅供参考。
关键词：文书档案;整理方法;保管方法;创新
做好文书档案的整理和保管工作至关重要，工作人员在实际的工作中应该以文书档案的管理原则为基础，提升文书档案管理工作的科学性。
为了实现这一目的，工作人员应该尽量做好文书档案的整理和保管工作，使得文书档案保管工作顺应时代发展的需求，在提升工作效率的基础上，提升档案信息的利用率。
1 文书档案整理、保管方式实现创新的重要性
文书档案的整理工作和保管工作的最终目的就是保证档案管理工作的高效性，进而促进档案内容的利用。
因此，在进行这两项工作的过程中，工作人员应该充分考虑到时代发展的需要，找到传统管理方式的弊端和不足之处，对工作方式进行创新，提升工作效率。
1.1 在管理工作中应用先进的技术
现如今，社会已经进入到了高速发展时期，信息化和现代化的趋势比较明显。
在实际的工作中，工作人员应该将网络技术以及计算机技术等融入到文书档案的整理和保管当中。
先进技术和文书档案的相互结合，必然会直接推动管理工作进行的高效性。
另外，工作人员在对文书档案进行管理的过程中，首先需要按照文书档案的内容和实行的需求进行分类，在这一过程中，档案管理技术的应用是不可或缺的，从文书档案发展的方向上看，这也是一种普遍的趋势。
1.2 现代化的文书档案整理手段应该备受关注
现如今，计算机技术已经应用到各行各业当中，文书管理工作中应该充分利用计算机技术。
主要是在应用这一技术之后，文书档案管理工作的工作形式发生了明显的变化，无需采用繁杂的纸质档案，只需要借助计算设备来对电子版的档案信息进行管理即可，这样不仅可以减少工作人员的工作量，还可以起到事半功倍的效果。
利用计算机等现代化的整理技术，工作人员就可以实现档案序列的自动编号，可以实现自动的检索，提升可档案内容查找和应用的效率。
另外，计算机管理的优势作用比较明显，达到了整理和保管工作简单易行的效果。
2 档案整理和保管工作对人员素质提出了更高的要求
从这一点上看，文书档案管理工作能够得以运行的主要因素就是工作人员的自身素质达标。
档案管理工作中，工作人员是主体。
由于现代社会处于一个信息化高度发达的社会，文书档案信息内容远远不断地涌入，这就给档案管理工作带来了一定的困难。
因此，在档案管理工作中，工作人员的素质是影响工作能否高效进行的重点。
为了提升工作人员的专业素质和职业道德，在具体工作之前，管理人员要对其做好培训和教育工作。
在提升档案管理工作者业务能力的基础上，保持积极的工作态度。
由于传统的文书档案管理工作对人员素质的重视程度不够，导致档案管理工作缺乏创新性。
在吸收教训之后，对档案管理工作人员素质进行培养，从某种程度上可以更好地适应社会发展的需要。
3 做好文书档案整理和保管工作的具体做法
3.1 文书档案管理工作的分类方法
通常情况下，文书档案管理工作的分类方法可以从三个方面来进行分析和探讨。
第一是年度分类，第二是组织机构分类，第三是问题分类。
3.1.1 年度分类。
所谓的年度分类法在进行的过程中，主要是根据文件形成和处理的年度来讲所有的文书档案以时间为标准进行区分，然后根据时间的差异来排列。
在文书档案管理工作中，工作人员首先需要将文书档案进行归纳，提升档案分类的高效性。
经过具体的实践可以看出，采用年度分类法不仅可以提升文书档案的质量和效率，在实际的工作中意义重大。
3.1.2 组织机构分类法。
根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类。
它以立档单位内部的组织机构为标准，按不同的机构分别设置类目。
3.1.3 问题分类法。
按照文件内容所反映的问题或“事由”将文书档案划分成各个类别。
3.2 档案装订
档案装订是文书档案整理工作的一个重要环节。
一般说来，普通文件一份装订一次，有些文书的批复和请示可以合并归成一件，如果页数太多当然可以分成两件或者多件。
正文与附件之间、正本和草稿之间、来文同复文之间，都可以根据实际情况斟酌而行，或者合而为一，或者拆而为二，都是可以的。
不过如果有关的文书档案拆开处理时，在进行排序时还是应当相对集中于一处，以方便后期的利用。
3.3 档号章与页码编写
档案管理中章与页码编写是最细微繁琐的工作之一，页码编号的有序可以提高文书与档案管理的工作效率。
所有文件的右上部位应当加印档号章，档号章上填写档案内容，内容包括档案号码、所属年份、机构代号、问题代号、保管时限、馆编件号等项内容。
重点应当强调档案号码的填写，按照分类标准的不同，档案号码要从分类、保管时限的低级顺序向高级顺序依次进行。
4 如何做好文书档案的信息保管工作
通过计算机系统辅助档案文件保存期限的办法，主要应用的是抽词比较法。
抽词比较法可以按照不同的时间按照批次处理。
首先，将档案管理所涉及到的一系列因素编制纳入索引表，其中包括文件责任人、内容、种类等等。
这个过程可以有主要和次要之分。
按照一定规范要求给每个词条打分，把其余的词条录入到计算机数据库，归之为自学习系统，形成后各建词表。
其次，根据不同的要求，对文书档案的文件格式进行不同的设置。
这种设置方法没有明确的规定，包括其中的文书内容、种类、年代等等，主要做到更加便捷容易的浏览和查阅即可。
再者，编辑制作计算机辅助程序。
这项工作简单来说就是比较的过程，将档案文件的题名表和题名的对照。
找出其中相一致的内容，方便储存和使用。
第四，文书档案的管理的最后一步就是确保电子文件形成后能够在计算机中正常运行。
并按照分类标准与保管期限等进行划分。
5 结论
新时期企业核心竞争力的提高与简单便捷的文书档案整理保管方法是密不可分的。
档案事业的发展离不开创新，档案管理工作是否有序高效直接影响着企业的工作进程。
创新，是以原来的管理方法为前提，融人新的技术手段，做到更高效更便捷。
因此，相关工作人员必须提高工作意识，转变陈旧观念，勇于大胆创新，积极投入实践。
充分利用现有的网络资源。
把新时期文书档案的整理与保管工作推向新台阶。
参考文献
[1]索振英.文书档案应坚持管用结合[J].中国成人教育，2000(8).
[2]张巧云.对文书档案立卷方法改革的探索[J].滁州师专学报，2001(4).
[3]马琳.试论文书档案立卷的改革[J].黑龙江社会科学，2002(2).
[4]苏静静.文书档案立卷改革之我见[J].现代交际，2009(7).
[5]凌霄.浅谈文书档案的管理办法[J].才智，2012(21).
文书档案的整理与保管方法【2】
摘 要：在网络技术日益发展的当今社会，做好文书档案的整理与保管工作尤为重要。
旧的整理与保管方法出现了一些弊端，影响了工作效率。
就此，本文从文书档案整理保管的大背景、人员素质对相关工作的影响方面做了浅析，并且着重分析论述了文书档案的整理与保管的具体做法。
关键词：档案;管理;特点
一、文书档案管理工作的特点及重要性
(一)文书档案管理的特点
1.保密性：因为档案涉及的信息量特别大，大部分都是对一些重要信息进行归档。
其中不少信息在一定时期和阶段是不宜公开的，特别涉及到一些核心机密更有严格的规定和要求，所以档案管理工作具有保密性。
2.安全性：档案管理工作无小事。
无论是在档案的查阅使用上，还是在建立档案的过程中，都需要建立严格的规章制度并不折不扣地执行，才能确保它的完整和安全。
(二)文书档案管理的重要性
1.为企业或单位正确决策提供经验或借鉴
由于档案中所记录的内容都是是人们走过来留下的脚印，是对历史的客观记载和反映，既包括发展过程的优秀成果和成功经验，也有对往事的深刻反省和教训。
但“温故而知新”，“前事不忘，后事之师”。
这就为企业或单位决策提供了很好的经验或借鉴，避免再走弯路或少走弯路。
2.为企业或单位继往开来提供条件
任何企业或单位的发展都有它自身的过程和规律，有它的连贯性和延续性，需要承前启后、继往开来。
文书档案管理工作为企业或单位的发展提供了最完善的系统资料，方便做出科学合理的分析，是制定科学发展的最好参考资料和基础。
二、文书档案整理保管方法创新的必要性
目前的档案整理与保管工作势必要顺应时代的要求。
因为现阶段保管与整理的方法还相对落后，这样就使得工作的效率偏低。
同时，在经济体制改革的大背景下，文书档案的整理与保管工作所面临的诸多问题暴漏无疑。
所以整理与保管方法的变革与创新就是新的趋势。
(一)现代管理技能必须得到有效应用
社会进人了信息化时代，网络环境要求各项工作都适应其内外环境。
在数字和网络社会里，文书档案的管理方法若能和飞速发展的计算机技术有效的结合，势必会提高工作的效率，达到预期的效果。
在对文书档案进行整理的过程中，需要注意采取合适的办法给档案进行分类处理，并充分利用现代先进的档案管理技术，以此来提高工作效率。
而且，将现代档案管理技术应用在文书档案管理工作中，也是未来文书档案发展的主要方向。
(二)现代整理手段必须得到有效应用
就日前来看，计算机技术的应用大大的提升了工作的效率，文书档案的整理与保管工作也不例外。
这项工作中对计算机的运用较以前来说是一项重大的突破。
打破了传统的纸质文书档案的整理方法，避免了工作强度大，效率低的缺陷。
运用计算机对档案进行整理就会达到事半功倍的效果。
三、如何做好文书档案的整理工作
(一)分类方法
文书档案工作中最常见的三类分类方法，主要分为：年度分类法、组织机构分类法和问题分类法。
1.年度分类法就是根据形成和处理文件的年度，是通过将全宗内的所有文书档案按照时间为标准进行逐步区分，通过形成年限逐次排开。
运用年度分类法，要求根据文件的准确日期将文书档案进行归纳，并且注明其形成的实践，这是确保分类质量和效率的关键，同时也是在当前实际工作中能够合理完善档案分类工作的有效措施。
2.组织机构分类法就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类。
它以立档单位内部的组织机构为标准，按不同的机构分别设置类目。
3.问题分类法就是按照文件内容所反映的问题或“事由”将文书档案划分成各个类别。
(二)档案装订
档案装订是文书档案整理工作的一个重要环节。
一般说来，普通文件一份装订一次，有些文书的批复和请示可以合并归成一件，如果页数太多当然可以分成两件或者多件。
(三)档号章与页码编写
档案管理中章与页码编写是最细微繁琐的上作之一，页码编号的有序可以提高文书与档案管理的工作效率。
所有文件的右上部位应当加印档号章，档号章上填写档案内容，内容包括档案号码、所属年份、机构代号、问题代号、保管时限、馆编件号等项内容。
重点应当强调档案号码的填写，按照分类标准的不同，档案号码要从分类、保管时限的低级顺序向高级顺序依次进行。
四、如何做好文书档案的信息保管工作
通过计算机系统辅助档案文件保存期限的办法，主要应用的是抽词比较法。
抽词比较法可以按照不同的时间按照批次处理。
当然进行这种方法的时间比较灵活，可以根据工作的进度来实施，可以随时办理，不局限于哪个月或者哪天。
首先，将档案管理所涉及到的一系列因素编制纳人索引表，其中包括文件责任人、内容、种类等等。
这个过程可以有主要和次要之分。
按照一定规范要求给每个词条打分，把其余的词条录人到计算机数据库，归之为自学习系统，形成后各建词表。
其次，根据不同的要求，对文书档案的文件格式进行不同的设置。
五、结论
新时期企业核心竞争力的提高与简单便捷的文书档案整理保管方法是密不可分的。
档案事业的发展离不开创新，档案管理工作是否有序高效直接影响着企业的工作进程。
因此，相关工作人员必须提高工作意识，转变陈旧观念，勇于大胆创新，积极投人实践。
充分利用现有的网络资源。
把新时期文书档案的整理与保管工作推向新台阶。
参考文献：
[1]张玮，许辰弘.与时俱进，更新观念，做好现代企业的文书档案管理工作[J].黑龙江电力，2003(03).
[2]李辉红.试论文书档案管理中存在的问题与对策[J].广东科技，2009(02).
[3]黄静虹.关于新时期文书档案管理工作的思考[J].中国科技信息，2013(01).
文书档案的整理与保管方法的创新【3】
摘 要：档案是伴随着文件发展而产生的。
文件是档案的基本，也是档案管理的最终落脚点。
档案具有真实性，反映了各个单位的工作内容和发展历程。
各项工作的开展都要以档案为依据。
在现代的事业管理中，合理的利用档案是保障公司持续发展的前提。
档案在现代社会发展中有着不可替代的作用，它指导着企事业单位的发展方向，为企事业单位制定对策提供依据，是对发展历程的真实反映。
本文就目前文书档案整理和保管方法的创新进行了详细的论述，为社会和企业的发展提供了借鉴和参考。
关键词：文书档案 整理 保管方法
在现代社会发展的新时期，文书档案已经成为社会各个领域广泛应用的记录方式。
所以文书档案的整理和使用方法要紧随时代的发展，不断的与时俱进。
文书档案工作记录了各个企业领域的发展状况，是促进企业发展的重要手段。
因此做好文书的整理和保管工作是档案管理中非常重要的一部分，相关部门要做好对文书保管方法的创新的工作，提高档案的管理效率。
一、文书档案的归档范围和保管期限
因为企事业单位的工作职能不同，所以各个单位的文件种类也不同，归档的范围也各有其区别。
但是我们也可以从中发现它们之间的共同规律，通过他们之间的内在联系，判断它们对公司发展的价值。
经过仔细的分析我们就可以了解文档对公司发展的价值和重要性。
上级文件归档的主要有二部分文件材料：一部分是针对本单位发的文件，如有关本单位机构、人事、职称、工资、福利、经费、物资、奖惩等方面的批复、通知、通报，这是最重要的依据材料，有的要永久保存，有的要长期保存。
另一部分是国家、省、市县各部门发的法律、法规、政策规定，以后要作为执行的依据，要归档作为短期保存。
对单位文件资料的归档，不仅要发布正是的文件，对工作的总结、汇报、领导的讲话等都要归档。
对重要的文档要永久性的保存，对于一般的文档，要做好长期保存的准备，对于作用不大的文件，也要保持其短期性的作用。
同级的单位或者具有联系的单位要保持文档之间的联系，一般的参阅件不必归档，对重要的合同、协议都要进行准确的归档，与本单位的重要文档要进行永久的保存。
下属单位的重要文件、制度、计划、总结、统计报表要归档，重要的长期，一般的短期。
具体归档范围：企业的归档主要是党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理这四类。
机关事业单位按各自的归档范围执行。
二、文书档案的整理方法
(一) 文书立卷责任部门：文字档案一般由文书、收发人员进行收集，立卷归档，这是我国长期以来的立卷制度。
1956年4月 16日国务院《关于加强国家档案工作的决定》中规定：“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。
”这一决定说明了文书立卷的重要性，确立了文书立卷是文书处理部门。
档案对企事业单位起到的是一个监督的作用。
一些小规模的单位没有健全的文件管理制度，档案工作也不规范，档案整理工作一般都是文员在做。
还有一些其他的单位建立了规范的档案室，把立卷的任务交给了档案室，这样的方式虽然保证了文档管理的正规性，但是无法确保档案收集的全面性。
文件材料的产生规律和内在联系都不清晰，导致档案的内在质量不高。
所以建立标准的立卷制度十分必要，有关部门要明确文书档案管理的工作。
(二)文书立卷的基本要求和主要方法：
文书立卷的基本要求是遵循文件材料形成的客观规律，维持文件的内在联系，对不同价值加以区别和认定，为文档的保管和使用提供方便。
文书立卷的主要方法是“四分四注意”。
1、分年度，注意把文件形成年度和针对年度相结合。
一般文件要按文件形成的年度立卷，特殊文件要按针对年度立卷，如计划、总结、统计报表要按针对年度立卷。
2、分级别，注意上下级文件之间的密切联系。
一般文件应把上级、下级与本级文件分开组卷;但请示与批复，来文与复文应与本单位文件一起组卷，转发上级文件可以与上级文件一起分类组卷。
3、分类别，注意问题的专门性和问题之间的联系，按分类方案分成若干类，如企业先按四大类分开，每一大类再按文件多少分成若干卷。
4、分保管期限，注意保持问题的完整性。
一般需要永久、长期、短期保存的文件应分别组卷，但为了保持文件间的有机联系，少量保管期限短的文件与保管期限长的文件一起组卷时，保管期限从长。
(三)文书立卷的操作程序：
1、初步立卷：根据每年形成的材料数量， 剔除不归档文件，按“四分四注意”的方法组成案卷。
2、拟写案卷题名。
案卷题名应当准确概括本卷文件的制发机关、内容、文种，文字应力求简练、明确，一般案卷题名应具备作者、内容、文种三要素，如涉及重要地区的要标出地区，涉及特定时间的要标出时间。
3、卷内文件排列与编号
a卷内文件排列
密不可分的文件应当依序排列：正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;批复在前，请示在后;转发件在前，被转发件在后;多种文字的同一文件，中文在前，其他文字在后;处理同一问题的文件与电报应根据内容和文件一起依次序排列;案件材料结论、决定、判决材料在前，依据材料在后。
一般文件可按问题或时间顺序排列。
b装订的案卷要编页号，
卷内文件凡有文字、图象等页面都应每页编写一个号，空白页不编号。
编写应该用阿拉伯数字每卷从1开始，文书档案在正面的右上角，背面的左上角编写页号。
不装订的文件编件号，要盖档案号章，在档案号章内写档号、件号。
三、文书档案的保管措施
计算机辅助确定归档文件保管期限的方法主要是使用的是比较抽象的方法，可以在月末或者年底进行分批的处理，也可以及时的对特定的单独文件进行处理。
1.编制归档文件责任者、内容、文种的报表，并按上述分支对每个词条给分，这些词条我们可以预先找出一部分，其他的一部分可以通过计算机进行找出。
另一方面，我们可以通过对列出归档文件的性质，把文件分为重要性和一般性，通过各种性质进行合理的归档。
2.根据现行文件的格式，确定不同的模板。
如模版一：责任者、内容、文种;模版二：内容、文种。
这样可以为计算机的自动抽词提供方便。
3.编制计算机的归档程序。
对电子文件的标题名中各个字段进行比较，对责任者、内容进行一次性的抽取，并给予相应的分数。
它们共同组成了编制工作的核心
4.每一份文档形成电子文件后，需要在设计好的程序中运行，通过对运行后的总分数确认可以实现初步的保管期限，并对其进行人工审阅。
四、结束语
文书档案的整理需要档案管理人员明确自己的职责所在，确定文书档案的管理范围。
本文通过对文书档案的管理的基本要求和归档方法的详细阐述，提出了对档案创新保管方法。
做好文书档案的管理工作要与科技的手段相结合，运用计算机辅助文档的管理，达到管理的合理性和科学性，为社会各个领域的发展提供完整的参考资料。
参考文献
[1] 史卫军. 新时期档案工作的走向[J]. 吉林水利. 2003(S1)
[2] 张燕. 新世纪档案工作的创新[J]. 黑龙江交通科技. 2007(12)
[3] 田德贤. 浅谈企业电子档案的整理和保护的意义[J]. 中国新技术新产品. 2008(16)
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