科技档案保管整理简化

时间：2022-10-05 21:30:02 档案管理毕业论文我要投稿

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科技档案保管整理简化

　　科技档案保管整理简化【1】

　　【摘要】随着现如今科学档案管理研究的不断发展，科学档案保管整理简化已经取了不错的效果，通过科学档案保管和整理简化有助于提高档案的查找速度，就目前科学档案的简化而言，可以通过采用传统文书式文档管理办法对科学文档进行简化。

　　下面笔者就读科学档案保管整理简化的方法和简化的操作可行性进行分析。

　　【关键词】科学档案;可行性;简化方法

　　一、科学档案简化整理可行性分析

　　对于科学档案的简化而言，首先要在保障不影响档案正常管理的情况下进行，通过采用传统文档式档案管理简化方法，通过将科学文档进行单位整理，实现对科学文档的简化。

　　在传统文“件”文书文档的简化发展下，科学文档可以充分借鉴传统文档的简化原则，通过对整理对象进行优化，就能够实现对科学档案的简化整理在科学档案的管理上有很多和文书档案管理所相同的地方，我们可以通过将文书文档的简化方式，对科学文档简化进行套用，就能够实现对科学文档的有效简化。

　　在现代科技的发展进程下，通过借助计算机技术能够有效提升档案管理的发展，不仅如此还能够将科学档案通过良好的数字化链接，实现对大面积数据的有效调取。

　　二、科学档案简化优势分析

　　1.简化程序。

　　对于传统的科技档案保管整理而言，其大多要经过对档案的定期分类、编号、编目、组合、拟定标题以及装盒这几个步骤，有的时候整理步骤高达十几道。

　　通过简化整理能够仅通过对档案的分类定期、编号、编目和装盒这几个步骤就实现对档案的管理。

　　在充分利用计算机软“件”，使用专门的档案管理系统将档案的目录进行一键生成，大大降低了人工的使用，不仅降低了科学档案的整理保管时间，还降低了保管过程中的费用和人力支出。

　　通过对科学档案进行简化，在检索程序的同时，人们手工的工作就得到了降低，使得文件的管理过程中所需要的人力大幅的降低。

　　2.加快检索速度。

　　现阶段科学档案在传统的整理中要想查找出我们所需要的档案，首先要查找出相应的技术和文“件”是属于哪一种类型，然后通过相应的目录分类找到有关的技术文件，然后再从档案保管箱里找到我们所需要的档案。

　　如是想从案卷中查找出相关的图纸或者文件就需要对相关的文件和图纸进行查找，通过保管期限的不同找出不同的档案案卷，这种查找方式十分的困难，难以实现对档案的准确查找。

　　对于传统整理而言的案卷而言，其查找手续与检索的速度都十分的缓慢，不利于档案的利用和管理。

　　通过简化整理的科学档案，能够充分利用计算机的数据处理和检索功能，再找找所需的档案和文件的时候仅通过计算机的检索功能就能够轻松地将相关的文件查找出来，在通过对关键字进行检索，就能够将我们所需要的文件精准的查找出来，从而提高档案的有效利用率。

　　3.档案利用方便。

　　在通过对科学档案进行按“件”划分之后，档案的查找速度以及查找能力就能够得到很大的提升，在通过以各“件”的名称进行检索，就能够实现将所需要的问题进行快速的搜索。

　　在科学档案简化下能够在有效利用计算机的强大系统的情况保障“件”的快速整理和检索。

　　通过对科学档案的“组件”和“件”的管理不仅使得档案的利用更加便利而且还增强了档案报关的安全性，在检索的时候通过精确查找和相关组件查找，从而使得档案使用更为精准避免了由于检索问题导致的信息泄露。

　　三、科学档案保管整理简化方式

　　首先在对一些整理繁琐且工作量较大的“件”进行整理上，要想其整体的工作量的阿斗简化，就需要对其进行“件”理论模式操作，也就是将每一份文“件”都按照“件”来划分，将“件”分为单一自然“件”和组合自然“件”这几种形式。

　　通过“件”和“组件”的方式能够有效对工作检索内容进行简化，通过这种方式能够保障在工作的时候其范围能够得到适度的扩展，其中相关的有机组合能够通过模仿传统文书文档，卷宗的整理形式，将传统卷宗整理形式与“件”的形式进行结合，实现将科学检索的内容的简化，能够满足各方面的需求。

　　在对科学档案保管简化方式的“组件”过程中，一定要遵循将内容简单且数量少的并在内容上存在内在关联的文“件”进行“组件”，比方说会议记录、会议材料、会议讨论图纸等。

　　进行“组件”的主要目的就是为了保障其能够可观的理解，不必采用较为复杂的规则来进行硬性的强调。

　　再其掌握尺度的调控上，需要各单位在“组件”的时候根据企业的自身情况进行。

　　从而保障“组件”和简化能够满足单位档案检索和保管需求。

　　对于档案的“组件”之前，还需要对其进行相应的预处理，通过人工的整理能够有效地给“组件”进行封面和标题，从而使得在“组件”内部的填写的时候，能够与正式文“件”进行统一装订。

　　在计算机中进行档案管理软“件”录入的时候，通过计算机模糊检索，就能够将我们之前人工处理的相应问题进行全面的调取，保障我们所调取出来的数据适合我们检索的内容。

　　对于档案管理而言，其进行目录管理的时候还需要我们对计算机档案管理软“件”中目录进行设置，这样我们就能够通过利用目录实现将“组件”的全面检索。

　　【参考文献】

　　[1]王旭东.论档案文化资源的开发利用[D].云南大学，2013

　　[2]任亮.“卷改件”的理论与实践研究[D].辽宁大学，2013

　　[3]夏大为.公共服务视角下的当代中国档案馆开放性设计策略研究[D].华南理工大学，2015

　　[4]刘蔚.图书、档案、文物集中式管理研究[D].山东大学，2012

　　[5]鲁国华.浅谈电子档案管理在银行管理中的应用[J].人才资源开发，2016，10：184

　　[6]倪晓春.中国档案管理标准体系建设与发展研究[J].档案学通讯，2016，04：84-88

　　档案的保管与整理【2】

　　摘要：随着社会的不断进步与发展，档案管理工作的重要性被越来越多的人所重视，与此同时，随着科学技术的不断发展，档案管理工作也发生着明显的变化。

　　档案的保管与整理做为档案管理工作的重要组成部分，只有不断加强对档案保管与整理方法的创新，才能更好地促进档案管理工作的发展。

　　下面本文就档案的保管与整理工作进行了进一步的论述。

　　关键词：档案;保管;整理

　　在档案管理工作中，做好档案的整理与保管工作有着非常重要的意义，我们要在日常工作中以档案管理原则为基础，更好地提高档案管理工作的科学性。

　　为了使得档案管理工作做得更好，我们要尽量做好档案的保管与整理工作的创新，从而使得档案管理工作更加顺应时代的发展，更好地提高档案信息的利用率。

　　一、做好档案整理与保管工作创新性的重要意义

　　档案的整理工作和保管工作的最终目的就是保证档案管理工作的高效性，进而促进档案内容的利用。

　　因此，在进行这两项工作的过程中，工作人员应该充分考虑到时代发展的需要，找到传统管理方式的弊端和不足之处，对工作方式进行创新，提升工作效率。

　　(1)在管理工作中应用先进的技术

　　现如今，社会已经进入到了高速发展时期，信息化和现代化的趋势比较明显。

　　在实际的工作中，工作人员应该将网络技术以及计算机技术等融入到档案的整理和保管当中。

　　先进技术和档案的相互结合，必然会直接推动管理工作进行的高效性。

　　另外，工作人员在对档案进行管理的过程中，首先需要按照档案的内容和实行的需求进行分类，在这一过程中，档案管理技术的应用是不可或缺的，从档案发展的方向上看，这也是一种普遍的趋势。

　　(2)现代化的档案整理手段应该备受关注

　　现如今，计算机技术已经应用到各行各业当中，档案管理工作中应该充分利用计算机技术。

　　主要是在应用这一技术之后，档案管理工作的工作形式发生了明显的变化，无需采用繁杂的纸质档案，只需要借助计算设备来对电子版的档案信息进行管理即可，这样不仅可以减少工作人员的工作量，还可以起到事半功倍的效果。

　　利用计算机等现代化的整理技术，工作人员就可以实现档案序列的自动编号，可以实现自动的检索，提升可档案内容查找和应用的效率。

　　另外，计算机管理的优势作用比较明显，达到了整理和保管工作简单易行的效果。

　　二、如何做好档案的整理工作

　　对于企事业单位来说，档案对单位的发展起到一个监督的作用。

　　但是目前，在一些单位发展中，并没有健全的文化管理制度，而档案工作也并不规范，档案整理工作也并没有专人来负责。

　　还有一些其他的单位建立了规范的档案室，把立卷的任务交给了档案室，这样的方式虽然保证了文档管理的正规性，但是无法确保档案收集的全面性。

　　文件材料的产生规律和内在联系都不清晰，导致档案的内在质量不高。

　　因此，要做好档案管理整理工作，那么就要加强对档案管理工作的重视，加强对档案整理工作制度的建立。

　　所以建立标准的立卷制度十分必要，有关部门要明确文书档案管理的工作。

　　在对档案进行整理时，要注意把文件形成年度和针对年度相结合。

　　一般文件要按文件形成的年度立卷，特殊文件要按针对年度立卷，如计划、总结、统计报表要按针对年度立卷。

　　另外，要注意在整理过程中对上下级文件之间密切联系的把握。

　　一般在进行档案整理时，要把上级、下级与本级文件分开组卷;但请示与批复，来文与复文应与本单位文件一起组卷，转发上级文件可以与上级文件一起分类组卷。

　　同时，进行档案整理时，要注意对档案的保管期限，一般对于需要永久、长期、短期保存的文件应分别组卷，但为了保持文件间的有机联系，少量保管期限短的文件与保管期限长的文件一起组卷时，保管期限从长。

　　三、如何做好档案的信息保管工作

　　对档案信息的保管工作，我们可以利用计算机来进行辅助，对一些档案在月末或是年底来进行分批次的处理，同时也可以对特定的文件进行单独的处理。

　　编制归档文件责任者、内容、文种的报表，并按上述分支对每个词条给分，这些词条我们可以预先找出一部分，其他的一部分可以通过计算机进行找出。

　　另一方面，我们可以通过对列出归档文件的性质，把文件分为重要性和一般性，通过各种性质进行合理的归档。

　　根据现行文件的格式，确定不同的模板。

　　如模版一：责任者、内容、文种;模版二：内容、文种。

　　这样可以为计算机的自动抽词提供方便。

　　编制计算机的归档程序。

　　对电子文件的标题名中各个字段进行比较，对责任者、内容进行一次性的抽取，并给予相应的分数。

　　它们共同组成了编制工作的核心。

　　每一份文档形成电子文件后，需要在设计好的程序中运行，通过对运行后的总分数确认可以实现初步的保管期限，并对其进行人工审阅。

　　总之，我们现在处于一个信息高速发展的现代化社会之中，科学技术每天都在不断地进步与更新，档案管理工作做为见证社会进步的一个重要组成部分，它对历史发展起着重要的记载作用，同时，档案管理工作对生产经营过程中的一些重要事件可以起到真实地反映。

　　近年来，随着我国改革开放的继续深入与发展，如何更好地提高档案管理水平，更加及时、准确、完整地提供档案信息，从而更好地满足社会的发展，成为我们所要积极面对的一个新问题。

　　参考文献：

　　[1]杨峰.关于档案整理与保管工作的思考[J].辽宁师专学报(社会科学版) .2013(02)

　　[2]赵春苗. 档案整理技术的比较研究[J].科技创新与应用. 2014(08)

　　文书档案的整理与保管方法的创新【3】

　　摘要：从现如今社会发展的现状中可以看出，文书档案管理工作的重要性日益突出。

　　随着信息技术的高效普及和发展，文书档案的管理方式也发生了明显的变化。

　　由于传统的文书档案管理工作的发生弊端展现，无法促进档案管理工作的高效进行。

　　文书档案的整理形式和保管方法都应该在原有的基础上进行创新，这样才能够促进档案管理工作的长足发展。

　　本文中，笔者主要对文书档案管理方式的创新性和相应的措施进行分析，仅供参考。

　　关键词：文书档案;整理方法;保管方法;创新

　　做好文书档案的整理和保管工作至关重要，工作人员在实际的工作中应该以文书档案的管理原则为基础，提升文书档案管理工作的科学性。

　　为了实现这一目的，工作人员应该尽量做好文书档案的整理和保管工作，使得文书档案保管工作顺应时代发展的需求，在提升工作效率的基础上，提升档案信息的利用率。

　　1 文书档案整理、保管方式实现创新的重要性

　　文书档案的整理工作和保管工作的最终目的就是保证档案管理工作的高效性，进而促进档案内容的利用。

　　1.1 在管理工作中应用先进的技术

　　现如今，社会已经进入到了高速发展时期，信息化和现代化的趋势比较明显。

　　在实际的工作中，工作人员应该将网络技术以及计算机技术等融入到文书档案的整理和保管当中。

　　先进技术和文书档案的相互结合，必然会直接推动管理工作进行的高效性。

　　另外，工作人员在对文书档案进行管理的过程中，首先需要按照文书档案的内容和实行的需求进行分类，在这一过程中，档案管理技术的应用是不可或缺的，从文书档案发展的方向上看，这也是一种普遍的趋势。

　　1.2 现代化的文书档案整理手段应该备受关注

　　现如今，计算机技术已经应用到各行各业当中，文书管理工作中应该充分利用计算机技术。

　　主要是在应用这一技术之后，文书档案管理工作的工作形式发生了明显的变化，无需采用繁杂的纸质档案，只需要借助计算设备来对电子版的档案信息进行管理即可，这样不仅可以减少工作人员的工作量，还可以起到事半功倍的效果。

　　利用计算机等现代化的整理技术，工作人员就可以实现档案序列的自动编号，可以实现自动的检索，提升可档案内容查找和应用的效率。

　　另外，计算机管理的优势作用比较明显，达到了整理和保管工作简单易行的效果。

　　2 档案整理和保管工作对人员素质提出了更高的要求

　　从这一点上看，文书档案管理工作能够得以运行的主要因素就是工作人员的自身素质达标。

　　档案管理工作中，工作人员是主体。

　　由于现代社会处于一个信息化高度发达的社会，文书档案信息内容远远不断地涌入，这就给档案管理工作带来了一定的困难。

　　因此，在档案管理工作中，工作人员的素质是影响工作能否高效进行的重点。

　　为了提升工作人员的专业素质和职业道德，在具体工作之前，管理人员要对其做好培训和教育工作。

　　在提升档案管理工作者业务能力的基础上，保持积极的工作态度。

　　由于传统的文书档案管理工作对人员素质的重视程度不够，导致档案管理工作缺乏创新性。

　　在吸收教训之后，对档案管理工作人员素质进行培养，从某种程度上可以更好地适应社会发展的需要。

　　3 做好文书档案整理和保管工作的具体做法

　　3.1 文书档案管理工作的分类方法

　　通常情况下，文书档案管理工作的分类方法可以从三个方面来进行分析和探讨。

　　第一是年度分类，第二是组织机构分类，第三是问题分类。

　　3.1.1 年度分类。

　　所谓的年度分类法在进行的过程中，主要是根据文件形成和处理的年度来讲所有的文书档案以时间为标准进行区分，然后根据时间的差异来排列。

　　在文书档案管理工作中，工作人员首先需要将文书档案进行归纳，提升档案分类的高效性。

　　经过具体的实践可以看出，采用年度分类法不仅可以提升文书档案的质量和效率，在实际的工作中意义重大。

　　3.1.2 组织机构分类法。

　　根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类。

　　它以立档单位内部的组织机构为标准，按不同的机构分别设置类目。

　　3.1.3 问题分类法。

　　按照文件内容所反映的问题或“事由”将文书档案划分成各个类别。

　　3.2 档案装订

　　档案装订是文书档案整理工作的一个重要环节。

　　一般说来，普通文件一份装订一次，有些文书的批复和请示可以合并归成一件，如果页数太多当然可以分成两件或者多件。

　　正文与附件之间、正本和草稿之间、来文同复文之间，都可以根据实际情况斟酌而行，或者合而为一，或者拆而为二，都是可以的。

　　不过如果有关的文书档案拆开处理时，在进行排序时还是应当相对集中于一处，以方便后期的利用。

　　3.3 档号章与页码编写

　　档案管理中章与页码编写是最细微繁琐的工作之一，页码编号的有序可以提高文书与档案管理的工作效率。

　　所有文件的右上部位应当加印档号章，档号章上填写档案内容，内容包括档案号码、所属年份、机构代号、问题代号、保管时限、馆编件号等项内容。

　　重点应当强调档案号码的填写，按照分类标准的不同，档案号码要从分类、保管时限的低级顺序向高级顺序依次进行。

　　4 如何做好文书档案的信息保管工作

　　通过计算机系统辅助档案文件保存期限的办法，主要应用的是抽词比较法。

　　抽词比较法可以按照不同的时间按照批次处理。

　　首先，将档案管理所涉及到的一系列因素编制纳入索引表，其中包括文件责任人、内容、种类等等。

　　这个过程可以有主要和次要之分。

　　按照一定规范要求给每个词条打分，把其余的词条录入到计算机数据库，归之为自学习系统，形成后各建词表。

　　其次，根据不同的要求，对文书档案的文件格式进行不同的设置。

　　这种设置方法没有明确的规定，包括其中的文书内容、种类、年代等等，主要做到更加便捷容易的浏览和查阅即可。

　　再者，编辑制作计算机辅助程序。

　　这项工作简单来说就是比较的过程，将档案文件的题名表和题名的对照。

　　找出其中相一致的内容，方便储存和使用。

　　第四，文书档案的管理的最后一步就是确保电子文件形成后能够在计算机中正常运行。

　　并按照分类标准与保管期限等进行划分。

　　5 结论

　　新时期企业核心竞争力的提高与简单便捷的文书档案整理保管方法是密不可分的。

　　档案事业的发展离不开创新，档案管理工作是否有序高效直接影响着企业的工作进程。

　　创新，是以原来的管理方法为前提，融人新的技术手段，做到更高效更便捷。

　　因此，相关工作人员必须提高工作意识，转变陈旧观念，勇于大胆创新，积极投入实践。

　　充分利用现有的网络资源。

　　把新时期文书档案的整理与保管工作推向新台阶。

　　参考文献

　　[1]索振英.文书档案应坚持管用结合[J].中国成人教育，2000(8).

　　[2]张巧云.对文书档案立卷方法改革的探索[J].滁州师专学报，2001(4).

　　[3]马琳.试论文书档案立卷的改革[J].黑龙江社会科学，2002(2).

　　[4]苏静静.文书档案立卷改革之我见[J].现代交际，2009(7).

　　[5]凌霄.浅谈文书档案的管理办法[J].才智，2012(21).

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