浅析怎样提高计划生育档案管理水平论文

浅析怎样提高计划生育档案管理水平论文

　　计划生育管理纷繁复杂、涉及较多档案信息，做好档案管理工作，成为开展计划生育工作的一项基础，本文结合当前计划生育档案管理中存在的突出问题，对提升档案管理水平的对策措施进行了探究。

　　一、当前计生档案管理中存在的突出问题

　　(一)对档案管理缺乏足够认识

　　个别领导对计生档案管理工作重视不够，将其简单的看作是对材料的收集和保存，造成工作人员对工作的忽视，各项档案管理措施沦为形式，在档案收集、保存、清理、审查等过程中不注重程序，对档案的数量及保存方式是否正确不够关注，降低了档案管理质量，影响了档案作用的发挥。管理制度不健全，档案的收集存在缺失、落漏等情况，管理比较分散，缺乏档案信息的整体性，特别是在档案管理职责和考核标准设计中，没有统一明确的标准和考核体系，特别是没有将档案管理纳入计生管理的目标考核体系。因此，档案存在较多错误、遗漏、丢失等问题，甚至存在一定的虚假现象，档案真实性存在缺陷。

　　(二)档案利用率较低

　　在计生档案管理中，普遍存在“重管轻用”的问题，档案管理场所和设备比较陈旧，利用方式单一、渠道不多，造成管理中容易出现一定损失。档案管理现代化水平不高，管理技术落后，特别是档案管理信息化、网络化应用水平不高，数字化档案程度较低，大都利用人工进行收集、储存、检索，利用效率不高，信息量缺乏有效整合。虽然个别单位已经配备了计生档案电子管理系统，建立了电子数据库进行档案存储和使用，但在长期对档案管理缺乏足够重视的背景下，对电子数据库的维护更新不及时，造成电子档案整体性得不到保障，在查找某项数据并未纳入电子数据库后，还是要查找和检索纸质档案，没有发挥出电子档案方便、快捷的特性。

　　(三)档案管理人员素质有待提高

　　当前从事档案管理特别是基层档案管理工作的人员，多是由计生人员担任，很大一部分工作人员年龄偏大、知识层次较低、专业素养不强，特别是计生人员存在较强的流动性，档案管理人员配备也比较随意，个别人员是从办公室、工会或群团组织转移过来的，缺乏档案管理的专业背景和工作经历。同时，计生档案管理人员很少有机会开展专门的档案管理知识培训，在日常档案管理中多是凭借经验开展工作，在思想上、观念上、能力上都存在与时代发展要求脱节的问题，缺乏开展档案管理工作的创造力和活力。

　　二、提升计生档案管理水平的对策措施

　　(一)强化对计生档案管理的重视程度

　　各级单位领导同志要把计生档案管理作为抓好计生工作的一项基础，将计生档案管理水平提上重要议事日程，为其提供充足的经费保障。要通过印发宣传册、制作展板等多种形式，或借助召开计生工作会议的机会，宣传计生档案管理的重要性，强化计生档案管理人员的责任感和使命感，让全体职工都明确计生档案的重要性，形成支持计生档案管理的强大合力。

　　(二)健全计生档案管理制度

　　要将计生档案管理工作纳入计生工作目标责任考核进行同安排、同部署、同考核，形成健全完善的考核激励机制，提升对计生档案管理的重视程度。在此基础上，建立完善的档案管理规章制度体系，形成从档案收集、形成、储存一直到使用的完整的制度规范。要明确档案管理责任，划分专门的档案信息管理部门和设置专门岗位，确保计生档案管理工作合理有序推进。针对工作人员流动性大、配备不全等问题，要配足配齐档案管理人员，在工作调整中要综合考虑档案管理工作的连续性，调整后要做好交接工作再转移到新的工作岗位。

　　(三)提升计生档案管理队伍素质

　　计生档案管理工作是由管理人员具体实施的，工作人员的素质高低直接影响到档案管理成效。要注重加强职业道德培训，结合考核制度培训学习，让工作人员明确自身承担的岗位职责和工作的重要意义，倒逼工作人员严格要求自己，积极开展工作，防止因马虎大意或人为因素造成的档案缺失、落漏或错误等问题。要根据工作需要，与人力资源部门沟通，招聘专业知识储备丰厚、工作经验丰富的人员从事档案管理工作。对现有的工作人员，要综合采取专家讲座、外出学习、脱岗到高校轮训、座谈交流等多种形式，提升档案管理专业素养，并落实一帮一、师带徒等制度，提升档案管理队伍的整体素质。

　　(三)改善档案管理基础条件

　　要加大对档案管理工作的投入，及时更新档案管理设施设备，配备专门场所进行档案存放，特别要配备空调、灭虫、灭火、除湿等专业技术手段和设备，尽量减少档案损坏等情况出现。要顺应档案管理数字化发展方向，在搞好纸质档案管理的同时，配备计算机和各类专业软件，将有关的档案信息录入电子数据库，实现“一档双存”，方便档案的查阅和使用，提升档案管理和使用效率。但是，在电子档案使用中，要结合网络技术特点和缺陷，及时更新软硬件系统和网络系统，确保电子数据库始终处于最佳运行状态;抓好安全性建设，加强各类杀毒软件和安全软件的应用，及时更新杀毒软件、更换防火墙，及时进行数据库登陆密码和验证码的更改，防止电子档案被病毒侵入破坏或是数据泄露等问题出现。

　　三、结语

　　综上所述，在计生管理中，档案管理是一项基础性工作，但长期以来缺乏足够重视，档案管理存在一些问题，针对存在的突出问题采取有效措施加以解决，有利于提升计生档案管理水平，更好地服务计生管理工作。

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