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提高医院现代化档案管理水平的策略探讨论文
摘要：医院每年都会有很多医疗案例相关的资料，高效地对这些案例进行收集和整理，将有利于医院参考和应用这些价值较高的资料，尤其是对临床经验的积累有着十分重要的作用。当前我国正处于医疗改革不断深化的阶段，医院如何提高档案管理的现代化水平是目前面临的艰巨任务之一。本文对当前医院档案管理的一些变化进行了分析，指出现代化档案管理的优势，进而提出了一些医院可以提高现代化档案管理水平的策略。
关键词：医院 档案管理 现代化设备 管理理念 管理队伍
中图分类号：R 197.32 文献标识码：A
当前整个社会已经实现信息化，信息化技术已经悄然无声地渗透到了各行各业。当前在医院管理的诸多方面，都已经开始融入了现代化的技术手段，档案管理也不例外，在计算机、信息化、互联网+等诸多方面的影响下，档案管理在载体、分类、传输信息等方面都已经发生了翻天覆地的变化，减轻了工作人员的工作量，提升了档案管理的效率，档案信息的存储、检索、修改都更加方便，对于医院而言，现代化的档案管理益处颇多。
1 档案管理现代化产生的变化
1.1档案载体的变化
在过去传统的档案管理中，档案部门保存的档案主要是纸张形式。在互联网技术、网络技术越来越发达的今天，医院可以通过不断改进的软硬件设施，开发适合本院使用的信息管理系统，这是符合医院信息化建设的基本标准之一，只有档案管理实现了现代化，才能更好地为医院信息化建设提供信息及数据的支持。医院信息数据的传递都已经是电子文件的形式，不再是传统的纸质文件，数据共享速度的加快也提高了办公的速度。
1.2档案分类的变化
在过去没有应用现代化档案管理时，要保存一个完整的档案，相关信息一般位于若干个管理系统。在运用了现代化的技术手段之后，档案管理部门可以根据规定的指令进行操作，就可以直接根据档案信息进行类目设立，并将工作目标及时进行分类。虽然医院的级别及规模有所不同，所运用的现代化技术手段也略有差异，但是不可否认的是，现代化技术手段的应用，对档案可以实现更加符合医院实际的分类，尤其在医院教研、管理等各个方面，可以实现更加具体细致、规范、科学有效的分类。
1.3接收及保管档案方式的变化
在过去医院档案的接收及保管主要是纸质文件的形式，在信息化时代，则主要是电子文件形式。过去档案保管主要是在专门的库房，如今则是在计算机的虚拟库房中。针对这些变化，作为管理档案的工作人员，也应随着时代的变化，学会熟练操作信息系统平台，将管理及维护信息的每一个步骤都熟练地掌握，在此基础上还要确保信息有效、安全。医院其它部门在保管档案时，也需要档案管理工作人员进行鉴定，确保是安全有效的信息之后，方可存入本院的虚拟档案库房之中。
1.4档案信息提供形式的变化
在过去，档案管理工作在医院是相对比较清闲的工作，几间库房、几种目录分类这种传统的工作方式已经难以适应档案管理的要求，作为新时代的档案管理人员，必须根据医疗改革的要求及时代的变化，及时调整自身的状态，有效利用信息集成系统来收集掌握医院的档案信息。医院的档案管理人员在开展档案工作时，应该始终以“为医疗保健服务”为中心，切实遵行档案管理制度，灵活实施档案管理方法，加强为医疗做好服务的能力。档案管理人员要将非常实用的信息传达给真正需要的人，并且傳达的方式要科学高效，时间掌握得恰到好处，使医院档案发挥最大的作用。
2 现代化手段的应用对医院档案管理的优势
2.1节省人力资源，提高工作效率
运用先进的现代化技术手段之后，工作人员可以从繁重的工作任务中解放出来，有效地降低工作量，省去将每份档案立卷归档的过程，有更多时间的工作人员则可去研究如何提高档案信息的价值。由于之前纸质档案保存在库房中，查找及检索信息过程繁琐且效率不高，利用现代化技术手段进行档案管理后，直接在虚拟数据库里就可以检索信息，不仅速度快，检索的信息还非常全面，提高了工作的效率。
2.2方便完善文件、补漏病案
在过去传统的档案管理过程中，一旦发现文件不完整的现象，工作人员要将文档进行拆卷，拆卷之后则要根据文件的内容补充新的内容，并重新对其进行组合排列、编档、抄写卷内目录等，整个流程处理下来非常耗费时间和精力。在应用现代化技术手段之后，管理人员先是检索该文件，然后仅需要遵守医院档案管理的规定，对文件进行重新编辑插入即可。
2.3档案保存的数量更多、质量更好
纸质档案的保存，不仅占用了大量的库房，而且真正查找应用非常不方便，应用价值较低，每一次的改动都会耗费相应的人力物力资源，而且长年累月积累下来，出于各种因素的考量，医院会对档案信息进行整理，减除应用价值不高的档案信息，档案的实体保存量并不算多。在现代化档案管理中，纸质的案卷变成了电子文件的形式，手工立卷、分类保存也变成了计算机虚拟数据库保存的形式，通常情况下虚拟数据库的容量都很大，医院也不用因考虑库存、查找不方便等问题，而人为地删减档案了。因此，当前时期医院档案的数量越来越多，保存的质量也越来越完整。
2.4提高档案管理水平
医院之所以进行档案管理，最根本的目的就是要将档案信息的价值充分地发挥出来，更好地为医疗服务。现代化档案管理的重要性，首先在于有助于改变档案工作人员的意识，在过去，很多档案工作人员都安于现状，将自己置身于立卷、编档等繁杂的工作中，没有考虑到档案管理对整个医院科研、医疗服务的贡献。其次，就是现代化技术手段的应用，减轻了工作人员的工作量，同时也提升了档案的使用效率，将档案资源的价值充分地发挥出来，这些都是档案管理水平不断提高的表现。
3 医院提高现代化档案管理水平的策略
3.1投入必要的现代化设备
工欲善其事必先利其器，要想提高医院档案管理的效率，首先就要投入大量的资金购买添置相应的现代化管理设备，这是开展各项档案管理的基础。医院要认识到现代化设备的投入在开展档案管理中的重要性，并积极加大投资的力度，购置档案管理必需的现代化设备。医院要给档案管理部门配备一处干燥、宽敞、防潮的库房，然后添置基本的必需品，包括计算机、网络、打印机、扫描仪等，这是医院开展档案管理的基本配备。档案管理人员必须改变效率较低的人工输入，使用准确性较高的扫描录入，这可保证档案资料的完整。在医院自己的局域网里，使用ERP信息管理系统来处理档案信息，并与相关部门实现共享，及时为医院的医疗与教研提供支持；利用办公自动化系统可对档案资料实施自动分类，并在全院范围内进行统一管理。
3.2及时更新档案管理理念
医院档案管理所要保存的档案信息涉及到所有部门，因此要想彻底做好档案管理，不仅仅需要档案工作人员的参与及努力，更需要医院全体部门、全体员工的参与及支持。首先，医院应该适时对员工进行培训与指导，帮助员工及时认识到档案管理的价值、重要性等，提高全体员工对档案管理的重视，这有助于其它部门配合档案管理部门更出色地完成工作，积极配合档案管理部门采集和整理相关档案信息。其次，在医院的现代化发展中，档案管理工作的目标并不仅仅局限在储存、保管档案信息，而是需要结合医院的发展及医疗改革的要求，将档案管理的模式改进，使之符合医疗改革及现代化医疗的要求，将档案管理在医疗卫生服务方面的应用价值充分发挥出来。最后，医院档案管理技术不断更新，包括防火墙、秘钥技术、身份认证方式等，也是医院档案管理理念创新的体现。
3.3培养高水平的医院档案管理队伍
档案管理的工作人员是开展档案管理工作的基础，他们综合素养的高低直接决定了档案管理的效率，医院有必要定期为档案管理人员开展相应的培训与学习，提升档案管理人员的专业水准。医院须外派档案管理人员进行学习，为之提供进修的机会，高度重视培训档案管理人员的现代化档案管理技术，例如RFID技术与OA办公系统等，这些能够有效提高档案管理人员的工作效率。档案管理人员只有切实掌握了相关操作技术与工作流程，才能争取各个部门对档案管理工作的配合，对档案实施有效的统一管理。
3.4引进档案管理的现代化技术
现代化硬件设施的引进是基础，信息技术的应用则会直接提升医院档案管理的水平，甚至会提高医院的整体竞争力。在传统的档案管理过程中，各种重要档案信息的保存，需要依靠医生手工记录，包括各种病例及治疗过程等，如果工作人员一旦疏忽忘记记录这些内容，就会导致信息遗漏的现象发生，而且错误的发生很难快速补救。现在仅仅需要一台计算机，就可以将病例及治疗情况在线记录，档案信息的保存不仅非常及时，而且还可提升数据信息的准确度。信息技术得到普遍应用，医院要充分认识到对档案进行现代化管理的益处，例如对影像文件与电子文件的无纸化保存，不但使档案的容量大幅减少，并且可以更方便地进行资源共享；云计算的推广，更是显著扩大了档案资料的存储空间；数据库技术则能更好地帮助档案管理人员提高工作效率；医院对档案资料进行网络化管理，不但能够为档案信息的整理、分类、查询提供方便，而且大大提高了档案信息利用的时效性，可为档案利用者提供更好的服务，促进医院的稳定发展。
4 结束语
综上所述，现代化档案管理所涉及的范围在逐渐增大，因此对其进行改进的任务也比较艰巨。现代化档案管理对医院整体发展的优势较为明显，医院在今后的发展中，需要加大现代化设备的投入，更新管理理念，培养高水平的档案管理队伍，引进现代化技术手段，不断提高医院的现代化档案管理水平。
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