档案开发利用工作的探讨

时间：2022-10-05 22:31:11 电大毕业论文我要投稿

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关于档案开发利用工作的探讨

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　　【摘要】：随着信息技术在全球的不断普及和应用，无疑就是将带有地方特色的生活方式与个人的行为活动紧密地联系起来，“分散化、集中化、全球化”的趋势就应运而生了，这就打破了时空的隔阂。因为人们对传统档案利用需求量越来越大，所以，信息技术为了满足人民大众的需求提供了一条捷径。现代化档案开发利用是大势所趋，也是档案内容向着多元化方向的发展;更是档案价值向着信息化方向发展;档案管理向现代化、科学化方向发展;档案利用向电子化、网络化方向发展。文章介绍了档案开发利用的新特点、难点，以及关于档案开发利用的相关建议和趋势方面的内容，这就是人民大众的福音。

　　【关键词】：档案开发利用、探讨、难点，新趋势

　　1、引言

　　鉴于社会信息化水平的不断提高，于是人们对档案资源的价值进行了重新的认知。档案资源的价值重大这一观念也被大众所接受。档案资源是社会主义建设事业环节中不可缺少的重要资源，其真正开发利用程度会关系影响到档案事业以及社会主义建设事业的整体进程和成效。所以，怎样加强档案资源的开发利用工作，探讨其最大程度地实现档案信息资源的优化共享，无疑就成为当今档案管理工作的重点和核心。

　　2、档案开发利用的新特点

　　2.1案利用内容与社会大环境联系日益紧密

　　随着经济发展和改革开放这个呼喊声日益强盛，社会大环境默许只要是为了经济建设服务，档案馆的一切内部档案信息资源可以调动。开发利用档案信息，不仅仅要为经济建设提供优质满意的服务，还要在保障人们的利益、丰富人们的文化生活等方面发挥作用。

　　2.2案利用面日益广泛

　　随着公民利用档案意识的日益增强，以及档案开放力度的加大，到档案馆查阅档案的人员越来越多，诸如机关政要、企业单位、学校教育机构、科研工作人员以及留学生、港澳台同胞、侨胞等社会多个层面。这就要求查阅的档案内容要关系到社会时代的变革、历史史实、政治内容、经济要领、文化知识、科研数据、人事等各方面的内容。

　　2.3殊载体档案利用率日益提高

　　因为人们对生动、形象、直观的实物档案以及声像档案更容易接受和感兴趣，所以实物档案和声像档案在档案开发利用中占有特殊的地位和具有特殊的价值，也使得各界工作人员和利用者对其越来越看重。

　　3、档案编研工作——大事记、组织沿革等

　　3.1组织机构沿革的相关概况

　　组织沿革是记载特定单位、地区、专业系统的机构、人员变化情况的一种档案参考资料。组织沿革的内容一般包括：单位、地区、专业系统的历史概况、行政区划、建制变更情况;单位名称的改变、地址迁移、成立、合并以及撤销时间;权范围、隶属关系、领导人的任免、编制发展情职况、内部组织机构的设置变化情况。

　　组织沿革的分类：单位组织沿革、地区组织沿革、系统组织沿革。

　　组织沿革的体例：按系列分述、按编年分述、按阶段分述。

　　3.2大事记大致有以下三种体裁：

　　1、编年体式。即按年月日的时间先后顺序编写的大事记。

　　2、纪事本末体式。即以事件的发生、发展和结束的始末为纲，编写成短文或条目，再按时间先后顺序排列。

　　3、编年纪事本末体式。即将按时序记载与按事件始末记载的方法结合编写成的大事记，兼具编年体式和纪事本末体式两种大事记的长处，并可弥补两者短处。

　　大事记编写注意事项

　　大事记包括时间和事实两个部分。

　　时间是大事记的首要部分，必须准确无误。

　　事实是大事记的主体部分。编写时，一定要符合客观历史实际。

　　大事记的编写要求

　　1、观点正确，用材真实

　　2、大事突出，要事不漏，小事不要

　　3、系统条理，简明扼要

　　4、大事记叙一般不加评述，观点寓于条文之中

　　5、收集材料尽量广泛，所用材料要经过严格挑选，去粗取精，去伪存真

　　6、材料来源一般注明出处

　　7、建立大事记录制度

　　4、档案资源开发利用工作的相关建议

　　4.1大力强化档案利用宣传工作

　　在相当长的一段的时间里，档案部门都是处于封闭或半封闭的状态，致使了很多人对档案工作的不甚了解。尽管现阶段许多人已经认识到了档案信息价值的重要性，但是怎样去便捷、高效地利用档案资源仍处是处于一个未知迷茫的状态。对于这样的问题，档案部门也在完善，例如完善内部硬件系统和管理系统，还要重视档案利用的宣传工作。不仅要普及传统的现场知识，也要利用先进科学技术来开展各种各样的宣传活动。就像在网上建立档案馆网页，介绍描述馆档案知识。通过宣传活动，使得更多的人了解档案利用，提高档案的利用率。

　　4.2全面提高档案信息利用率

　　4.2.1完善档案信息检索系统

　　快捷的检索系统是显著提高档案利用率的一个重要条件。鉴于计算机技术的发展快速以及其在档案信息管理领域的广泛应用，很多的档案部门都建立了不同水平层次的档案信息检索系统，这就大大提高了档案信息的查找效率。在往后的的工作中，大众应该更加合理的利用通讯技术和计算机技术结合起来发展的现代化网络技术。在建立完善实用的档案信息互联网检索系统的同时，也要扩大档案信息网络系统的服务功能，以便为更多的用户提供高效快捷的档案信息服务。

　　4.2.2加大档案信息资源密集度

　　如今的社会是信息社会，信息的密集程度会直接关系影响其利用的效果。档案部门一定要打破传统观念，解除档案信息传播的种种限制，要把简介、目录等形式的档案信息与情报、图书信息结合起来，建立虚拟的、内容充实的信息中心。这样的话不仅可以提高用户查询信息的成功率，还可以使用档案信息的人数增多，更能够提高档案利用者利用信息资源的热情，改变档案利用者从工作被动到主动，也改善目前档案利用率较低的局面。

　　4.2.3拓展档案信息利用途径

　　随着信息技术的迅速发展，通讯技术也高度发达，促进信息远距离传输更加方便快捷，也为档案利用服务提供了多种多样的物质条件。档案部门，在结合本部门实际的情况下，充分利用传统的电报、书信、传真、电话等方式的基础上，加上现代网络资源，为用户提供一定的档案信息服务，增强档案开发利用工作方面的社会功用，显著提高档案信息综合利用率。

　　5、案开发利用的新趋势

　　5.1档案内容向多元化方向发展

　　因为对于档案信息资源的利用率加剧，涉及范围内容也越来越广泛，为了更好更全面地向利用者提供优质服务，必定要求档案馆丰富馆藏并且向着多元化方向发展，使得档案内容更加综合性。利用者可以借助网络查询，可以按照档案信息的主题词进行查询利用，也可以通过地点、人物、时间等多个检索类别进行查询利用。

　　5.2档案管理向科学化、现代化方向发展

　　随着档案馆藏内容和数量逐渐增多以及利用者对快速便捷、准确无误查阅档案需求的日益迫切，利用当代先进的方法管理档案和科学技术理论，以促进提高档案管理技术的现代化水平，使档案管理达到最优化的效果，一定将会成为未来档案开发利用的一个重要趋势。用户可以通过数据交换、电子邮件、数据库查询等多种方式获取档案信息。

　　5.3档案利用向电子化、网络化方向发展

　　随着计算机技术和信息通讯网络技术的普及以及电子文件的大量涌现，档案信息的开发利用一定会发生根本性的变革。档案的开发利用将会慢慢向着网络化、电子化的方向发展。与此同时，多种多样的档案信息可以通过计算机网络进行有效传播，利用者不用出门就坐在家里或着办公室内，就可以可借助计算机网络技术实现对档案信息的异地检索和查询。并且能够依据自己的实际需要，自由地查找信息、阅览资料、下载所需要的文件档案信息，这就是所有档案用户都期望得到的满意服务，打破了以往的时间、地点以及国别的界限。

　　结束语

　　文章分析了档案开发利用的新特点、档案利用工作中的难点问题、相关的建议以及发展的趋势等方面，这就比较全面的展示了档案开发利用方面的内容。不难看出，当代档案开发利用工作的重要性，优越性。建立一个科学的完整的档案系统，会缩短会计档案的传输时间，从而获得更多的社会经济效益。总之，开发和利用档案信息资源，是档案部门生存与发展的需要，是社会主义经济建设的必然结果，对整个国民经济的发展起着促进作用。

　　参考文献：

　　[1]薛四新，彭荣，陈永生档案信息化应用系统建设机械工业出版社，2006

　　[2]郗莉白自清做好档案开发利用工作服务企业文化建设 2013.(1)

　　[3]那新颖浅谈如何做好档案开发利用工作 2011

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